Case HM-Tilipalvelu: Fivaldi on turvallinen ja kannattava tapa asiakkaiden sähköistämiseen

Referenssi Kun tilitoimiston asiakaskunta koostuu pienistä ja keskisuurista yrityksistä, on asiakkaiden sähköistäminen tehtävä fiksusti ja niin, ettei harppaus ole asiakkaille liian suuri.

Helppokäyttöinen ja kustannuksiltaan järkevä taloushallinnon järjestelmä mahdollistaa sen, että hyödyt näkyvät kaikille osapuolille: tilitoimistolle ja asiakkaalle tehokkaampana taloushallintona ja reaaliaikaisena näkymänä yrityksen talouteen.

Tavoitteena suomalaisten PK-yritysten taloushallinnon sähköistäminen

HM-Tilipalvelu on helsinkiläinen tilitoimisto, jolla on yli 300 asiakasta. Asiakkaiden joukossa on paljon pieniä ja keskisuuria yrityksiä muun muassa rakennus- ja isännöintialalta. Yritys on kasvanut viime vuosina sekä orgaanisesti että yrityskaupoilla.

HM-tilipalvelu kannustaa ja tukee asiakkaitaan siirtymään sähköiseen kirjanpitoon. Fivaldi hankittiin taloon vajaat 10 vuotta sitten, nimenomaan auttamaan asiakkaiden sähköistämisessä.

– Haasteemme on saada kaikki pienimmätkin asiakkaamme sähköiseen kirjanpitoon. Tälle vuodelle tavoitteemme on kaikkien, ainakin melkein kaikkien, asiakkaiden sähköistäminen, kertoo HM-Tilipalvelun toimitusjohtaja Hannele Makkonen.

Fivaldi on kustannustehokas ja järkevä järjestelmä kaiken kokoisille asiakkaille

Pääosa HM-Tilipalvelun asiakkaista hoidetaan Visma Fivaldin avulla.

– 99% asiakkaistamme hoidetaan Fivaldilla. Meillä on ihan muutama asiakas, joiden käytössä on heidän alalleen ja omiin tarpeisiin vielä paremmin sopivia järjestelmiä, Hannele Makkonen kuvaa.

– Fivaldissa parasta on se, että samalla ohjelmalla pystyy tekemään kaiken: myyntilaskut, ostoreskontra, palkat ja kirjanpito. Sinne saa rajapinnalla tuotua aika helposti myös tietoa muista järjestelmistä. Lisäksi sen hinta-laatusuhde on ihan hyvä, toteaa Makkonen.

Koska Fivaldi on mukana niin monessa asiakkuudessa, on yritykselle myös tärkeää tietää, että järjestelmä kehittyy ja menee eteenpäin, jotta se esimerkiksi vastaa alati muuttuviin viranomaismääräyksiin.

Sähköinen kirjanpito säästää sekä asiakkaan että kirjanpitäjän aikaa

Pienissä yrityksissä on tyypillistä se, että yrittäjä hoitaa laskutuksen iltatyönään, kotisohvalta käsin. Laskujen, viitteiden ja summien syöttäminen onkin hidasta ja tarkkuutta vaativaa puuhaa, joka vie valtavasti aikaa. Kun käytössä on Fivaldi, kulkevat laskut sähköisesti, ja asiakkaalta kuluu vain muutama minuutti laskujen hyväksymiseen.

– Asiakkaalle on laitettu kaikki valmiiksi: ei tarvitse kuin täpätä, mitkä laskut haluaa maksaa, kertoo Hannele Makkonen.

Kirjanpitäjä Margit Toivonen kertoo, että sähköistäminen nopeuttaa sekä kirjanpitäjän että asiakkaan töitä.

– Jos jokin iso yritys on aiemmin maksanut itse laskunsa, syöttänyt numerot pankkiohjelmaan ja verkkopankkiin, voimme säästää yhdessä valtavasti aikaa. Sadat laskut saadaan kulkemaan linjoja pitkin erittäin nopeasti.

– Kirjanpitäjän näkökulmasta sähköinen asiakkuus säästää aikaa ja tasaa kiirepiikkejä esimerkiksi alv-maksatusten osalta.

Asiakkaat innostuvat reaaliaikaisesta näkymästä

Sähköinen kirjanpito antaa sekä kirjanpitäjille että yrittäjille myös jatkuvan, ajantasaisen näkymän yrityksen talouteen. Se helpottaa liiketoiminnan ja rahankäytön suunnittelua, ja yrittäjät voivat kokonaiskuvan tutkimisen lisäksi perehtyä myös esimerkiksi projektien kannattavuuteen.

– Dashboardista näkee hyvin, mitä millekin yritykselle kuuluu, ja sen kautta pystyy porautumaan esimerkiksi siihen, millä asiakkailla on avoimia laskuja. Raportoinnista saa helposti ulos myös kuukausittaisia vertailuja, ja rakennuspuolella esimerkiksi projektin tuloslaskelman, kertoo Hannele Makkonen.

– On myös hienoa nähdä, miten yrittäjät innostuvat luvuista. Kun kaikki tiedot ovat helposti omalla tietokoneella, tulevat numerot tutuiksi. Lukuja on helpompi käydä katsomassa ja ajaa taloushallinnon ohjelmistosta erilaisia raportteja, kun kaikki on siinä hollilla. Asiakkaat näkevät myös itse helposti, mitä ostolaskuja heillä on auki, ja millaisia saamisia on.