Bark Oy: Adminet auttaa laajentuneen toiminnan hallitsemisessa

-----

Bark Oy:n toiminta käynnistyi, kun Toni Parkkinen ja Petteri Rantalainen ryhtyivät tuumasta toimeen ja perustivat Bark Oy:n Lappeenrantaan vuonna 2007. Tähän päivään tultaessa yritys työllistää 22 omaa työntekijää ja toiminta on ollut viime vuodet huimassa kasvussa, sillä kolmessa vuodessa yrityksen liikevaihto on kasvanut 4,2 miljoonasta eurosta viime tilikauden yli kymmeneen miljoonaan.

Etelä-Karjalan ja Kaakkois-Suomen alueella toimivan Barkin vahvinta osaamisaluetta on teollisuusrakentaminen, mutta yritys toteuttaa monipuolisesti myös muita rakentamisen palveluita uudis- ja korjausrakentamisesta maanrakennukseen. Asiakaskunnasta löytyy muun muassa sellaisia toimijoita kuin Stora Enso, UPM ja Kemira.

Toiminnan laajentuminen ei ole tuonut yritykselle mukanaan pelkästään positiivisia asioita, sillä vahva kasvu alkoi vähitellen vaikeuttaa toimintojen hallitsemista.

– Meillä oli käytössä kirjanpito-ohjelma, mutta se ei oikein toiminut haluamallamme tavalla. Seurantaa varten eräs opiskelija toteutti meille päättötyönään Excel-pohjan, johon tietoja syöttämällä pystyttiin seuraamaan työmaiden kuluja. Se oli periaatteessa ihan ok pienessä mittakaavassa, mutta toiminnan kasvaessa alkoi olla vaikeaa löytää kirjanpidosta ylipäätään oikeita laskuja seurannan tekemiseen. Siinä vaiheessa totesimme, että on pakko keksiä jotain uutta.

Vaihtoehtoja miettiessään Parkkinen tutustui Adminettiin ja käytyään myyjän kanssa läpi ohjelmiston tarjoamia ratkaisuja, hän totesi löytäneensä vastauksen ongelmiinsa.

– Myyjältä saimme kattavan kuvauksen Adminetistä ja sen hyödyistä liiketoiminnallemme. Meille oli erityisen tärkeää saada työmaaseuranta tarkaksi ja reaaliaikaiseksi luomalla haluamamme litterarakenne ja kohdistamalla kaikki työmaan kulut oikeille paikoille. Työmaille kohdistetut laskut ovat myös helposti löydettävissä sähköisessä muodossa, eikä tarvitse selata koko kirjanpitoa läpi tarvitsemansa laskun löytääkseen.

Yrityksessä otettiin Adminet käyttöön maaliskuussa 2017 ja samalla työntekijöiden Excel-pohjaiset tuntikirjaukset saatiin siirrettyä Adminettiin.

– Kyllähän ensimmäiset kuukaudet menivät opetellessa ja alussa oli vähän hakemista toimintojen kanssa, mutta aika nopeasti tarvitsemansa asiat oppii löytämään. Nykyään työntekijät käyttävät Adminettiä tuntiensa kirjaamiseen joko tietokoneella tai kännykällä ja myös työmaiden kulunvalvontakirjaukset tehdään joko Adminetin mobiililla tai työmaan leimalaitteella.

Adminetin käyttöönoton yhteydessä Bark Oy:lle luotiin yrityksen tarpeita palveleva litterarekisteri Talo80-nimikkeistöä mukaillen.

– Me emme tarvitse ihan niin tarkkaa seurantaa, joten Adminettiin tehtiin meille oma litteraluettelo, jota olemme modifioineet tarvittaessa jälkeenpäinkin. Sen avulla pystymme luomaan alkavalle työmaalle tarvittavat litterat ja ohjeistamaan työnjohtajia kirjauksissa. Sen jälkeen työmaan seuranta on helppoa, kun tuntien kirjaus ja ostolaskujen kohdistus tehdään oikeisiin paikkoihin.

Tarkalla litteratason seurannalla mahdollisiin ongelmiin pystytään reagoimaan jo projektin aikana, ennakoimaan työmaiden toteumia ja vetämään johtopäätöksiä myös tulevia laskentoja varten.

