"Kirjanpitoasiat eivät ole se, mitä tässä halutaan pyöritellä, vaan se meidän liiketoiminta kuitenkin." - Viljami & Riikka Mehiläinen

-----

Alun perin ruokolahtelainen Elektroway Oy on toiminut Imatralla vuodesta 2015 lähtien. Älykkäiden energiaratkaisujen edelläkävijänä yritys haluaa edistää sähkön kulutuksen ohjaamista ja tasaamista, sekä entistä tarkempaa kulutuksen seuraamista ja omavaraista tuotantoa. Sähköurakoinnin lisäksi Elektrowayn toiminta kattaa lämpöpumput, maalämmön sekä aurinkosähkön. Tarvittaessa apua on saatavilla myös sähkösuunnitteluun.

Yrityksen perustaja ja toimitusjohtaja Viljami Mehiläisen mukaan tavoitteena on olla asiakkaalle täysivaltainen kumppani energia-asioissa:

– Sellainen ajatus tässä Elektrowayssä on ollut, että kaikki löytyy saman katon alta – tarvitsee sitten sähköasentajan tai taloautomaatiota tai mitä tahansa, niin me pystymme kyllä hoitamaan ne kaikki. Uusiutuva energia on todella merkittävässä osassa, eli juuri lämpöpumput ja aurinkosähkö ovat se suurin segmentti meillä tällä hetkellä.

Etelä-Karjalan seudulla Elektroway palvelee pääsääntöisesti omakotitaloasujia, mutta toiminta-aluetta ei ole tarkoitus rajoittaa liiaksi. Erityisesti isommissa aurinkosähköjärjestelmissä yritys palvelee koko Suomen alueella. Viljamin lisäksi yrityksen toiminnasta vastaa vaimo Riikka Mehiläinen, joka kertoo että kasvutavoitteet ovat olleet heti alkuajoista lähtien kovat. Myös toiminnan laajentaminen kotimaan rajojen ulkopuolelle on mielessä:

– Meillä on ollut heti alusta alkaen ajatus, että täysillä vaan ja ”all in”, niin sanotusti. Kansainvälistymissuunnitelmat ovat käynnissä koko ajan. Kyllähän me olemme kovaa vauhtia suunnanneet aurinkosähköpuolella suomalaista osaamista ulkomaille.

– Emme halua olla pidättyväisiä. Jos joku haluaa ostaa ulkomailta aurinkosähköä, niin kyllähän me tarjoamme sitä. Emme sillä tavalla halua ajautua mihinkään poteroon, eli olemme ihan avoimin mielin joka suuntaan, Viljami vahvistaa.

Yrittäjäpariskunnan lisäksi Elektroway työllistää yhdeksän henkilöä.

– Meistä neljä henkilöä on toimiston puolella. Viljamin kanssa pyöritetään tätä yritystä ja sen lisäksi meillä on työnjohtaja, sähköinsinööri ja myynnissä erikseen yksi henkilö Helsingin alueella. Asentajia on kuusi. Tällaisella porukalla mennään ja tarvittaessa käytetään alihankkijoita, Riikka luettelee.

Työpöytäsovellus kasvun esteenä

Elektrowayn tarina lähti käyntiin toiminimimuotoisena ja kun yritys vuonna 2018 muutettiin osakeyhtiöksi, hyppäsi Riikka toimintaan mukaan. Ensimmäisen puolen vuoden ajan Viljami oli töissä ulkopuolisella työnantajalla ja teki sähkötöitä oman työnsä lisäksi. Riikka toimi yksin täysipäiväisenä yrittäjänä ja vastasi yrityksen toimistotöistä.

Alkuvaiheessa toimiston työkuormaa oli helpottamassa laskutusohjelma, minkä jälkeen kokeilussa oli  lyhyen aikaa työpöydälle asennettava ohjelmisto. Ratkaisu ei kuitenkaan palvellut Elektrowayn kovia kasvutavoitteita. Kun kokopäiväinen yrittäjyys alkoi vuonna 2018, ryhtyi pariskunta samalla miettimään kestävämpää ratkaisua.

– Kun minä irtisanouduin omalta työnantajalta ja lähdin kehittämään tätä toimintaa, ensimmäisenä tuli se, että nyt järjestelmä pitää ehdottomasti vaihtaa. Oli ihan selvää, että systeemi pitää saada digitalisoitua ja kunnolla; me emme muuten pääse kasvamaan, Riikka kertoo.

