Fiilis ratkaisee – Tarinoita golfista ja toiminnanohjauksesta, 5. ja viimeinen osa
Määrällisten mittareiden tuijottaminen on golfharrastajien ja tietojärjestelmäprojektien parissa työskentelevien perisynti. Jos tietojärjestelmäprojekteissa vahtaa vain budjettia ja aikataulutavoitteita tai golfkauden aikana kyttää vain tasoitusta, saattavat laadulliset mittarit unohtua. Vaikka loppujen lopuksi – niin pelikentällä kuin tietojärjestelmäprojekteissakin – fiilis ratkaisee.
Onko tuloksia ilman mittaamista?
Suomen talvi ei yleensä mahdollista golfin ympärivuotista pelaamista. Tai ainakaan se ei enää ole yhtä miellyttävää kuin kesän kauneimpina poutapäivinä. Näin pelikauden päättyessä on aika tehdä tilinpäätös: miten vuosi meni, täyttyivätkö tavoitteet ja mitä seuraavaksi tapahtuu?
Toimin Efimalla oman projektitoimistomme eli PMO:n vetäjänä. Keskeinen osa työnkuvaani on kehittää Efiman järjestelmäprojekteja paremmiksi projekti kerrallaan. Siksi aina, kun projekti tulee päätökseen, projektista kerätään palautteet hyödynnettäväksi seuraavien suunnitteluun. Ilman palautetta oppimista ja kehittymistä ei tapahdu.
Määrää on mukavinta mitata
Golfissa yksi tärkeä mittaamisen työkalu on tasoitus. Se on siitä helppo mittari, että kyseessä on vain yksi numero. Jos tasoitus on vuoden aikana laskenut, yleensä se tarkoittaa sitä, että peli on kulkenut paremmin kuin edellisenä vuonna. Ja tietysti päinvastoin.
Myös projekteissa on usein numeerisia tavoitteita. On alkuperäinen budjetti, päivitetty budjetti, lisä- ja muutostöiden määrä, projektista saatu kate sekä joukko muita määrällisiä mittareita. Näitä on yleensä helppo mitata, koska niissä käsitellään joko rahaa tai työmäärää.
Toinen mittari golfissa on pelattujen kierrosten määrä, johon vaikuttaa keskeisesti kauden pituus. Kun aloittaa aikaisin keväällä ja pelaa pitkään syksyyn, ehtii pelata paljon kierroksia. Tällä toki on usein suora riippuvuussuhde tasoitukseen – jos pelaa paljon, todennäköisesti tapahtuu kehitystä ja tasoituskin laskee.
Myös projekteissa onnistumista mitataan usein aikataulun avulla. Tapahtuiko järjestelmän käyttöönotto silloin kun piti ja saatiinko työt tehtyä aikataulun mukaisesti? Tälläkin on usein suora vaikutus edellä mainittuihin rahallisiin mittareihin. Jos teetetään paljon lisä- ja muutostöitä, aikataulu todennäköisesti venyy, ja kun aikataulu venyy, syntyy lisäkustannuksia.
Helpoin mittari ei ole aina paras mittari
Mutta miten mitata laadullisia tai kokemukseen perustuvia asioita? Paistoiko kierroksilla usein aurinko, näinkö kanssapelaajien upeita suorituksia, miltä kylmä olut maistui kuumana kesäpäivänä kymppikioskilla? Tai jouduinko monsuunisateen kouriin, loukkasinko nilkan bunkkerin reunalle astuessani, menikö joku kierros pilalle ärsyttävän pelikaverin vuoksi? Toki näistä upeimmista ja kauheimmista hetkistä voi jäädä muistoksi valokuva pilvipalvelun levynkulmalle. Tai ihan verkkokalvoille, kuten muistiini piirtynyt kuva joutsenen poikasista lähestymässä palloani lammen reunassa.
Koska usein vain rahan ja aikataulun mittaaminen jättää sen tärkeimmän huomioimatta – miten projekti kokonaisuudessaan onnistui ja miten ihmiset suhtautuivat muutoksiin?
Yhtä lailla tietojärjestelmäprojekteissa olisi tärkeää mitata laadullisia tavoitteita, mutta näiden määrittely on huomattavasti vaikeampaa kuin numeeristen raha- tai aikataulutavoitteiden. Vaikka laadullisia tavoitteita on vaikeampi mitata ja nakuttaa Exceliin, kannattaa niiden laatimiseen, mittaamiseen ja seurantaan laittaa paukkuja. Koska usein vain rahan ja aikataulun mittaaminen jättää sen tärkeimmän huomioimatta – miten projekti kokonaisuudessaan onnistui ja miten ihmiset suhtautuivat muutoksiin?
