Espoon Asunnot on Espoon kaupungin omistama ja voittoa tavoittelematon yhtiö, joka omistaa noin 280 kiinteistöä Espoossa ja asuttaa noin 30 000 espoolaista. Espoon Asuntojen 90 työntekijää työskentelevät Leppävaarassa sijaitsevissa toimitiloissa, joissa toteutettiin Optimaze.net Tilannekuva alkuvuodesta 2013.

Tilannekuvassa tutkittiin työpisteiden ja neuvotteluhuoneiden käyttöä sekä henkilöstön nykyisiä ja toivottuja työskentelytapoja. Osana Tilannekuvaa toimitiloissa toteutettiin käyttöastemittaus, ja henkilöstön työympäristötoiveita kartoitettiin kyselyn avulla. Samalla analysoitiin toimitilojen tila- ja kustannussäästöpotentiaalia sekä muodostettiin tilankäytön skenaario. Espoon Asunnoilla motiivit Tilannekuvan teettämiseen olivat selkeät.

– Henkilömäärän kasvaessa huomasimme, ettei uusille työpisteille tahtonut löytyä tilaa vaikka neliömääräisesti sitä olikin riittävästi. Tilojemme joustamattomuuden aiheuttama haaste herätti meidät miettimään, miten tehokkaasti tilaa oikeastaan käytämmekään, kertoo Espoon Asuntojen kiinteistöjohtaja Jaakko Kammonen. – Toisaalta henkilöstökyselymme osoittivat puutteet tiedonkulussa ja sen, etteivät tilamme tukeneet tiedonkulkua. Työntekijämme työskentelevät hyvin erilaisissa tehtävissä ja osa henkilöstöstä tekee työtä suurimman osan ajastaan muualla kuin toimistolla.

Käsitys työympäristön nykytilasta

Lisätilan tarve, tilojen joustavuuden lisääminen, erilaisten työprofiilien selvittäminen ja käyttöasteen todentaminen olivat Espoon Asunnoilla tärkeimmät syyt lähteä selvittämään työympäristön nykytilaa ja kartoittamaan sen potentiaalia. Tilannekuvaan kuuluva henkilöstökysely paljasti, että työntekijät olivat kiinnostuneita kokeilemaan uusia työnteon tapoja ja työskentelemään osan ajastaan kotona.

– Etätyömahdollisuudesta on puhuttu meillä jo pitkään, mutta Tilannekuva oli lisäsytyke etätyökokeilulle, jonka hiljattain käynnistimme, Kammonen toteaa.

Tilannekuvassa mitattiin myös tilojen todellinen käyttöaste ja huomattiin, että työympäristössä olisi tarvetta etenkin eri kokoisille neuvottelutiloille. Henkilöstökysely osoitti, että suurin osa palavereista pidetään 2-3 hengen kesken. Neuvottelutilat taas ovat mitoitettu 6-30 hengelle.

Muutoksia työympäristöön

Tilannekuvan luoman nykytilakuvauksen ja Rapal Oy:n konsulttien muodostamien ehdotusten pohjalta Espoon Asunnot toteuttivat pilotin työympäristömuutoksesta, johon henkilöstö pääsi osallistumaan. Uudenlaiseen työtilaan muuttavat yhden isännöintipiirin työntekijät saivat tehdä muutoksia toteutettuun avotilasuunnitelmaan, jotta se tukisi paremmin juuri heidän työntekoaan. Kammosen mukaan työntekijöiden osallistaminen on tärkeää uusiin tiloihin sopeutumisen kannalta.

– On eri asia muuttaa tiloihin, joiden suunnittelussa on itse saanut olla mukana kuin tiloihin, jotka työntekijälle osoitetaan. Vaikka sopeutuminen uudenlaiseen työtilaan vie aikansa, ovat kokemukset olleet pääosin positiivisia: avotilan koetaan helpottaneen etenkin arkipäiväistä työtehtäviin liittyvän tiedon kulkua.

Tilannekuvan avulla Espoon Asuntojen toimitiloista löydettiin runsaasti käyttämätöntä potentiaalia. Tilannekuvan työympäristöskenaariot kokonaisuudessaan toteuttamalla yhtiön toimitilakustannukset voitaisiin jopa puolittaa.