Haminan Energia sai uutta virtaa talousjärjestelmiinsä

ReferenssiParhaissakin tietojärjestelmissä tulee ennemmin tai myöhemmin elinkaari vastaan. Näin kävi myös Haminan Energialla, jossa vanhat talous- ja palkkahallinnon järjestelmät eivät enää vastanneet nykyajan tarpeita eivätkä tuottaneet riittävää tietoa liiketoimintapäätösten tueksi.

"Haminan Energian talousjärjestelmien käytettävyys ei ollut sitä, mitä nykyisin järjestelmiltä edellytetään. Myös niiden ylläpidettävyys aiheutti haasteita", hankkeen projektipäällikkö, Project Business Oy Finlandin Arto Sopanen, kertoo. "Järjestelmäuudistuksella haluttiin varmistaa, että talous- ja henkilöstöhallinnon tiedot ovat jatkossakin järjestyksessä ja aina ajan tasalla."

Uusiksi järjestelmiksi valikoituivat Microsoft Dynamics AX ja Mepco HRM, joista ensimmäinen otettiin käyttöön vuoden 2016 maaliskuussa ja jälkimmäinen tammikuussa.

Älä tingi pohjatyöstä


Yksi järjestelmäuudistuksen konkreettisimmista hyödyistä on manuaalisen työn väheneminen, mikä luonnollisesti säästää työntekijöiden aikaa. Myös paperityön määrä pienenee uusien järjestelmien myötä.

"Tavallisen työntekijän arjessa kaikki sujuu helpommin uusien järjestelmien avulla", Sopanen kertoo. "Tosin ei välttämättä aivan alusta asti, koska uusien työkalujen ja toimintatapojen opettelu vie aina oman aikansa."

Vaikka uudet järjestelmät maksavatkin itsensä ajan kanssa takaisin, on suurehko käyttöönottoprojekti aina merkittävä investointi yritykselle. Siksi se on syytä suunnitella tarkkaan. Onnistuneen käyttöönoton edellytys on huolellinen pohjatyö.

"Uuden järjestelmän hankinnassa on tärkeää tehdä kotiläksyt kunnolla, eli kartoittaa millaisia tarpeita yrityksen liiketoiminnassa eri tahoilla on", Sopanen neuvoo yli 15 vuoden kokemuksella ICT-projekteista. "Samoin on syytä miettiä tarkkaan haettavan kokonaisratkaisun valintakriteereitä, eli millaiset asiat painavat eniten valinnassa."

Valitse toimittaja huolella


Luonnollisesti myös toimittajavalinnalla on merkitystä projektin onnistumisen kannalta.

"Esimerkiksi taloushallinnon ratkaisua, Dynamics AX:ää, voidaan käyttää monella eri tavalla taloushallinnon tehtävissä", Sopanen huomauttaa. "Jos toimittajalla ei ole riittävää asiantuntemusta siitä, miten järjestelmää voi parhaiten soveltaa toimialan ja yrityksen tarpeisiin, projektin tavoitteet voivat jäädä saavuttamatta."

"Näimme toimittajavalinnan yhtenä kriittisimmistä asioista tässä projektissa", Sopanen jatkaa. "Että onnistutaan löytämään toimittaja, joka tuntee toimittamansa ratkaisun mahdollisuudet riittävän hyvin ja ymmärtää myös asiakkaan tarpeet. Tällä kertaa valinnassa onnistuttiin jopa yli odotusten, ainakin näin projektipäällikön näkökulmasta."

Soveltuvuusanalyysi kannattaa


Suurinta suitsutusta projektissa sai soveltuvuusanalyysi, joka tehtiin ennen varsinaisen yhteistyön aloittamista. "1-2 kuukautta kestäneessä soveltuvuusanalyysissa käytiin yhdessä toimittajan kanssa läpi, kuinka hyvin järjestelmä soveltuu Haminan Energian tarpeisiin", Sopanen kertoo. "Sen aikana opittiin paljon ja löydettiin yhteinen sävel."

Soveltuvuusanalyysi hyödyttää molempia osapuolia. Sen aikana asiakas saa konkreettista tietoa siitä, miten järjestelmää sovelletaan heidän vaatimuksiinsa. Toimittaja puolestaan ymmärtää paremmin, millaiseen projektiin he ovat sitoutumassa, jos asiakas päättää valita heidän kumppanikseen.