– Kyllähän sieltä suht nopeasti näkee, mihin on palanut kuviteltua enemmän rahaa. Ajantasaisen seurannan ansiosta pystymme jo työn aikana reagoimaan ja korjaamaan tilanteen, jos esimerkiksi laskennassa on tapahtunut jokin virhe. Samoin pystyn puuttumaan yksittäisen työmaan tilanteeseen ja tarvittaessa selvittämään asiaa työnjohtajan kanssa, jos häneltä on jäänyt kulujen ylittyminen huomaamatta. Jos ongelman huomaa vasta työmaan päätyttyä, sille on siinä vaiheessa vähän myöhäistä tehdä yhtään mitään. Nyt pystymme ennakoimaan työmaiden etenemistä ja saamme seurannan puolelta apua myös laskentaan, kun näemme miten mikäkin osa-alue on käytännössä toteutunut.

Parkkinen hyödyntää Adminetin seurantatyökaluja laajemminkin yrityksen tilanteen seuraamiseen.

– Seuraan tilannetta viikoittain lähinnä data-analysaattorin kautta, koska sieltä saan kaikki työmaat ja niiden tilanteen yhtä aikaa näkyviin. Lisäksi seuraan aktiivisesti koko yrityksen liikevaihtoa ja muita avainlukuja.

Adminetin myötä yrityksen toimintojen seurannassa on tapahtunut iso muutos, jota kuvatakseen Parkkinen heittää rakennusvertauksen:

– Jos entinen järjestelmä oli navetta, nyt meillä on sairaala. Siinä on se ero.

Tarkentuneen seurannan lisäksi Adminet on tuonut ison muutoksen toimiston hallinnolliseen työhön, kun aiemmin paperien käsittelyä ja tiedonsiirtoja vaatineet työvaiheet on saatu sähköiseen muotoon.

– Paperisota on aika pitkälti loppunut ja se on hienoa. Esimerkiksi kaikki ostolaskut tulevat nyt järjestelmään sähköisesti ja niiden tiedot litteroidaan kohteelle, työmaiden mestarit tarkistavat tiedot Adminetissä ja kuittauksen jälkeen lasku hyväksytään toimistolla maksuun. Aiemmin oli aika iso työ, kun pöydän reunalla odotti paksu nippu kaikenlaisia papereita, joista jokainen piti käydä erikseen läpi, kirjata tiedot ja toimittaa eteenpäin. Myös yksikköhintaurakoidemme myyntilaskutus onnistuu Adminetistä hyvinkin suoraviivaisesti. Meille riittää, että liitämme asiakkaalla hyväksytetyn yksikköhintataulukon laskun mukaan ja lähetämme laskun eteenpäin.

Toinen iso muutos toimistolla on tapahtunut työntekijöiden tuntikirjauskäytäntöjen muuttuessa.

– Aiemmin palkanlaskennan tietojen koostaminen oli melko työlästä, kun sain tuntikirjaukset Excelissä sähköpostiin, syötin tiedot toiseen Exceliin, tein yhteenvedon ja toimitin tilitoimistoon. Adminettiin siirryttäessä homma helpottui ja nopeutui huomattavasti, kun itse ei tarvitse tehdä muuta kuin tarkistaa tiedot ja kuitata ne valmiiksi palkanlaskijaa varten.

Automatisoidut toimistorutiinit ovat helpottaneet yrityksen hallinnollisia töitä, vaikka liikaa vapaa-aikaa kasvuyrityksen toimitusjohtajalla ei ole edelleenkään.

– Olen pystynyt keskittymään vähän eri asioihin kuin aiemmin. Oma ajankäyttöni on edelleen tiukkaa ja teen hyvin ympäripyöreää päivää, mutta se johtuu siitä, että parissa vuodessa meidän toiminta on kasvanut todella paljon. Vanhalla järjestelmällä meiltä olisi loppunut aika ja toimistolla pitäisi olla varmaan kaksi henkilöä enemmän pläräämässä papereita. Ilman Adminettiä tämän kokoluokan toiminnan hallitsemiseen ei olisi ollut mitään mahdollisuutta.