Mitä kannattaa huomioida HR-järjestelmän valinta ja hankinta vaiheessa? Milloin on tarve vaihtaa nykyinen järjestelmä? Mitä tulee ottaa huomioon uutta järjestelmä valitessa? HR-järjestelmän hankinta alkaa usein yrityksen tai organisaation tarpeesta, joka syntyy jostain seuraavista:

• Henkilötietojen pirstaloituminen useisiin järjestelmiin ja tiedostoihin.
• Vanhan järjestelmän toimimattomuus.
• Raportoinnin ja läpinäkyvyyden puuttuminen.
• Itsepalvelun ja mobiiliratkaisujen puuttuminen.

Mitä tulee huomioida, kun olet tekemässä HR-järjestelmän valintaa?
Järjestelmävalinnassa tulee ottaa huomioon oman yrityksen tarpeet sekä tulevaisuuden näkymät. Tavoitteena HR-järjestelmän valinnassa ja hankinnassa on löytää juuri se oikea HR-ratkaisu omaan tarpeeseen. Monipuolisella ja muokattavalla HR-järjestelmällä pystytään vastaamaan tarpeisiin nyt ja tulevaisuudessa. Tutustu Solaforcen moderneihin toiminnallisuuksiin tästä.

1. Raportointi ja analytiikka kuntoon, lisää läpinäkyvyyttä
HR-analytiikka ja raportointi tuovat uudenlaista näkyvyyttä koko organisaatioon. Helposti käytettävät raporttipohjat ja -mallit sekä graafiset analyysit ja mittaristot mahdollistavat johtamisen oikealla tiedolla. Ei enää useiden eri tiedostojen yhdistelyä ja tiedon etsintää eri järjestelmistä.

2. Käyttäjät, käytettävyys ja käyttötaajuus
Kiinnitä huomiota käytettävyyteen ja käyttökokemukseen. Käytettävyys nousee tärkeään asemaan, kun kyse on koko henkilöstön käytössä olevasta ratkaisusta. Intuitiivinen ja helppokäyttöinen HR-järjestelmä mahdollistaa käytön lisääntymisen oikeasti.

3. Esimiesten ja HR:n työn automatisointi
On myös hyvä pohtia, kuinka paljon rutiinityötä voitaisiin säästää tehokkaalla HR-järjestelmällä. HR:n ja esimiesten muokattavat työtilat/dashboardit tuovat paljon tietoa helposti nähtäville. Ne mahdollistavat nopean reagoimisen asioihin yhdessä paikassa. HR:n työtilassa on nostettu esiin HR-yksikölle tärkeitä mittareita ja muuttujia. Esimiesten työtilassa esimies näkee helposti ja nopeasti tiiminsä päivän tapahtumat, suunnittelee ja toteuttaa muutoksia.

4. Yrityksen tarpeet nyt ja tulevaisuudessa
Valintaa tehdessä on hyvä huomioida liiketoiminnan nykyiset sekä mahdolliset tulevaisuuden tarpeet; tarvittavat kieliversiot, skaalautuvuus tarpeen vaatiessa sekä uusien moduulien/toiminnallisuuksien käyttöönottaminen. Lisäksi on hyvä huomioida järjestelmän tarjoamat mahdollisuudet mm. rekrytoinnissa, perehdyttämisessä, kyselyissä, suunnittelussa ja raportoinnissa. Kun yksi ratkaisu kattaa monia tarpeita, saadaan HR-järjestelmästä kaikki hyöty irti.

5. Mobiilisti mukana kaikkialla, kaikissa päätelaitteissa
Nykypäivänä teknisiltä laitteilta odotetaan toimintavarmuutta ja nopeutta. Tämä pätee myös HR-järjestelmään. Järjestelmän monipuoliset käyttäjäprofiilit takaavat HR-järjestelmän toimivuuden ja luovat sujuvan käyttökokemuksen kaikille käyttäjille. Järjestelmä toimii myös mobiilisti itsepalveluna ja on aina saatavilla ilman erillisiä päivityksiä tai muita käyttökatkoksia.

6. Tarkastele kustannuksia – ei erillisiä päivityskuluja
Järjestelmävalinnassa on hyvä huomioida myös investoinnin kustannusrakenne. Aito pilvipalveluna toimiva HR-järjestelmä tekee hankinnasta ketterää ja kustannustehokasta. Se skaalautuu automaattisesti yrityksen kasvutarpeiden mukaisesti. Aidon pilvipalvelun etuihin kuuluu myös päivitysten kuuluminen käyttäjähintaan, jolloin erillisiä konsultointimaksuja ei synny päivitysten yhteydessä.

HR-järjestelmän valinta ja hankinta hyödyttää koko organisaatiota
Oikein valittu HR-järjestelmä automatisoi prosessit, sitouttaa henkilökuntaa, vapauttaa HR-yksikön aikaa liiketoimintojen tukemiseen ja tuo kustannussäästöjä.