Espoon Asunnot Oy kaipasi pitkäaikaista kumppania IT-tukeen ja -ylläpitoon

Espoon Asunnot Oy on Espoon kaupungin omistama voittoa tavoittelematon yhtiö, jossa työskentelee yli sata asumisen, rakennuttamisen ja kiinteistöalan ammattilaista. Espoon Asunnot on Espoon suurin vuokranantaja, jonka lähes 16 000 asuntoa toimii kotina yli 30 000 espoolaiselle.

Otaverkon ja Espoon Asuntojen kumppanuus alkoi nykylaajuudessaan vuonna 2018. Yhteistyö starttasi Espoon Asuntojen tarpeesta löytää pitkäaikainen kumppani IT-tukeen ja -ylläpitoon sekä palvelinkapasiteetin hoitamiseen, jotta Espoon Asuntojen oman, pienehkön ICT-osaston aikaa säästyy liiketoiminnan tukemiseen ja eteenpäin viemiseen.

Otaverkosta löytyi Espoon Asunnoille sopiva kumppani, jonka nimettyjen tukihenkilöiden puoleen Espoon Asuntojen työntekijät voivat kääntyä IT-tukea kaivatessaan. Yksi ratkaisevista tekijöistä Espoon Asuntojen valinnassa oli IT-tuen saaminen suomen kielellä.

Otaverkon käyttötuki auttaa IT-haasteissa etänä ja läsnä

Otaverkko tuottaa Espoon Asunnoille käyttötuki- ja palvelinkapasiteettipalveluita. Otaverkko auttaa kaikissa tietotyötä tekevien asiantuntijoiden IT-haasteissa, ja Espoon Asuntojen työntekijät saavat apua heille varatusta tukipuhelinnumerosta. Kerran viikossa Otaverkon lähituki saapuu paikalle Espoon Asuntojen toimistolle.

Otaverkko ja Espoon Asunnot ovat testanneet muitakin tapoja ja käytäntöjä käyttäjien arjen helpottamiseksi. Yhdessä on pilotoitu etätukikahveja: virtuaalista Teams-kokousta, jossa Otaverkon tukihenkilö päivysti ja johon Espoon Asuntojen työntekijät saivat liittyä IT-pulmiensa kera milloin halusivat. Pilotti ei osoittautunut menestykseksi, mutta lähitukipäivä sen sijaan toimii.

”Säännöllinen lähituki on ollut tosi hyvä ratkaisu ja toiminut loistavasti, ja on hienoa, että voimme hyödyntää sitä joustavasti. Kun olimme enemmän etätöissä, oli lähitukikin tauolla, mutta nyt kun työskentelemme hybridimallilla, olemme saaneet lähituen paikalle käyttäjien avuksi ja tueksi aina niin sopiessamme”, Espoon Asunnot Oy:n talousjohtaja Merja Ritamo kertoo.

Käyttötuen ohella Otaverkko auttaa Espoon Asuntoja esimerkiksi tietoliikennettä ja tietoturvaa koskevissa pulmissa. Yhteistyöhön kuuluu myös ohjausryhmätyöskentelyä.

”Yhteistyömme on laajentunut muuttuneen maailmantilanteen mukanaan tuomien tietoturvaan liittyvien uhkien lisääntyessä. Olemme kartoittaneet tietoturvariskejä ja validoineet prosessejamme yhteistyössä Otaverkon kanssa”, Ritamo sanoo.

”Ohjausryhmätyöskentely on ollut toimivaa. Kuukausittaisissa kokouksissa käydään läpi käynnissä olevat toimet ja tehdään suunnitelma seuraavista. Yhteistyö on suunnitelmallista ja ennakoivaa, ja sovimme seuraavia toimenpiteitä pitkällä aikavälillä”, Ritamo jatkaa.

Toimiva käyttötuki on vapauttanut Espoon Asuntojen resursseja tulevaisuuden suunnitteluun

Otaverkon palveluiden laatua seurataan sopimuksen mukaisesti kuukausittain. Luvut kertovat, että käyttötuen tavoitettavuus ja muut asiat ovat kunnossa, ja mikä tärkeintä, Espoon Asuntojen oma IT on voinut keskittyä liiketoiminnan kehittämiseen.

”Yhteistyö Otaverkon kanssa on erittäin toimivaa ja hyvää, ja samaa mieltä on ICT-tiimimme. Koemme, että Otaverkolta saa apua nopeasti, asiantuntevasti ja hyvällä asenteella, ja joustava lähituki on henkilökunnallemme todellinen etu”, Ritamo kertoo.

”Oma ICT-tiimimme on pystynyt keskittymään liiketoimintamme tarpeisiin ja arkkitehtuurin suunnitteluun, kun tuki ja ylläpito on voitu jättää suurelta osin Otaverkolle. Olemme saaneet vapautta omille resursseillemme, mikä oli yhteistyön ensisijainen tavoite. Myös tietoturvaamme on kehitetty eteenpäin yhteistyöllä.”

”Hyödynnämme ehdottomasti jatkossakin Otaverkon IT-ulkoistuksen palveluita. Otaverkon kanssa tehtävän yhteistyön ansiosta oma ICT-yksikkömme voi paneutua tulevaisuuden suunnitteluun. Meillä on toimiva kumppanuus selkeillä vastuunjaoilla”, Ritamo tiivistää.