Hybriditapahtumalla tarkoitetaan tapahtumaa, johon yleisö voi osallistua sekä paikan päällä fyysisessä lokaatiossa, että verkon kautta online-yhteydellä.

Hybriditapahtuman järjestelyjä voisi hieman verrata tv:ssä suorana lähetyksenä toistettuun konserttiin. Paikan päällä olevien katsojien lisäksi konserttia seuraavat tuhannet kasvot tv-ruutujen toisella puolella. Hieman tapauksesta riippuen, on tuollainen tapahtuma kuitenkin suunniteltu ensisijaisesti jommalle kummalle näistä yleisöistä. Hybriditapahtumissa taas on tärkeää muistaa, että molemmat osallistujatyypit ovat samalla viivalla. Kummankin läsnäolo on yhtä tärkeää, istuipa henkilö sitten Messukeskuksen penkeillä tai kotisohvallaan läppärin ruudun ääressä.

Onko tapahtumien tulevaisuus hybridi? Lue aiempi postauksemme tapahtumamaailman tulevaisuudesta

Kuinka onnistunut hybriditapahtuma sitten järjestetään? Mitä hybriditapahtumissa täytyy huomioida? Keräsimme muistilistan, jonka avulla pääset hyvin vauhtiin.

Resepti hybriditapahtuman järjestelyihin:

Tarvitset…

• Järjestelmän, jolla hallita ainakin ilmoittautumisia ja viestintää (Kuinka Eventilla vastaa hybridijärjestäjän tarpeisiin?)
• Webinaariohjelmiston tai muun striimauspalvelun (kuten Zoom tai GoToWebinar)
• Tapahtumapaikan ja muut livetapahtuman perinteiset järjestelyt

1. Tapahtumasivu ja ilmoittautumisprosessi
2. Tapahtumaviestintä hybriditapahtumissa
3. Ohjelma livenä ja verkossa
4. Online-toteutus
5. Palautteet ja kiitokset

Tapahtumasivu ja ilmoittautumisprosessi

Luo tapahtumalle selkeä laskeutumissivu, jolta osallistuja löytää kaiken tarvitsemansa tiedon. Hybriditapahtuman tapahtumasivulla tulee käydä selkeästi ilmi molemmat osallistujatyypit:

• Live-osallistuminen 
• Online-osallistuminen

Huomioi tapahtumasivulla myös mahdollinen osallistumismaksu kullekin osallistumistyypille ja kerro selkein sanavalinnoin mitä lipun hinta tai ilmoittautuminen sisältää. Muista mainita tapahtumapaikkana sekä fyysinen osoite, että webinaari- tai striimauspalvelu.

Huomioi tämä! Sallitko osallistujan tietojen muokkaamisen ilmoittautumisen jälkeen? Eventillan ilmoittautumisprosessissa voit sallia osallistujalle mahdollisuuden tehdä muutoksia ilmoittautumiseensa, jolloin se ei vaadi sinulta ylimääräistä vaivaa.

Tapahtumaviestintä hybriditapahtumassa

Hybriditapahtumissa tapahtumaviestinnän merkitys nousee ehkä jopa tavallistakin korkeammaksi.

Huomioi heti alkuun, että hybriditapahtuman käsite ei ehkä vielä ole osallistujille tuttu. Koska hybridi-osallistuminen on käsitteenä hyvin uusi, tulee sinun kertoa osallistujalle selkeästi mitä se tarkoittaa. Kuvaile mitä kukin ilmoittautumistyyppi sisältää ja mitä osallistujalle tarjotaan livenä tai verkossa. Tuo selkeästi esille, mikäli live- ja online-osallistumisen välillä on selkeitä eroavaisuuksia, jotta ne eivät tule osallistujalle yllätyksenä.

Jo alussa on myös hyvä kuvata kuinka osallistuminen tapahtuu käytännössä. Live-osallistujat haluavat tietää saapumisohjeet ja lähistöllä olevat majoitusmahdollisuudet, online-osallistujat taas kuinka linjoille liitytään, minkä ohjelmiston kautta ja suositellaanko esimerkiksi pitämään videoyhteys auki.

Hybriditapahtuman viestinnässä on erityisen tärkeää kohdentaa se oikealla tavalla. Kun osallistuja on ilmoittanut saapuvansa paikan päälle, ei hänen tarvitse turhaan tietää online-osallistujien ohjeistuksesta. Esimerkiksi Eventillan avulla voit kohdentaa ja ajastaa erilaista viestintää kullekin osallistujatyypeille.

Ohjelma livenä ja verkossa

Jo hybriditapahtuman ohjelmaa suunniteltaessa täytyy ottaa huomioon sekä liveyleisö, että kotikatsomot online-yhteyksien päässä.

