Heston Oy on vuonna 2017 perustettu pääkaupunkiseudulla toimiva yritys, jonka päätoimialana on korjausrakentaminen. Asiakaskunta vaihtelee yksityisistä henkilöistä taloyhtiöihin ja yrityksiin. Asiakkaille tarjotaan kokonaisurakkaa tai erikseen tilattuna purku-, maalaus-, timpurin-, ja LVIS-töitä. Tulevaisuudessa tavoitteena on saada erityisesti isompia kokonaisprojekteja.

– Tällä hetkellä yritys työllistää 7 henkilöä. Teemme pääsääntöisesti työmaita, kuten asuntoremontteja ja liiketiloja alusta loppuun saakka. Myös LVIS-työt tulevat meidän kauttamme yleensä, eli tehdään kokonaisurakkaa. LVIS-puolella teemme yhteistyötä hyvien vakioalihankkijoiden kanssa, toimitusjohtaja Raivo Tiev kertoo.

Heston Oy:n toteuttama huoneistoremontti vuodelta 2021 | Sinivuokontie 2-4, Vantaa

Työmaat ja talous samaan ohjelmistoon

Hestonia ennen Raivolla oli aiemmasta vetämästään yrityksestä kokemusta toisesta rakennusalan ohjelmistosta, jonka kanssa piti käyttää erillistä kirjanpitopalvelua. Taloushallinto ja työmaan hallinta olivat erillään, mikä aiheutti yritykselle haasteita arjessa. Näitä lähdettiin ratkomaan Admicom Ultiman avulla, josta on kertynyt käyttökokemusta nyt vuoden ajalta.

– Aiemmassa yrityksessä käytetyn ohjelmiston kanssa oli kirjanpito vielä erikseen, eikä ne sopinut yhteen. Ohjelmisto ei yhdistynyt muiden toimintojen kanssa emmekä saaneet sitä toimimaan sillä tavalla kuin toivoimme. Kun kuulimme kaverilta Ultimasta, joka yhdistää taloushallinnon ja työmaahallinnan, olimme heti kiinnostuneita. Tänään olemme käyttäneet Ultimaa noin vuoden ajan ja samanlaisiin ongelmiin emme enää ole törmänneet. Tykkään tosi paljon siitä, että kirjanpito ja työmaahallinta on samassa.

Koska taloushallinto puuttui aiemmasta ohjelmistosta, hoidettiin siihen liittyviä toistuvia tehtäviä käsin. Tämä näkyi esimerkiksi työläinä tuntikirjauksina ja palkanlaskennan rutiineina, kun tuntien kirjaaminen oli erillään palkanlaskennasta.

– Toiminta, joka vei eniten aikaa ennen Ultimaa oli tuntien merkkaaminen. Tunnit kirjoitettiin käsin paperille. Ennen viikonloppua tuntikortit vietiin työnjohtajalle joka viikko, jolloin täytyi laskea työntekijöiden tunnit käsin ja lähettää ennen palkanmaksua palkanlaskijalle. Nyt työntekijät merkkaavat tunnit puhelimeltaan, mikä on tosi kätevää työntekijöille. Nyt ei tarvitse tehdä muuta kuin viikon loppupuolella tarkistaa ja hyväksyä koko viikon tunnit. Siitä ne menevät suoraan palkanlaskentaan.

Papereiden pyörittelystä järkevämpään tekemiseen

Kun on ollut pitkään rakennusalalla ja nähnyt, kuinka suuri työmäärä työnjohtajilla on mennyt paperityöhön, paperilogistiikkaan ja ylläpitoon, osaa arvostaa Ultiman sähköistä ja automatisoitua toimintaa. Paperikuitit ei enää häviä, kuvat tallennetaan heti oston jälkeen kännykästä Ultimaan, eikä tuntikortteja tarvitse metsästää työmiehiltä enää työmaalla perjantaisin.

– Ultiman käyttöönoton ansiosta pystymme nyt keskittymään tarjousten laskemiseen ja kaikkiin muihin järkevämpiin hallinnon tehtäviin. Aiemmin piti esimerkiksi kaikki kuitit kerätä erikseen, eli tämä on tosi paljon helpottanut omaa työtä ja työnjohtajien työtä. Kuittien käsittely on tehokkaampaa kuin ikinä ja ostolaskujen hyväksynnästä tykkään paljon. Mitään papereita ei enää häviä, eikä tarvitse enää käsin laskea sieltä mitään.

