Hae it-yrityksiä
osaamisalueittain:

Asiakkuudenhallinta CRM BI ja raportointi HR Tuotekehitys ja suunnittelu Toiminnanohjaus ERP Taloushallinto Markkinointi Webkehitys Mobiilikehitys Käyttöliittymäsuunnittelu Tietoturva Verkkokaupparatkaisut Ohjelmistokehitys Integraatiot Pilvipalvelut / SaaS Tekoäly (AI) ja koneoppiminen Lisätty todellisuus ja VR Paikkatieto GIS IoT Microsoft SAP IBM Salesforce Amazon Web Services Javascript React PHP WordPress Drupal

Case Serviz: Työajanseuranta pk-yrityksen tarpeisiin

ReferenssiRakennustarkastuksia tekevä Serviz halusi pienen yrityksen tarpeisiin sopivan ja mobiilissa toimivan työajanseurantajärjestelmän. Helppokäyttöisyys ja nopea asiakaspalvelu saivat valitsemaan Visma Entryn.

Serviz on helsinkiläislähtöinen yritys, joka tekee rakennusten kuntotarkastuksia, rakennusvalvontaa ja sisäilmatutkimuksia sekä tarjoaa rakennuksiin liittyviä analytiikkapalveluja. Vauhdikkaassa kasvussa olevassa asiantuntijaorganisaatiossa kirjattiin vielä keväällä 2021 työtunnit käsin Excel-tiedostoihin. Epäkäytännöllinen ratkaisu haluttiin vaihtaa nykyaikaiseen työajanseurantajärjestelmään.

Servizin hallintoasioista vastaava Eveliina Kauppinen kertoo, että työtuntien kirjaaminen jäi monelta työntekijältä helposti viime tinkaan, kun ne piti käydä merkitsemässä erilliseen tiedostoon. Liikkuvan työn takia monet myös säilyttivät tiedostoja pilvipalvelun sijasta omalla tietokoneellaan, mikä puolestaan lisäsi tietojen hukkumisen riskiä.

– Tiedostoista ei koskaan tiedä, milloin ne häviävät. Halusimme, että tiedot pysyisivät tallessa ja niitä olisi helppo tarkastella myös jälkikäteen, Kauppinen kertoo.

Servizillä on tällä hetkellä kymmenkunta työntekijää, mutta uusia tekijöitä rekrytoidaan jatkuvasti. Ketterän työajanseurantajärjestelmän käyttöönotto oli siis myös varautumista tulevaan.

– Ajattelimme, että on helpompi siirtyä työajanseurantajärjestelmään nyt eikä vasta sitten, kun meillä on esimerkiksi kolminkertaisesti enemmän työntekijöitä.

Helppokäyttöisyys ja nopea palvelu saivat valitsemaan Visma Entryn

Servizillä oli selkeät kriteerit uudelle työajanseurantaohjelmalle. Järjestelmän piti ensisijaisesti sopia pk-yrityksen tarpeisiin, eli olla kustannustehokas ja riittävän yksinkertainen. Lisäksi oli tärkeää, että ohjelmaa olisi helppo käyttää myös puhelimella, sillä yrityksen työntekijät ovat valtaosan päivästä liikkeellä eri kohteissa.

Kauppinen kertoo, että Servizillä kartoitettiin useita erilaisia vaihtoehtoja työajan seurantaan. Moni ohjelma tuntui kuitenkin liian monimutkaiselta ja jäykältä pienyrityksen tarpeisiin.

– Monet järjestelmät olivat liian laajoja. Me olemme vielä pieni yritys, joten tarvitsimme tässä vaiheessa yksinkertaisen ratkaisun, Kauppinen kertoo. Ohjelman kuitenkin pitäisi kasvaa yrityksen mukana, sillä rekrytointeja tehdään koko ajan lisää.