Huomioi, että onnistuneen hybriditapahtuman järjestäminen vaatii muutakin kuin perinteisen livetapahtuman striimaamisen verkkoon. Erityisesti silloin, kun perit osallistumismaksun myös online-linjoilla seuraavilta, tulee jokaisen osallistujan saada vastinetta rahoilleen. Voisitko tarjota tapahtumaa tukevia verkkomateriaaleja? Ehkä online-verkostoitumismahdollisuuden?

Tässä muutamia ideoita hybriditapahtuman ohjelman suunnitteluun:

• Suunnittele ohjelman juonto niin, että se huomioi sekä live- että kotikatsomoiden yleisön. Jos budjettisi sallii, voi olla parasta toteuttaa juonto tuplana, erikseen verkko-osallistujille.
• Tue verkko-osallistujien kokemusta erillisillä materiaaleilla, taukohuoneilla, “verkostoitumisaulalla” tai muulla erityisjärjestelyllä.
• Jos tapahtuma on pitkä, tarjoa liveosallistujille mahdollisuus ruokailuun ja suosituksia hyvistä majoituspaikoista lähistöllä.
• Tapahtumien tärkeintä antia on usein verkostoituminen. Livenä se tapahtuu tietysti kasvotusten kohtaamalla ja mahdollisesti etukäteen sovittujen tapaamisten myötä, mutta voit tuoda verkostoitumismahdollisuuksia myös online-linjoille. Luo osallistujille LinkedIn-ketju tai -ryhmä, hyödynnä verkostoitumisalustaa kuten Brellatai Tavata, tai käytä webinaarialustasi erillisiä kokoushuoneita.

Online-toteutus

Yksinkertaisimmillaan hybriditapahtuman online-osuus voi olla suora kuvastriimi esimerkiksi YouTuben kautta. Emme kuitenkaan suosittele kulkemaan sieltä mistä aita on matalin, koska myös online-osallistujat ansaitsevat parhaan mahdollisen tapahtumakokemuksen. Siksi suosittelemme ottamaan käyttöön jonkin webinaarialustan ja integroimaan sen tapahtumanhallinnan järjestelmään.

Tapahtumajärjestäjän näkökulmasta vastuullasi on liveohjelman lisäksi myös verkkotapahtuman toteuttaminen. Kurkkaa siis vinkkimme online-tapahtuman järjestämiseen.

Webinaarialustan valinnassa kannattaa huomoida ainakin osallistujien määrä ja muut toivotut ominaisuudet, kuten äänestykset tai webinaarin tallentaminen. Suosittelemme valitsemaan järjestelmän, jonka kautta myös osallistujat pääsevät halutessaan ääneen esimerkiksi chatin kautta. Webinaarialustan valintaan suunniteltu tarkistuslistamme auttaa sinut alkuun.

Webinaari-integraatio tapahtumanhallinnan järjestelmään mahdollistaa lisäksi muita järjestelyetuja, kuten datan jouhevan siirtymisen järjestelmien välillä ja ylimääräisten järjestelytoimien poistumisen. Integraatiot Eventillasta ovat mahdollisia esimerkiksi Zoomiin, GoToWebinariin sekä Microsoft Teamsiin.

Palautteet ja kiitokset

Kannustamme aina kysymään palautetta tapahtumista. Erityisen tärkeäksi palautteet nousevat kuitenkin hybriditapahtumissa, koska niiden konsepti on monille meistä vielä uusi. Parhaiten opit tekemisen ja palautteen hyödyntämisen kautta. Muistathan siis myös kirjata palautteista saadut raportit ylös ja hyödyntää niitä seuraavassa live-, verkko- tai hybriditapahtumassasi. Hybriditapahtuman palautekysely on hyvä kohdistaa erillisenä live- ja online-osallistujille, koska ohjelmassa on voinut olla eroavaisuuksia. Näin myös tiedät mikä palaute koskee mitäkin osallistujatyyppiä.

Kiitosviestit taas ovat mukava käytäntö osoittaa osallistujille arvostuksesi heitä kohtaan. Huomioi niiden kohdalla sama kuin muussakin hybridiviestinnässä: kohdista viestintä oikean osallistumistyypin perusteella, erityisesti jos ohjelma on jollain tavalla poikennut eri osallistujien kesken.

Me ainakin palamme jo halusta palata tapahtumien pariin. Olisivatko hybriditapahtumat ratkaisu myös teidän organisaationne tulevaisuuden turvallisempiin ja laajempiin tapahtumiin? Opi aiheesta lisää lataamalla Eventillan opas hybriditapahtuman järjestäjälle!