Työtä tehdään samalla puolella pöytää

UTU on 180 hengen konserni, jonka toimipisteet sijaitsevat Ulvilassa, Vantaalla ja Tampereella. UTU hyppäsi Elmon kelkkaan alkuvuodesta 2021, kilpailutettuaan ICT:n paremman kehityksen toivossa.

• Aiemman IT-talon kanssa yhteistyö toimi “ihan ok”, mutta emme olleet tyytyväisiä kehitystyöhön. Tuntui, että hankkeet jäivät kesken ja kun pyysimme vetoapua, jäimme ikään kuin yksin, IT-järjestelmäasiantuntija Tiina Rajala kuvailee.

UTU:n IT-ympäristö on Rajalan lisäksi talouspäällikkö Päivi Juopperin ohjaksissa. Myös hänelle haasteet kävivät ilmeisiksi 3-vuotisessa yhteistyössä.

• Kommunikointi ei pelannut. Toisinaan kehitysprojekteista tuli vain meili, että tämä on tehty. Meitä ei pidetty kartalla, missä mennään.

Oli aika hakea muutosta ja se muutos kiteytyi kolmeen kriteeriin: kehittäminen, ylläpito ja tietoturva.

Erot IT-taloissa löytyvät tavoissa toimia asiakkaan kanssa

Kilpailutukseen valittiin kolme IT-taloa. Elmo oli aiemmin sparrannut UTU:n järjestelmäratkaisuja ja vaikutti talona sopivan kokoiselta; lisäksi tarjoukset otettiin kahdelta valtakunnalliselta IT-toimijalta.

• Tiesimme tarkkaan, mitä olimme ostamassa, ja teknisiltä vaatimuksilta saimme hyvin vertailtavat tarjoukset, sillä peruspalvelua pystyy ostamaan monelta. Kävimme kuitenkin jokaisen kanssa lisäksi keskustelut, sillä meille oli tärkeä varmistaa, että saamme käytännönläheiset tekijät nimenomaan kehittämiseen, Juopperi painottaa

Kehitysprojektien osalta oli tärkeä saada tuntuma siihen, kuinka IT-toimijat lähestyvät tilaajan tarpeita. Tilaajan tulee pystyä luottamaan siihen, että kehityspanokset määritetään asiakkaalle järkeviksi: ei ylimitoitettuja, muttei myöskään alimitoitettuja ratkaisuja – etenkin jos kyse on esimerkiksi tietoturvan kaltaisesta kriittisestä pisteestä.

Miksi Elmo?

Elmo vaikutti hinta-laatu -suhteeltaan oikealta, heillä oli näyttöä vastaavista asiakkuuksista ja ehkä tärkeimpänä lupaus, jonka he antavat asiakkailleen tavastaan tehdä töitä, kolahti. Meillä oli selkeä referenssi siitä, miten emme halua toimittavan ja Elmon lupaus asiakaslähtöisestä, avoimesta kommunikoinnista oli siihen tervetullut vastakohta, Juopperi perustelee.

Työpajoissa suunnitellaan samalla puolella pöytää

Puheet ovat puheita ennen kuin päästään käytäntöön. Onneksi käytäntö on osoittautunut Elmon kanssa lupausten veroiseksi.

• Elmolla on todella käytännönläheiset tyypit, jotka ovat ottaneet heti haltuun monia käytännön selvityksiä ja parannuksia. Enää ei ole olo, että pitäisi yksin vääntää.

Myös Rajala on pitänyt työskentelytavoista heti alkumetreiltä. Työpajoja on ollut usein ja tekemisessä on struktuuri.

Työpajojen myötä tiedämme, missä mennään ja pystymme ohjaamaan toimenpiteitä. Meillä ei välttämättä ole kaikkea teknistä tietoa yksityiskohdista, mutta saamme selkeän kuvan, mitä tapahtuu ja miksi.

Elmo myös dokumentoi kaiken todella hyvin: Meillä on pääsy Elmon järjestelmään, jossa on kaikki nähtävillä eikä siten tarvitse lähetellä sähköposteja. Kaikkineen tekeminen on hyvin avointa ja läpinäkyvää, Rajala kehuu.

Nimetty yhteyshenkilö ja kalenteroidut kuukausitapaamiset tuovat tekemiseen sujuvuutta ja ryhtiä. Kun yhteyshenkilönä on asiantuntija, on kommunikointi notkeaa. Asiakkuudesta vastaava asiakaskokemusarkkitehti Mikko Saarenpää näkee, että yhteistyössä kaksi toistensa kaltaista löysi jälleen toisensa.

• Meidän ei tarvitse myydä kehittämistä, kun molemmin puolin halutaan kehittää. Elmolla on korkea rima tekemiseen ja konkreettiset näytöt annetaan itse työssä: asiakkaan ei tarvitse tyytyä esimerkiksi kolmen päivän vasteaikaan Service Deskissä tai pelätä, että Elmon sisällä pallo tippuisi: huolellinen dokumentointimme takaa, että asiakkaan tilanteesta on hyvä kokonaiskuva koko organisaatiossa ja siten on aina tarvitut asiantuntijat auttamassa.