Singles’ Day, Black Friday, Cyber Monday… marraskuussa moni shoppaili alennuslöytöjen toivossa. Harvoin kuitenkaan tulee miettineeksi, kuinka samankaltainen yksityiseen kulutukseen liittyvä päätöksenteon ja hankinnan prosessi on yritysten vastaavan prosessin kanssa.

Mietitäänpä vaikka perhettä, joka on hankkimassa uutta televisiota. Kenties vanha televisio on hajonnut tai jatkossa Netflixiä halutaan katsella suuremmalta ruudulta. Ennen varsinaista ostotapahtumaa perheessä on ensinnäkin tunnistettu tarve hankkia uusi televisio sekä mitä luultavimmin käyty keskustelu, jossa uuden television hankinnasta on yhteisesti päätetty. Kun sopiva televisiomalli on valittu, etsitään todennäköisesti myyjä, joka tarjoaa sitä halvimmalla, ja tehdään hankinta. Ostovaiheessa päätetään maksu- sekä toimitustapa.

Edellä kuvattu uuden television hankinta kuulostaa suoraviivaiselta ja vaivattomalta. Miksi sitten yritysten hankinnasta maksuun -prosessi – ja erityisesti prosessin loppupuolella oleva ostolaskun käsittely – koetaan usein niin työläänä ja monimutkaisena?

Hankintapolitiikka pohjana prosessille

Selkeästi ja kattavasti kuvattu hankintapolitiikka asettaa raamit yrityksissä tehtäville hankinnoille ja on perusedellytys tehokkaalle hankinnasta maksuun -prosessille. Perheessä päätöksentekijöitä on vähemmän kuin useimmissa yrityksissä, ja hankintoihin liittyvät roolit ovat yleensä varsin selkeät. Yrityksissä puolestaan hankinnoissa voi olla suurikin joukko ihmisiä mukana, joten on erityisen tärkeää määritellä, kuinka päätösprosessi etenee ja ketkä yrityksessä saavat tehdä hankintoja.

Kuluttajalle myös television hankintaan liittyvä toimittajavalinta on suhteellisen riskitön, ellei päädy tekemään tilausta aiemmin tuntemattomasta nettikaupasta. Yrityksillä hankinnat ovat suurempia ja toimittajat mahdollisesti tuntemattomampia, joten riskitkin ovat suuremmat. Tästä syystä hyvä hankintapolitiikka ohjaa paitsi sitä, kuka ostaa, niin myös sitä, keneltä ostetaan. Melko usein ollaan kuitenkin valitettavasti tilanteessa, joka muistuttaa lähinnä villiä länttä: yrityksessä kuka tahansa saa ostaa mistä tahansa. Mutta tilanne voidaan onneksi korjata laittamalla hankintapolitiikka kuntoon.

Hyväksynnät ja kontrollit oikeisiin kohtiin

Kun televisio vihdoin muutaman päivän kuluttua ostosta toimitetaan, on se parhaassa tapauksessa jo maksettu, eikä laskusta tarvitse enää huolehtia. Mikäli maksutavaksi oli valittu lasku, on sen maksu enää muodollisuus – onhan uusi televisio olohuoneen paraatipaikalla ja jo kovassa käytössä. Perheessä ei siis enää tarvitse käydä erillistä keskustelua siitä, maksetaanko jo hankittu ja kotiin toimitettu televisio.

Myös yrityksissä päätös hankinnasta tehdään, joskus jo kauankin ennen kuin hankittu hyödyke vastaanotetaan. Silti ostolaskujen tarkastamiseen ja hyväksymiseen käytetään usein tarpeettoman paljon aikaa ja resursseja. Kannattaakin miettiä, mihin kohtaa prosessia päätökset ja kontrollit kuuluvat, jotta ne oikeasti palvelevat tarkoitustaan. Ostotilauksiin ja sopimuksiin pohjautuvien laskujen käsittelyn saa modernissa ostolaskujärjestelmässä automatisoitua, jolloin samoja hankintoja ei tarvitse hyväksyä kahteen kertaan.

Ota kaikki hyöty irti jo olemassa olevista työkaluista ja järjestelmistä

Kannattaa myös pitää mielessä, että aivan kuten uusi televisiokin todennäköisesti sisältää käyttöä helpottavia ja käyttökokemusta parantavia ominaisuuksia ja toimintoja, joiden omaksuminen vaatii hieman normaalia kanavien vaihtoa enemmän perehtymistä, myös yrityksissä käytössä olevien työkalujen ja järjestelmien täyttä potentiaalia harvoin hyödynnetään. Suosittelen siis rohkeasti tutkimaan ja perehtymään jo käytössä oleviin järjestelmiin sekä tarvittaessa keskustelemaan oman järjestelmätoimittajan kanssa, jotta jo kertaalleen hankituista työkaluista saataisiin kaikki mahdollinen hyöty irti.

Hankinnasta maksuun -prosessi leikkaa läpi koko organisaation. Siksi sen optimointi hyödyttääkin laajaa joukkoa yrityksen työntekijöitä ja tuo parhaimmillaan merkittäviä säästöjä. Sen sijaan, että vain odottelisi seuraavaa alennusmyyntiä, voikin olla järkevämpää analysoida nykytilannetta kriittisesti ja pohtia, voisiko omissa prosesseissa tai toimintavoissa olla kehitettävää sekä kuinka hyödyntää jo olemassa olevien työkalujen täysi potentiaali.

Prosessikonsultin vinkkilista:

• Hankintapolitiikka kuntoon. Ketkä yrityksessä saavat tehdä hankintapäätöksiä? Entä miltä toimittajilta tuotteita ja palveluita saadaan hankkia? Selkeästi määritelty hankintapolitiikka toimii sujuvan hankinnasta maksuun -prosessin perustana.
• Kontrolli hyvä, automaatio parempi. Jos ostolasku perustuu ostotilaukseen tai sopimukseen, voidaan sen käsittely mitä luultavimmin myös automatisoida. Samoja hankintoja on turha hyväksyä kahteen kertaan, ja henkilöstön aika säästyy mielekkäämpiin tehtäviin.
• Tarvitaanko hankintaa ollenkaan? Me ihmiset nautimme uusista asioista ja monesti ajattelemme, että seuraava työkalu ratkaisee kaikki ongelmamme. Tosiasiassa meillä usein on jo tarvitsemamme työkalut, mutta emme vain hyödynnä niiden potentiaalia täysimääräisesti. Pohdi siis kriittisesti, onko uusi hankinta tarpeellinen vai voisiko saman saavuttaa jo olemassa olevilla välineillä tai prosessia kehittämällä. Uusikaan työkalu ei korjaa rikkinäistä prosessia.

Voit myös halutessasi ulkoistaa prosessisi kehityksen asiantuntijayritykselle, kuten esimerkiksi Efimalle. Saat tällöin Suomen johtavan prosessiosaamisen käyttöösi ja konkreettisia suosituksia prosessisi kehittämiseen.

Kurkkaa lisätietoja ostolaskuprosessin kehityksestä täältä!

Kirjoittaja

Jesse Ahokas

Prosessikonsultti

Kirjoitus on julkaistu aiemmin Efiman sivuilla.