Sähköinen toimintatapa auttaa tiedonkulussa paitsi yrityksen sisällä, mutta myös kumppaneiden kanssa kuten esimerkiksi kirjanpitäjän kanssa. Ohjelmiston ohjesivusto on ollut kätevä apu, kun johonkin toimintoon on tarvinnut perehtyä tarkemmin ja tarvittaessa apua saa myös asiakastuesta.

– Meidän kirjanpitäjämme on hyvin kärryllä, että mitä kaikkea Ultimassa pystyy tekemään. Mikäli hän havaitsee ongelmia, olemme saaneet asiakaspalvelusta hyvää ja nopea tukea. Onneksi emme ole tarvinneet yleensä pyytää asiakaspalvelusta apua, koska ohjelmiston Ohje-työkalu on auttanut löytämään ratkaisut jokaiselle yleiselle toiminnolle.

Ultima helpottaa koko yritystoimintaa

Yrityksellä riittää onneksi asiakkaita, vaikka materiaalien hinnat nousevat ja tavaran saatavuuden kanssa on ongelmia. Osa tarjouksista on laskettu esimerkiksi puoli vuotta sitten ja nyt kun töitä aletaan tekemään, joudutaan ostamaan kalliimmalla ja saatavuus on huonompi.

– Ultimasta on helppo katsoa budjetin kautta kulut ja tehdä urakkaan tarvittaessa hintamuutoksia. Asiakkaatkin tietävät, mitä maailman tilanne on, niin he ovat ihan hyvin ymmärtäneet, kun on perusteltu lisäkustannusten syitä. Ohjelmistossa tehtävä budjetti ja raportoinnissa käytettävä data-analysaattori auttavat minua laskemaan tarjouksia aina ajankohtaisesti, jotta kulut pysyisivät mahdollisimman pieninä. On tosi hyvä oikeasti, että ohjelmistosta näkee budjetit ja kaikki – esimerkiksi miten paljon kuluja on mennyt. Niiden avulla pystyy tekemään johtopäätöksiä, että tarvitseeko jotain muuttaa.

Ajantasainen tieto on tärkeää ihan kaiken kokoisille yrityksille. Ultimaan on rakennettu valmiit toimintatavat, raportit ja muistutukset, mitkä auttavat ohjaamaan yrityksen päivittäistä tekemistä.

– Yritystoiminnasta näkee selkeät kaaviot Ultiman pääsivulla. Heti kun kirjaudut, niin edessä näkyy yrityksen tulot, menot ja liukuva tulos. Sen avulla näkee miten yrityksellä menee. Joskus kiireessä unohtuu tehdä laskut, mutta etusivun avoimet tehtävät ja kaaviot muistuttavat minut uudestaan takaisin oikealle radalle.

Yrittäjän rohkeus ja vaiva palkitaan

Yrittäjä rohkaisee muitakin muutokseen, vaikka se voi tuntua kiireessä isolta askeleelta. Ohjelmiston käyttöönoton hyödyt palkitsevat, kun alun opetteluvaiheen yli pääsee.

– Vähän aikaa siihen meni, mutta jos on tahtoa, niin uuden oppii. Joka päivä ohjelmaa käyttäessä asia alkaa tulla jo itsestään. Myös työntekijöiltä olen saanut hyvää palautetta, että nyt pystyy helposti seuraamaan ja tarkistamaan tunteja, eikä tarvitse viedä joka viikko paperisia tuntilappuja työnjohtajalle. On tullut hyvin selväksi, että askel askeleelta ohjelman käyttäminen helpottuu.

Hestonilla on käytössään Ultimasta pienyritysten kustannustehokas ja kevyempi Ultima Lite -versio. Vähän suuremmille rakennus- ja LVIS-yrityksille on tarkoitettu puolestaan laajempi Ultiman täysversio. Helppo arki on kunkin yrittäjän oikeus yrityksen koosta huolimatta.

– Suosittelen Ultimaa kaikille meidän tyylisille yrityksille. Monet meidän LVIS-alihankkijat käyttävät vieläkin manuaalista tapaa. Yksikin tekee aina käsin, niin olen hänelle sanonut, että ota Ultima käyttöön, niin sinulla olisi kaikki samassa paikassa käytössä, Raivo naurahtaa.