Visma Entry työajanseurantajärjestelmä vastasi Servizin kaikkiin tarpeisiin: se oli helppokäyttöinen, järjestelmän näkymää sai muokattua halutunlaiseksi ja ohjelmaa oli kätevä käyttää myös mobiilissa. Servizillä oli jo käytössä Visma Sign, joten Visman ratkaisut olivat entuudestaan tuttuja.

Kauppinen kertoo, että vaikutuksen teki myös se, kuinka nopeasti asiat etenivät Visman kanssa ensimmäisen yhteydenoton jälkeen.

– Itse en tykkää yhtään siitä, että joutuu odottelemaan pari viikkoa. Pystyin aina tarvittaessa kysymään neuvoa sähköpostitse tai puhelimitse ja vastaus tuli heti, hän kiittelee.

Työajanseurantaa kasvavan yrityksen tarpeisiin

Entryn käyttöönotto sujui Servizillä nopeasti. Kauppinen sai opastusta ja koulutusta Vismalta, ja hän puolestaan koosti henkilöstölle sähköpostiin ohjeet siitä, kuinka tunnit kirjataan ohjelmaan. 

Uusi työajanseurantatapa on otettu hyvin vastaan. Kauppisen oma työ palkanlaskijana on sujuvoitunut, kun tunnit kirjautuvat suoraan yhteen järjestelmään lukuisten tiedostojen sijaan. Tärkeitä tietoja, esimerkiksi tuntityöläisten työmääriä ja liukuvan työajan toteutumista, on myös helpompi tarkastella kokonaisuutena, kun kaikki luvut löytyvät samasta paikasta.

– Pääsimme liikkeelle tosi helposti. Nyt kaikki muistavat merkata tehdyt tunnit. Minulla taitaa itselläni olla eniten petraamista muistaa kirjata omat tuntini, Kauppinen kertoo ja nauraa.

Servizillä ollaan tyytyväisiä nykyiseen ratkaisuun, mutta yrityksen kehittyessä on hyvä tietää, että järjestelmä pystyy myös kasvamaan yrityksen mukana.

– Vanha systeemimme toimi sekin, mutta onhan tämä parempi ja joustavampi tapa tehdä töitä, Kauppinen pohtii. – Kun tällaisia ratkaisuja on kerran tehty, niin miksei niitä käyttäisi?


Haluatko kokeilla sopisiko Visma Entry yrityksesi tarpeisiin? Aloita 14 päivän maksuton koekäyttö »

 

Suosittelija:

Monet järjestelmät olivat liian laajoja. Me olemme vielä pieni yritys, joten tarvitsimme tässä vaiheessa yksinkertaisen ratkaisun, Kauppinen kertoo. Ohjelman kuitenkin pitäisi kasvaa yrityksen mukana, sillä rekrytointeja tehdään koko ajan lisää.

Eveliina Kauppinen

Pinterest
Referenssin infoboxi
Visma Software Oy logo

Tiedot

Tilaaja: Serviz Oy
Toimittajan
yhteyshenkilö:
Eveliina Kauppinen

Lisätietoja

Yritysprofiili Visma Software kotisivut

Tagit

Jos tarjontatagi on sininen, pääset klikkaamalla sen kuvaukseen

Liiketoimintaprosessi

HR

Erikoisosaaminen

Pilvipalvelut / SaaS

Tarjonnan tyyppi

Valmisohjelmisto

Omat tagit

Visma Entry
työajanseuranta
mobiili työajanseuranta

Siirry yrityksen profiiliin Visma Software kotisivut Yrityshaku Referenssihaku Julkaisuhaku

Visma Software - Asiantuntijat ja yhteyshenkilöt

Asiantuntijoita ja yhteyshenkilöitä ei ole vielä kuvattu.

Visma Software - Muita referenssejä

Visma Software - Muita bloggauksia

Digitalisaatio & innovaatiot blogimedia

Blogimediamme käsittelee tulevaisuuden liiketoimintaa, digitaalisia innovaatioita ja internet-ajan ilmiöitä

Etusivu Yrityshaku Pikahaku Referenssihaku Julkaisuhaku Blogimedia