Elenia oli hieman erikoisessa tilanteessa: vuoden 2012 yrityskaupan myötä muuttui yrityksen nimi ja vanhan emoyhtiön intranet katosi samassa rytäkässä. Samaan aikaan käynnissä oli – ja on edelleen – lukuisia IT-projekteja ja myös kulttuuria haluttiin viedä avoimempaan ja vuorovaikutteisempaan suuntaan. Syntyi uusi sosiaalinen intranet.

”Intran luomiseen haluttiin lähteä ripeästi: meillä oli voimakas draivi saada käyttöön uusia työkaluja ja luoda mahdollisuus keskustella asioista yhdessä digitaalisesti”, kertoo Elenian IT-kehitysvastaava ja intra-hankkeen projektipäällikkö Lauri Anttila. Yksi uuden intranetin suurimmista tavoitteista olikin saada elenialaiset mukaan kaksisuuntaiseen vuorovaikutukseen.

”Jollekin voi toki olla kulttuurishokki, että intra ei enää olekaan lukemista vaan keskustelua varten. Sisäinen keskustelu on kuitenkin erityisen tärkeää, koska olemme läsnä myös ulkomaailman somessa. Vihdoin tutuille some-palveluille on olemassa sisäinen vastinparinsa, jossa keskustella yrityksen omista asioista”, Lauri kuvailee.

Työohjeiden massiivinen tietokanta wikiin
Uutena juttuna mukaan tuotiin työtilat, jotka ovat saaneet hyvän vastaanoton. Lisäksi uudet työtilat tuovat konkreettisia helpotuksia työnteon arkeen.

”Avoimet työtilat lisäävät läpinäkyvyyttä. Erittäin merkittävä osa projektia oli asiakaspalvelumme yli sadan työohjeen siirtäminen word-dokumenteista wikisivuiksi. Tämä laaja ja suoraan työn tekemiseen liittyvä tietokanta on nyt intran haun piirissä, ja jokainen osaa ja saa päivittää sitä suoraan.”

Reaaliaikaiset mittaristot kaikkien nähtävillä info-tv:ssä
Koska intra on Eleniassa merkittävä osa jokaisen työtä, tuotiin uutiset ja sisällöt myös toimistoille info-tv:n ruuduille. ”Viimeisimpien uutisten näyttäminen info-tv:ssä on osoittautunut hyväksi tavaksi, mutta vielä isompi juttu on läpinäkyvä mittaristo palvelutasoomme.”

Elenian info-tv näyttää reaaliaikaisesti muun muassa saapuneiden puheluiden määrän ja palvelutason sekä tiedossa olevat sähkökatkot. ”Vanhassa intrassa esimerkiksi puhelinpalvelun palvelutasoa päivitettiin käsin pari kertaa päivässä. Integraatio puhelinjärjestelmästä rakennettiin intraan, josta mitä vaan sisältöä voi puolestaan näyttää helposti telkkareissa siihen käyttöön rakennetuilla sivupohjilla”, Lauri kertoo.

Eleniassa ollaan tyytyväisiä projektin lopputulokseen ja erityisesti siihen, että ”intran peruspaketti” saatiin nopeasti käyttöön valmiin Valo-intranet-paketin ansiosta. ”Meillä ei ollut aikataulujen vuoksi halua eikä mitään saumaa lähteä määrittelemään intraa puhtaalta pöydältä. Halusimme jättää mahdollisimman paljon aikaa varsinaisen sisällön ja uuden, kevyen rakenteen luomiseen. Näistä syistä valmis intranet-ratkaisu voitti kisan, jossa vertailimme useita vaihtoehtoja”, Anttila sanoo.

Kuten mikään verkkopalvelu, ei Eleniankaan intranet ole koskaan valmis. ”Seuraavaksi intran kehityksen agendalla ovat mobiilikäyttö, lomakkeet ja työnkulut”, Lauri summaa.