On täysin mahdollista, että projekti, joka ylitti budjetin ja ei pysynyt aikataulussa, onkin erittäin onnistunut – jos laadulliset tavoitteet täyttyivät tai jopa ylittyivät. Mainitsin aikaisemmassa blogissani, että muutosjohtamiseen on syytä panostaa. Tietojärjestelmäprojekteissa muutosjohtamista ei voi lopettaa järjestelmän käyttöönottoon: siitä kaikki vasta alkaa. Siirryttäessä paikallisista järjestelmistä jatkuvasti kehittyviin pilvipalveluihin, on pidettävä huoli siitä, että muutoksesta tulee pysyvä osa yrityksen liiketoimintaa. Vain tällä tavoin voidaan varmistaa, että laadullisetkin tavoitteet täyttyvät ja se tärkein asia, eli ihmiset, pysyvät mukana muutoksessa. On myös hyvä muistaa, että paras aika mitata projektin onnistumista ei aina ole juuri projektin päättyessä: muutosjohtaminen vie aikaa ja voi kantaa hedelmää vasta vuosi projektin jälkeen.
Kolme muistisääntöä mittaamiseen
Vedetään vielä lopuksi opit yhteen. Oli sitten kyse työpaikkasi tietojärjestelmäprojektista tai omasta harrasteprojektistasi, muista seuraava:
1. Ilman palautetta kehittymistä ei tapahdu. Mittaa siis edistymistäsi ja opi aiemmasta.
2. Mittaa kokonaisuutta eli muista sekä määrälliset että laadulliset mittarit. Tähän sopisi myös ”sitä saat, mitä mittaat” -hokema.
3. Mieti, milloin mittaat. Projektin määrällinen mittaaminen onnistuu usein jo projektin aikana ja heti sen päätyttyä. Laadulliset mittarit voivat värähtää vasta myöhemmin.
Kirjoittaja
Tero Javanainen
Practice Lead
Kirjoitus on julkaistu aiemmin Efiman sivuilla.
Lisätietoja
Tagit
Liiketoimintaprosessi
Tietohallinto | |
Toiminnanohjaus ERP |
Erikoisosaaminen
Pilvipalvelut / SaaS |
Omat tagit
Efima - Asiantuntijat ja yhteyshenkilöt
Efima - Muita referenssejä
Efima - Muita bloggauksia
It- ja ohjelmistoalan työpaikat
- Laura - Software Architect
- Efima Oyj - Senior Service Manager
- Laura - Verkkoasiantuntija
- Laura - Senior Game Artist (Game Studio)
- Laura - Senior Game Developer (Game Studio)
- Laura - Project Manager, PMO
- Laura - Personalized Internet Ads Assessor
Premium-asiakkaiden viimeisimmät referenssit
- IsoSkills Oy - Nearshore resursseilla lisättiin kyvykkyyttä Tosibox Oy:n it-kehityshankkeisiin
- Symbio - Tuotannon turvallistamisjärjestelmä
- Asiakas Group Oy - Moneksin palvelut Googlen etusivulle Asiakkaita.comin toimesta
- Solu Digital Oy - Uusi projektinhallinta- ja tuntikirjausratkaisu helpottaa työtä ja säästää aikaa
- Solu Digital Oy - Hankintasalkku Microsoft 365 -ympäristöön
- Solu Digital Oy - Projektidokumentit hallintaan Solu 365 -ratkaisulla
- Solu Digital Oy - Paikkariippumatonta työskentelyä Microsoft 365 -ratkaisuilla
Tapahtumat & webinaarit
- 05.04.2024 - Webinaari: Miten käytän tekoälyä markkinoinnin tehostamiseen?
- 11.04.2024 - On-demand webinar: NetSuite Best Practices for Software Companies
- 18.04.2024 - Aamiaistilaisuus: Ennustettavampaa liiketoimintaa vastuullisesti
- 24.04.2024 - Reviewing the Nordic SaaS market with Monterro
- 16.05.2024 - Five Years Out Helsinki
Premium-asiakkaiden viimeisimmät bloggaukset
- Nordea - Nordean asiakaspalveluun tarkoitettu Jodel-kanava palkittiin digitaalisen median Grand One -kilpailussa
- Vaimo Finland Oy - PWA ja hakukoneoptimointi
- Staria Oyj - Kuinka NetSuite tekee projektiliiketoiminnasta sujuvampaa
- IsoSkills Oy - AI's Role in Test Automation: Boosting Speed and Accuracy
- Efima Oyj - Suuri ERP-seikkailu odottaa montaa kaupan alan yritystä
- Nordea - Työn ja vapaa-ajan tasapaino Nordealla
- Altoros Finland Oy - Tekoälyn käyttöönotto - avain yritysten kilpailukyvyn säilyttämiseen
Digitalisaatio & innovaatiot blogimediaBlogimediamme käsittelee tulevaisuuden liiketoimintaa, digitaalisia innovaatioita ja internet-ajan ilmiöitä |