"Tällaisen kartoituksen tekeminen ennen varsinaista järjestelmän hankintaa on todella tärkeää riskien hallitsemiseksi", Sopanen sanoo. "Ilman soveltuvuusanalyysiä tehdyissä projekteissa tavoitteet ja aikataulu asetetaan helposti liian kevein tiedoin. Tällöin vaarana on, että projekti suunnitellaan liian kiireellä, toki sovitussa budjetissa ja aikataulussa, mutta laadukkaan lopputuloksen kustannuksella."

Joustavuus on valttia


Yllättävää kyllä, myös koolla voi olla merkitystä toimittajavalinnassa. "Mepco osoittautui sopivan kokoiseksi toimittajaksi, joka taipui myös projektin aikaisiin muutoksiin", Sopanen kiittää. "Kaikissa projekteissa tulee eteen jonkin verran muutoksia ja uusia asioita, joihin ei ole varauduttu. Kun näin tapahtui, Mepco pystyi joustavasti löytämään asioihin ratkaisut. Tätä asiakas arvosti suuresti."


Mepco Oy:n liiketoiminta jaettiin kahteen ydinalueeseen vuoden 2017 alussa, jolloin se jakaantui kahdeksi uudeksi yritykseksi. Accountor HR Solutions Oy:n toiminnan ytimessä on työsuhteen elinkaaren kehittäminen, palkka- ja henkilöstöhallinnon tehostaminen sekä johtoa ja esimiehiä palvelevan tiedon tuottaminen.

Työntekijöiden sähköpostiosoitteet ovat nykyään muotoa etunimi.sukunimi@accountorhr.fi

Suosittelija:

“Näimme toimittajavalinnan yhtenä kriittisimmistä asioista tässä projektissa. Että onnistutaan löytämään toimittaja, joka tuntee toimittamansa ratkaisun mahdollisuudet riittävän hyvin ja ymmärtää myös asiakkaan tarpeet. Tällä kertaa valinnassa onnistuttiin jopa yli odotusten, ainakin näin projektipäällikön näkökulmasta.” Suurinta suitsutusta projektissa sai soveltuvuusanalyysi, joka tehtiin ennen varsinaisen yhteistyön aloittamista. “1-2 kuukautta kestäneessä soveltuvuusanalyysissa käytiin yhdessä toimittajan kanssa läpi, kuinka hyvin järjestelmä soveltuu Haminan Energian tarpeisiin”

Pekka Raukko, varatoimitusjohtaja

Pinterest
Referenssin infoboxi
Accountor HR Solutions Oy

Tiedot

Tilaaja: Haminan Energia
Ajankohta: 2016
Toimittajan
yhteyshenkilö:
Hannu Lyytikkä, myyntipäällikkö, puh. 050 387 0480, hannu.lyytikka(a)accountorhr.fi

Lisätietoja

Accountor HR Solutions Oy:n yritysprofiili Kotisivut

Tagit

Jos tarjontatagi on sininen, pääset klikkaamalla sen kuvaukseen

Liiketoimintaprosessi

HR
Taloushallinto

Erikoisosaaminen

Dokumenttien hallinta
Integraatiot
Käyttäjähallinta
Ohjelmistokehitys

Toimialakokemus

IT
Raaka-aineet ja energia

Tarjonnan tyyppi

Toteutustyö
Tuki- ja ylläpitotyö

Omat tagit

Mepco HRM
Mepco Palkat
Mepco Rekry
henkilöstöhallinta
Palkanlaskenta
Sähköinen taloushallinto

Siirry yrityksen profiiliin Siirry Accountor HR Solutions Oy kotisivuille Yrityshaku Referenssihaku Julkaisuhaku

Accountor HR Solutions - Asiantuntijat ja yhteyshenkilöt

Premium-profiilia ei ole aktivoitu. Aktivoi premium-profiili näyttääksesi lisäämäsi 2 asiantuntijaa.

Accountor HR Solutions - Muita referenssejä

Accountor HR Solutions - Muita julkaisuja

Siirry Accountor HR Solutions Oy kotisivuille Siirry yrityksen profiiliin Yrityshaku Referenssihaku Julkaisuhaku

Digitalisaatio & innovaatiot blogimedia

Blogimediamme käsittelee tulevaisuuden liiketoimintaa, digitaalisia innovaatioita ja internet-ajan ilmiöitä

Tiedon hakemisen lyhyt historia - Digitaaliset alustat jäsentävät nyt maailman tietoa uudelleen
Suomen 50 suurinta yritystä
Brutaalit nettisivut

Etusivu Yrityshaku Pikahaku Referenssihaku Julkaisuhaku Blogimedia