Monimutkaiseen projektilaskutukseen on mahdollista rakentaa pitkälle automatisoitu ja käyttäjäystävällinen seuranta- ja raportointijärjestelmä. Sen todisti Wärtsilän ja Cerionin yhteinen SAP Fiori -projekti. Uusi kokonaisuus mahdollistaa prosessien läpinäkyvyyden globaalilla tasolla.

Puhutaan enää viikoista, kun Wärtsilän toimitusrahoitushallinnan käytettävyys muuttuu. Yhtiön projektilaskutuksiin ja maksuehtoihin liittyvästä datasta aletaan luoda raportteja Power BI:llä.

Raporttien taustalla on mittava työ, jossa tarvittavan datan keruu ja käsittely on automatisoitu. Cerion rakensi Wärtsilän SAP-datavarannon päälle räätälöidyt Fiori-sovellukset, joiden avulla tarvittavat tunnusluvut ovat saatavilla mahdollisimman automaattisesti.

Wärtsilä on globaali merenkulun ratkaisutoimittaja, jonka toimitusprojektit ovat monitahoisia: mukana on usein monta eri yhtiötä ja laskutusta tapahtuu paitsi yhtiöstä ulos myös sisäisesti. Tyypillisesti projekteihin liittyy myös Wärtsilän hyväksi avattava maksuvakuus, kuten pankkitakaus tai remburssi.

• Projektilaskutus meidän ympäristössämme on varmasti yksi haastavimmista kokonaisuuksista, joita voi lähteä Fiori-sovelluksille mallintamaan. Muuttujia on niin paljon ja niin erilaisia, toteaa prosessikehityksen päällikkö Joni Pennanen Wärtsilästä.

Räätälöidysti asiakkaan tarpeisiin

Uuteen projektimaksujen hallintatyökaluun siirtymistä alettiin valmistella Wärtsilässä kaksi vuotta sitten. Mallina oli käytössä ollut Pro Cash -työkalu. Sen avulla oli saatu tarpeellista tietoa projektilaskutuksesta, mutta se vaati paljon manuaalista työtä.

• Projektinhallinnassa perinteinen SAP on todella kömpelö. Jos haluat tietää, mitkä ovat projektin maksuehdot tai mitä on laskutettu ja mitä ei, menee tiedon etsimiseen kauan. Lisäksi tiedot on vietävä Exceliin ja muokattava siellä itse, Wärtsilän Marinen Trade finance ja Cash management -toiminnoista vastaava General Manager Marika Puutio kuvailee.
• Uudistuksessa lähdimme siitä, että saamme samankaltaisen tiedon, mutta mahdollisimman automaattisesti.

Kun Cerion tuli mukaan projektiin, Wärtsilässä oltiin jo määritelty melko tarkkaan, millainen uuden ratkaisun tulisi olla.

• SAPin valmiit ratkaisut olivat aika kaukana asiakkaan tarpeesta. SAP on keskittynyt enemmän kustannusten seurantaan, johon löytyy jopa valmiita sovelluksia. Meidän ratkaisumme täydentävät olemassa olevaa SAPia. Vähän kuin juuston reikiä täyttäisi, havainnollistaa projektista Cerionin päässä vastannut johtava asiantuntija Stefan Olli.

Tehokkaammin ja käyttäjäystävällisemmin

Cerionin kehitystyönä Wärtsilän toiminnanohjausjärjestelmää täydentämään syntyivät Fiori Project Cash Management, Fiori Cash Management Task List ja Fiori Payment Estimate -työkalut. Ensin mainittu kerää tiedon eri maksuajankohdista ja maksuehdoista sekä remburssien ja takausten avauspäivistä. Fiori Payment Estimate -työkalulla tehdään kuukausitasoinen tarkempi sisään tulevan kassavirran estimointi.

• Saamme myös tehtävälistoja per henkilö. Voin tehdä ajon omalla nimelläni ja näen mihin projekteihin tämän kuukauden aikana on avattava remburssi ja voin olla yhteydessä asiakkaaseen, Puutio havainnollistaa.

Projektin kulusta kysyttäessä Puutio ja Pennanen nimeävät haasteeksi mallinnettavan kokonaisuuden monimutkaisuuden.

Toiminnallisuuden vaikeatkin haasteet saatiin ratkaistua ennen pian tapahtuvaa lopullista käyttöönottoa, Puutio kertoo.

Cerion on saanut nopeasti kiinni ajatuksestamme. Pikaisesti olemme myös saaneet heiltä esityksen siitä, miten toteutus voisi edetä, Pennanen kiittelee.

Uudet sovellukset ajetaan suunnitelman mukaan rinnakkain vanhan kanssa vielä muutamien kuukausien ajan. Ennen lopullista irtautumista vanhasta varmistetaan, että datamallinnus Power BI -raportteja varten on myös valmis.

• Haimme automatiikkaa ja tehokkuutta, sekä suurempaa hyötyä kaikesta datasta, jota meille kertyy. Sitä myös saimme, Puutio summaa.
• Lisäarvo liiketoiminnalle tulee tästä kokonaisuudesta, joka mahdollistaa prosessien läpinäkyvyyden globaalilla tasolla. Odotuksemme on, että automaation ja käyttäjäystävällisyyden myötä sovellukset otetaan käyttöön useimmissa lokaatioissamme, hän päättää.