Case Senaatti: Ohjelmistorobotiikalla parempaa laatua ja uusia työskentelytapoja

Ajatusmaailma on, että robotiikka sujuvoittaa työntekijöiden arkea ja automatisoi toistuvia rutiinitöitä.

Esapekka Kuikka, kehitysryhmän päällikkö ja Eemi Toivanen, robotiikan asiantuntija, Senaatti-kiinteistöt

Kehitysryhmän päällikkö Esapekka Kuikka kertoo Senaatin heränneen myös ohjelmistorobotiikan ja tekoälyn mahdollisuuksiin digitalisaation edistämisessä. ”Teimme aluksi pilottiprojektin ja ohjelmistorobotiikan kartoituksen, jonka seurauksena löytyi yli 200 soveltamiskohdetta robotiikalle”, kertoo Kuikka. Pilotin jälkeen järjestettiin julkinen kilpailutus, jossa painotettiin vahvasti laatua. ”Efima voitti kilpailutuksen, ja saimme osaavan kumppanin mukaan projektiin”, Kuikka toteaa.

Oma panostus ja yhteispeli kumppanin kanssa takaavat onnistumisen

Efima oli Senaatille jo entuudestaan tuttu kumppani hyvin onnistuneesta taloushallinnon ERP-järjestelmän hankinnasta, ja yhteistyö ohjelmistorobotiikan parissa tuntui luontevalta jatkolta kumppanuudelle. Vahva sisäinen panostus projektiin oli yksi ERP-hankkeen onnistumisen avaimista, jonka Senaatti päätti toistaa. Pian Eemi Toivanen liittyikin Senaattiin robotiikan asiantuntijan rooliin.

Projektiin on pyritty myös osallistamaan laaja joukko ihmisiä yli organisaatiorajojen: pienempi joukko Toivasen johdolla kartoittaa soveltamiskohteita, minkä jälkeen mukana ovat ICT sekä pääkäyttäjät ympäri organisaation. Robotiikan tietotaitoa on pyritty levittämään organisaatioon myös Efiman pitämillä koulutuksilla.

Toivasen mukaan yhteistyö osaavan kumppanin kanssa toimii. ”Ydintiimi koostuu meistä ja efimalaisista, ja tietotaitoa kehitetään yhdessä ja kasvetaan robotiikan saralla. Opitaan koko ajan robotiikasta ja Efiman puolella meidän toimintatavasta ja -ympäristöstä”. Hyvä kumppani ei myöskään päästä asiakasta aina helpolla. ”Asiakkaan tarpeiden ennakointi ja haastaminen ovat tärkeitä. Efimalla osataan arvioida kehitysideoita kriittisesti ja ehdottaa uusia asioita”, Kuikka täydentää.

Viestinnän ja pohjatyön merkitystä ei voi unohtaa

Kuikka nostaa viestinnän yhdeksi muutosjohtamisen avaintekijöistä. Robotiikan ensiaskeleista on pyritty kertomaan läpi organisaation, ja nykyisin Toivanen harjoittaa aktiivista sisäistä viestintää ja kertoo robotiikasta ja sen toteutuksista.

Viestinnän lisäksi ensimmäisiä robotiikan toteutuksia varten tulee tehdä valmistelut huolella, toteaa Toivanen. ”Täytyy varmistaa, että robotilla on kaikki tarvittavat oikeudet ja kyky keskustella järjestelmän kanssa. Kun pohjatyö on kerran tehty yhteen järjestelmään, on seuraavan asian robotisointi helpompaa.”

Myös asenteella on suuri merkitys robotiikassa. ”Vastaanotto on positiivinen, kun ajatusmaailma on se, että robotiikka sujuvoittaa työntekijöiden arkea ja automatisoi toistuvia rutiinitöitä”, kertoo Kuikka. ”Heti alusta lähtien on otettu yhteyttä uusiin henkilöihin ja katsottu, mitä heidän prosesseissaan voisi robotisoida. Kaikki ovat olleet innolla mukana ja lähteneet miettimään robotisoinnin kohteita”, Toivanen jatkaa.

Unelmana automatisoidut prosessit ja uudenlaiset työskentelytavat

Toivasen mukaan ohjelmistorobotti on tervetullut kollega läpi organisaation, eikä robotiikan soveltamiskohteista ole pulaa. ”Alkukartoituksen 200:sta kohteesta lähdettiin liikkeelle, ja uusia ideoita tulee koko ajan lisää. Kohteiden priorisointi ja valinta on jatkuvaa työtä”, Toivanen kuvaa. Senaatilla päätettiinkin lähteä liikkeelle ”helpoista voitoista”, joiden kautta saadaan kokemuksia, oppeja ja onnistumisia robotiikasta.

Looginen aloitus ohjelmistorobotiikalle löytyi taloushallinnosta, johon tyypillisesti liittyy paljon toistuvia työvaiheita. ”Ensimmäiset toteutukset taloushallintoon on otettu todella hyvin vastaan. Hurraa-huutojakin on kuultu”, Toivanen iloitsee. Kuikan mukaan onnistumiset ruokkivat innostusta, ja halu tehdä uusia asioita robotiikan avulla kasvaa jatkuvasti.

Tulevaisuudessa Kuikka ja Toivanen näkevät ohjelmistorobotiikan yhä tärkeämpänä osana Senaatin toimintaa. Jo nyt robotiikkaa on lähdetty toteuttamaan taloushallinnon ulkopuolella mm. asiakirja- ja asiakashallinnan parissa sekä HR-prosesseissa. ”Robotisointi työnkuluissa on muutaman vuoden päästä arkipäivää, ja robotiikka on tehty näkyväksi koko talossa. Tekoälyn avulla voimme tulevaisuudessa täydentää robotiikkaa sellaisissa tehtävissä, joissa se ei yksinään pärjää”, Kuikka visioi. Toivanen on yhtä mieltä: ”Robotit työkavereina ovat pian osa ihan tavallista toimintaa talon sisällä”, hän päättää.

Efiman palvelut

• Ohjelmistorobotiikka pilvipalveluna
• Konsultointi

Hyödyt

• Manuaalisten rutiinitöiden automatisointi
• Parempi datan laatu
• Asiantuntijoiden ajan vapauttaminen strategisempiin tehtäviin