Mielenterveyskuntoutusta ja asumispalveluja tarjoava Kotilo ry halusi helpottaa asiakaskirjaamista sekä vähentää henkilökunnan asiakasseurantaan ja raportointiin kuluvaa työaikaa. Lisäksi oli tarpeen varmistaa tiedon saanti nopeasti ja luotettavasti koko organisaatiossa. ”Tallennetuilla seurantatiedoilla on juridinen merkitys mahdollisissa vastuukysymyksissä tai epäselvyyksissä”, Kotilo ry:n palvelupäällikkö Jarkko Venäläinen kertoo.

Kotilo alkoi ratkoa haastetta Fastroin HILKKA-ohjelmistolla vuonna 2011. Jarkko Venäläisen mukaan järjestelmän monipuolisuus ja helppokäyttöisyys on vastannut hyvin Kotilon tarpeisiin.

”Ohjelmiston käyttö on suhteellisen nopeasti omaksuttavissa. Uusien työntekijöiden perehdyttäminen on muutenkin nopeaa, koska terveydenhuollon opiskelussa käytetään HILKKA-järjestelmää”, Venäläinen kertoo.

Kotilon erään työntekijän mukaan Fastroin ohjelmisto on selkeämpi ja ammatillisessa mielessä järkevämmin suunniteltu kuin muut hänen tiedossaan olevat potilastietojärjestelmät.

”Asukkaan tiedot ovat nopeasti nähtävillä asukkaan henkilökohtaisella sivulla. Myös esimerkiksi lääkelistojen luonti sujuu helposti, ja ohjelma ohjaa tekijää täyttämään tarvittavat kentät oikein”, hän kertoo.

”Tavallisen kirjaamisen pystyy tekemään lähes ilman perehdytystä, jos vain hallitsee tietotekniset perustaidot”, toinen Kotilon työntekijä kuvailee järjestelmän helppokäyttöisyyttä.

Järjestelmälle asetetut odotukset ovat täyttyneet. ”Työntekijöiden aikaa ei kulu enää tuntitolkulla raportteihin. He voivat viettää paperitöistä vapautuneen ajan asukkaidemme kanssa”, Jarkko Venäläinen sanoo.

Tarvittavat asukastiedot löytyvät nyt nopeasti ja pysyvät ajan tasalla. Paperiarkistoa ei tarvitse kerryttää. Henkilökunta viestii keskenään HILKKA-järjestelmässä, josta on tullut Kotilon tärkein sisäinen viestintäväline. Näin syntyy myös kustannussäästöjä puhelinkuluissa. Tiedonvälitys on kaiken kaikkiaan nopeutunut, helpottunut ja tehostunut. ”Muistitikut ovat poistuneet käytöstä lähes kokonaan, eikä tiedostoja loju enää koneiden kovalevyllä”, Venäläinen kertoo. Tarvittavat asukastiedot löytyvät järjestelmästä nopeasti, ja ne pysyvät ajan tasalla.

Tyytyväisyyttä on tuonut myös se, että HILKKA-järjestelmän käytön laajentaminen ja kehittäminen Kotilon tarpeita vastaavaksi on onnistunut erinomaisesti. Venäläinen teki muun muassa opinnäytetyönä tuotteen HILKKA-ohjelmiston käytöstä Kotilossa. Tuote on Kotilossa jokapäiväisessä käytössä ja sitä kehitetään aktiivisesti.

”Yhteistyö Fastroin kanssa on sujunut erittäin hyvin. Järjestelmä on tarjonnut paljon hyötyjä työyhteisöllemme. Hinta-laatu-suhde on onnistunut, asiakaspalvelu toimii ja kehitysideamme on otettu erittäin mielellään vastaan. Suosittelen yhtiön ohjelmistoa muillekin”, Venäläinen sanoo.

Kotilo ry:

• Yli 30 vuotta toiminut savonlinnalainen voittoa tavoittelematon yhdistys

• Tuottaa mielenterveyskuntoutusta ja asumispalveluja alueen kuntoutujille

• Yhteensä 35 palveluasumis- ja kuntoutumispaikkaa kahdessa toimipisteessä

• Henkilöstöä 35

• Liikevaihto noin 2,3 miljoonaa euroa vuodessa