Sen hetkinen järjestelmä vaati asentamista Viljamin työkoneelle. Tämä osoittautui haasteeksi, sillä etenkin Riikan mahdollisuudet tehdä töitä riippuivat merkittävästi siitä, oliko kone toimistolla vai Viljamin matkassa:

– Ohjelmisto oli hyvinkin kivikautinen. Jos Viljami otti koneensa, niin minullahan loppuivat työt siihen. Tietysti yrittäjälle on tärkeää – koska me emme tietenkään tee töitä pelkästään toimistoaikana vaan 24/7 – että, missä ikinä sinulla on kännykkä tai läppäri mukana, pystyt oikeasti tekemään töitäsi. Mikään ei rajoita sitä.

Tilanne haluttiin kuntoon. Viljamilla oli entuudestaan kokemusta Adminetistä, joka on talotekniikkayrityksille suunnattu pilvipalveluna toimiva ohjelmisto. Riikka pyysi Adminetistä esittelyn, minkä jälkeen todettiin että yrityksen kasvua tukeva järjestelmä on löytynyt.

– Selainpohjaisuus oli Adminetissä se merkittävä tekijä. Huomasimme heti, että tämä on niin ketterä että se pystyy oikeasti kulkemaan meidän mukana. Se oli se tärkeä asia, että meidän ei tarvitse olla sen työkalun orjia, vaan toisin päin, Riikka sanoo.

– Kun Riikka tuli mukaan ja päätimme, että lähdetään täysillä puskemaan tätä, niin silloin päätimme että tämä on nyt se valinta. Järjestelmä ei voi olla rajoitteena ja Adminet kasvaa kyllä meidän mukana. Sieltä löytyy lisäominaisuuksia, eli meidän ei tarvitse miettiä, pitääkö kahden vuoden päästä vaihtaa järjestelmää. Pystymme luottamaan, että Adminet taipuu kasvuun sitten kahden vuoden – ja viiden vuodenkin päästä, Viljami toteaa.

Ostolaskujen käsittelyä ilman tuskaa

Toinen ongelmakohta, joka rajoitti yrityksen kasvuhaaveita, oli aikaa vievä ja monivaiheinen laskuprosessi.

– Ostolaskujen syöttäminen järjestelmään oli aivan hirveää. Se oli sellaista käsityötä: oli paperilasku, sen skannaaminen, laitat sinne kansioon, kirjaat käsin. Muistan kun Viljamikin ensin maksoi laskut verkkopankissa ja sitten siirsi minulle sen pinon, että kirjaa nämä. Jos Viljamilla oli kone mukana päivällä, minä ei voinut tehdä niitä päivällä. Se rajoitti niin paljon, että sitten piti keksiä jotakin muuta. Vaikka minulla olisi ollut työaikaa tehdä nimenomaan sitä työtä, piti aina odottaa, että: ”No se läppäri tulee kello 18 kotiin, että…”, Riikka kertoo.

– Sittenhän se painottui sillä tavalla, että oli paksu nippu ostolaskuja, joita pitäisi hakata sinne järjestelmään. Ja kuun viimeisenä päivänä istuttiin iltamyöhään asti siinä tietokoneella. Kyllä siihen työaikaa sai käytettyä aika hyvin. Sillä tavalla kun miettii, niin sekin on kuitenkin arvokasta aikaa se, mitä käyttää tuohon, huomauttaa Viljami.

Adminetissä ostolaskujen käsittely ja hallinta on sähköistä ja pitkälle automatisoitua, jolloin prosessista saadaan poistettua useita työvaiheita. Laskut saapuvat Adminettiin, ja käyttäjän tehtäväksi jää vain laskujen tarkistus ja maksuun hyväksyminen.

– Ostolaskut olemme jakaneet nyt sillä tavalla, että työnjohtaja hoitaa ne laskut, jotka koskevat työmaita ja oikeastaan kaikki tukkujen tavaraostokset sun muut. Minä hoidan, jos on muita kuluja mitä meille nyt tulee. Onhan tämä ihan mahtavaa, kun me olemme oikeasti melkein paperiton toimisto – ja emme todellakaan olleet alkuun, Riikka kiteyttää.

– Ostolaskut menevät suoraan tilauksille. Meillä on hyvin automatisoitu toimisto, mikä helpottaa sitä meidän arkea. Enää ei tarvitse liimailla niitä postimerkkejäkään laskuihin kuten alussa, Viljami naurahtaa.

