Taloushallinnon pilviratkaisu avaa ovia tulevaisuuteen

Uusi järjestelmä paransi tehokkuuden lisäksi myös sisäistä synergiaa.

Kuopion Energian taloushallinnon tärkeimmät asiakkaat ovat yrityksen liiketoiminnot: kaukolämpö, sähkökauppa, energiantuotanto ja sähkönsiirto. Palvellakseen liiketoimintoja paremmin ja tehokkaammin Kuopion Energiassa siirryttiin vuoden 2017 alussa uuteen taloushallinnon järjestelmään.

Nyt Kuopion Energian taloushallinnon toiminnot on pitkälti automatisoitu, mikä on tuonut sujuvuutta arjen työntekoon ja vähentänyt virheitä. Mallitiliöinnit kirjanpidossa ja ostolaskujen kierrätyksessä, tilausten automaattinen kohdistaminen ja talouden perusraportit ovat vain muutamia esimerkkejä uuden järjestelmän mukanaan tuomista parannuksista.

Taloushallinto on Kuopion Energian ensimmäinen pilvestä käsin toimiva liiketoimintajärjestelmä. Viimeiseksi se ei ole kuitenkaan jäämässä.

Luotettu ratkaisu luo vankan pohjan tulevaisuudelle

Kuopion Energialla taloushallinnon uudistus lähti monille muillekin yrityksille tutuista lähtökohdista: vanha järjestelmä oli kömpelö, eikä kyennyt vastaamaan tämän päivän tarpeisiin muun muassa prosessien automatisoinnin suhteen. Vanhan järjestelmän kehittämisen sijaan helpompaa ja tehokkaampaa oli ottaa käyttöön täysin uusi järjestelmä, jonka avulla asiat saataisiin rullaamaan nopeasti.

Taustatyö tehtiin Kuopion Energialla huolellisesti. Kartoitusvaiheessa yritys kävi läpi monia toimittajia ja tuotteita. Vuoden 2016 alussa tarjouspyyntö laadittiin valituille toimittajille.

”Halusimme toimittajan, jolla olisi valmiudet teknisen ratkaisun toimittamiseen. Vaakakupissa painoivat myös valmiudet tarjota muunlaisia palveluita tulevaisuudessa. Lisäksi yrityksen koolla oli väliä, halusimme meidän kanssamme samalla tasolla olevan kumppanin”, Kuopion Energian talousjohtaja Eliisa Säntti kuvailee kumppanivalinnan taustoja.

Teknologiavalinnassa Kuopion Energia päätti luottaa koeteltuun ratkaisuun.

”Markkinoilla oli tarjolla paljon uusia täyspilviratkaisuja, joita ei vielä ole monilla käytössä. Emme halunneet lähteä jonkun uutuuden pilotiksi, vaan halusimme luottaa koeteltuun tuotteeseen”, Säntti kertoo.

Ratkaisuksi valikoitui Microsoft AX -järjestelmä, joka sijaitsee Azure -pilvessä. Tarvittavat integraatiot hoituivat BizTalk-väylän avulla.

Pilviratkaisuun päätyminen on energia-alalla vielä omanlaisensa erikoisuus. Kuopion Energian pilveen vei tulevaisuuden suunnitelmat.

”Emme siirtynyt Azure-pilveen vain taloushallinnon vuoksi, vaan ajatuksena oli, että siirrämme sinne tulevaisuudessa myös muita järjestelmiä”, Säntti selventää.

Hyvä kommunikointi osapuolten välillä ohjasi projektin maaliin

Kuopion Energialle oli tärkeää, että projekti etenisi ketterästi ja aikataulussa. Digian valikoiduttua kumppaniksi tositoimiin päästiin elokuussa 2016. Tavoitteena oli saada taloushallinnon perustoiminnallisuudet, kuten ostolaskujen kierrätys, perusraportit ja -liittymät, toimimaan vuoden 2017 alusta. Tämä myös saavutettiin.

Jokaisen yrityksen toimintaympäristö on omanlaisensa, ja asettaa sen myötä järjestelmänvaihtoprojekteille uniikkeja haasteita. Kuopion Energian tapauksessa ratkaistavana oli useiden alaohjelmien ja järjestelmien integrointi taloushallintoon. Tällaisia olivat muun muassa täysin uusina liittyminä mukaan tulleet polttoaine- ja kunnossapitojärjestelmä, jotka tuli saada integroiduksi taloushallintajärjestelmään.

”Meillä on liittymärajapintoja yli kaksikymmentä kolmansia osapuolia mukana. On aikamoinen operaatio saada kaikkien osapuolten aikataulut onnistumaan ja heidät saman pöydän ääreen. Digian kanssa asiat saatiin kuitenkin aina joustavasti sovittua ja projekti saatiin maaliin tiukasta aikataulusta huolimatta”, Säntti kertoo.

”Tämä oli meille valtavan suuri uudistus, joka saatiin valmiiksi nopealla aikataululla. Etenkin siihen nähden kaikki meni todella hyvin. Digialla kaikki ovat olleet hyvin asiantuntevia ja sitoutuneita tähän projektiin”.

Eri tahojen läheinen yhteistyö oli tärkeässä asemassa projektin läpiviennissä. Uuden järjestelmän käyttöönotto lisäsi sisäistä yhteistyötä.

”Kun eri järjestelmiä on liitetty AXaan, on vaadittu molemminpuolista yhteistyötä ja prosessien kehittämistä. Tämän projektin myötä kommunikointi eri osastojen välillä on Kuopion Energialla lisääntynyt”, Säntti kiittelee.

Nyt projektin päätyttyä Kuopion Energialla ollaan valmiita ottamaan kaikki hyöty irti uudesta taloushallinnosta.

”Loppukäyttäjillä on vielä opeteltavaa, mutta he käyttävät ohjelmaa rohkeasti ja keräävät samalla listaa asioista, joihin haluavat vielä koulutusta. Nyt keskitymmekin ottamaan järjestelmän täyskäyttöön ja sitä kautta saamaan lisää tehokkuutta tekemiseemme”, Säntti päättää.