Adminetin myötä toiminta ei ole enää laiteriippuvaista, joten yrittäjien arki on joustavampaa. Riikka havainnollistaa tilannetta:

– Voit luottaa siihen, että kun sinun yrityksesi asiat ovat Adminetissä, ne myös pysyvät siellä. Ja olet sitten Honolulussa tai Lapissa, niin aina pääset niihin käsiksi.

Ajantasainen tieto kasvustrategian tukena

Adminet on tukenut Elektrowayn kasvutavoitteita myös reaaliaikaisuuden ansiosta. Kun pilvipalvelussa sama tieto on yhtä aikaa kaikkien saatavilla, perustuu toiminta ajantasaiseen tietoon. Luotettava tieto on tuonut varmuutta yrittäjien päätöksiin, auttanut pysymään kartalla yrityksen tilanteesta sekä mahdollistanut nopean reagoinnin.

– Sehän siinä on kaikkein mukavinta, että näet oikeasti mitä yritykselle kuuluu. Ei tarvitse odottaa sitä, että joku kirjanpitäjä ajaa sinulle raportit kerran kuussa – ja olet sitten sen kuukauden jäljessä. Jos jossakin näkyy, että tänne rupeaa menemään liikaa kuluja, pystymme tekemään päätöksiä tosi nopeasti, Riikka kertoo.

– Kyllä se luo edellytykset kasvulle, että saa työaikaa vapautettua tehokkaampiin toimintoihin. Kirjanpitoasiat eivät ole se, mitä tässä halutaan pyöritellä, vaan se meidän liiketoiminta kuitenkin, Viljami muistuttaa.

Nykyään päätökset eivät perustu edellisen kuun raportteihin, vaan täysin sen hetken tilanteeseen.

– Meilläkin on ollut rahoitusneuvotteluita, niin sen kuin ajat sieltä vain raportit ulos ja lähetät vaikka saman tien. Tai vaikka palaverin aikana. Se että ihan oikeasti joka sekunti tietää, mitä yrityksessä tapahtuu, se on kasvun kannalta ihan äärimmäisen tärkeä asia, Riikka sanoo.

Adminet on yksi työkavereista

Yrittäjäpariskunnan lisäksi myös muu henkilöstö käyttää Adminettiä, jonka mobiiliversio on todettu näppäräksi avuksi etenkin työmaiden kirjauksiin.

– Asentajat täyttävät tuntinsa ja tarvikkeet suoraan sinne kännykällä työmailta. Tiedot siirtyvät suoraan laskuille, eli tarvitsee viitteet vain, Viljami kertoo.

Riikka muistuttaa, miten tärkeää on että järjestelmä palvelee yritystä kokonaisvaltaisesti:

– Mobiiliversion ansiosta asentajilta ei mene yhtä tuntia aikaa työpäivästä, kun he kirjaavat asioita. Se on tosi nopeaa. Varsinkin jos ajatellaan tätä vuotta – joka on haasteellinen vuosi – niin se, joka pystyy toimimaan kaikista tehokkaimmin, on voittaja. Se pärjää ja sitä ei kriisit hätkäytä. Mutta se tarkoittaa sitä, että työ on ihan oikeasti suunniteltu niin, että se on mahdollisimman tehokasta ja suoraviivaista. Eihän se asentajapuolellakaan voi olla järjestelmästä kiinni, että jokin ei toimi.

Myös Helsingissä työskentelevä myyjä käyttää Adminettiä omiin kirjauksiinsa, jotka tulevat heti myös Imatran pään tietoon.

– Meidän myyntihenkilömme käyttää asiakasrekisteripuolta. Näemme koko ajan, minkä näköisiä kontakteja ja toimenpiteitä hänellä on. Varsinkin kun hän on Helsingissä, ei tarvitse koko aikaa soitella, että mitäs sinä siellä touhuat. Me näemme suoraan järjestelmästä, että: ”Okei, taas on tullut viisi tai kuusi uutta asiakasta”, Riikka kuvailee.

Riikan mukaan Adminet on niin olennainen osa työyhteisöä, että Elektrowayllä se lasketaan yhdeksi työkavereista.

– Järjestelmä määrittää ihan älyttömästi toimintaa: kyllä se niin on, että mikä sinulla on käytössä, niin sen kanssahan sinä oikeasti teet töitä koko ajan. Meidän arki pyörii sen ympärillä ja Adminet antaa sisällön työtapaan tehdä asioita. Kyllähän se on oikeasti meidän työkaveri, osa työyhteisöä.

Kuvat: Eira Isomäki

Lataa opas kannattavuuden kehittämiseen >>

Ota yhteyttä ja kysy lisää! >>