Sisäministeriön pelastusosasto johtaa ja valvoo Suomen pelastuslaitoksien toimintaa. Pelastusosasto käsittelee muun muassa asioita, jotka koskevat pelastustointa, hätäkeskustoimintaa, valmiussuunnittelua ja aluehallinnon yhteistä varautumista poikkeusoloihin ja häiriötilanteisiin.

Kokonaisarkkitehtuurin kuvaamiseen ja hallinnointiin tarkoitettu ARC-ohjelmisto päätettiin ottaa käyttöön tukemaan strategialähtöistä toiminnan kehittämistä sisäministeriön pelastusosastolla. ARC-ohjelmiston käyttöönotto toteutettiin kokonaisarkkitehtuurin pikastartilla.

Asiakastarina tiivistettynä:

• LÄHTÖTILANNE: Strategialähtöinen toiminnan kehittäminen, tiedonhallintalain edellytykset ja tulevat muutokset pelastustoimien siirtämisessä maakunnalliseksi toiminnaksi.
• RATKAISU: Kokonaisarkkitehtuurin mallintamisen ja hallinnan työkalun ARCin avulla prosessien kuvaaminen. Kuvaamalla organisaation toiminnot ja järjestelmien väliset yhteydet, toimintaa pystytään kehittämään sekä yhtenäistämään.
• TULOKSET: Pelastusosaston toiminnan kuvaamisen tapojen ja keinojen määrittely valmiina siten, että pelastusosaston ja siihen kuuluvien toimintojen henkilökunta osaa toteuttaa kuvaamisen itsenäisesti ja samalla osallistaa henkilöstöä mukaan projektiin. Kokonaiskuvan selkeyttäminen kokonaisuuden kehittämiseksi sekä yhteisten toimintatapojen varmistamiseksi. Ymmärryksen kasvattaminen siitä, miten organisaation eri toiminnot vaikuttavat toisiinsa.

Lähtötilanne

Tiedonhallintalaki edellyttää julkishallintoista sisäministeriön pelastusosastoa kuvaamaan toimintaansa lain edellytyksien mukaisesti.

Myös tulevat muutokset pelastustoimien siirtämisestä maakunnalliseksi toiminnaksi vaikuttavat merkittävästi toimialan ohjaamiseen ja johtamiseen niin ministeriössä kuin pelastuslaitoksilla.

Sisäministeriössä pelastusosaston strategialähtöistä toiminnan kehittämistä lähdettiin miettimään vanhan Tiedonhallintalain aikaan. Laki asetti selkeät vaatimukset, joihin valtionvarainministeriö tarjosi työkalut. Malli ei kuitenkaan tuottanut sisäisen turvallisuuden toimijan edellyttämiä tuloksia eikä lähestymistapa tuntunut omalta, jolloin toisenlainen lähestymistapa koettiin tarpeelliseksi.

Pelastusosastolla toimintojen kuvaamistyötä on pelastusosaston erityisasiantuntija Jari Soinisen mukaan tehty erilaisilla välineillä ja merkintätavoilla. Merkintätapojen ja -käytäntöjen kirjavuus on johtanut siihen, että kokonaiskuvan muodostaminen on ollut haastavaa. Kun kokonaiskuvasta puuttuu selkeys, on sen avaaminen sidosryhmille haastavaa ja sitä kautta toimintatavat saattavat vaihdella organisaation sisällä suurestikin.

Ratkaisu

Sisäministeriön pelastusosasto päätti ottaa ARC-ohjelmiston, kokonaisarkkitehtuurin mallintamisen ja hallinnan työkalun, käyttöönsä ja kuvata sen avulla prosessejaan. Kuvaamalla organisaation toiminnot ja järjestelmien väliset yhteydet, toimintaa pystytään kehittämään sekä yhtenäistämään.

Asiakkaamme keskeisiä tavoitteita toiminnan kehittämisessä ovat:

• Toiminnan kuvaamisen yhtenäistämistä, kuvauksien ymmärrettävyys sidosryhmissämme ja kuvattujen toimintamallien mukaan toimiminen.
• Asioiden ja toimintojen välisten yhteyksien tunnistaminen, jotta johtamistyössä voidaan keskittyä isompiin kokonaisuuksiin.

Tavoitteena asiakkaan kanssa oli käydä yhdessä läpi, miten sisäministeriön pelastusosaston toimintaa kannattaisi lähteä kuvaamaan siten, että pelastusosaston ja siihen kuuluvien toimintojen henkilökunta osaa toteuttaa kuvaamisen itsenäisesti ja samalla osallistaa henkilöstöä mukaan projektiin.

ARCin käyttöönotto aloitettiin 19.8.2019 alkukartoitustapaamisella, ja jo 27.8. pidettiin ensimmäinen konsultointipäivä. Ohjelmistojemme käyttöönottokokonaisuuteen kuuluu viisi koulutuspäivää. Konsultointipäivät pidettiin viikon välein ja viimeinen tähän projektiin liittyvä konsultointipäivä oli 23.10.

Tulokset

Sisäministeriön pelastusosasto lähti toteuttamaan toimintojensa kuvaamista muutaman konkreettisen kehityshankkeensa kautta, joita he pystyivät tukemaan toiminnan kuvaamistapoja yhtenäistämällä.

Käsitykseni mukaan keskustelu näiltä osin on lähtenyt oikeaan suuntaan. Entistä paremmin otetaan huomioon muiden tekemiset, nähdään kokonaiskuva entistä paremmin ja luodaan dokumentaatiota, jota pystytään hyödyntämään myös jatkossa”, Jari Soininen summaa.

Pelastusosaston erityisasiantuntija Jari Soininen kertoo heidän tunnistaneen entistä selkeämmin organisaation perustoimintaa. Prosessien kuvaaminen ja kehittämishankkeiden liittäminen kokonaisuuteen, on auttanut jäsentämään kokonaisuuksia entistä paremmin organisaation kaikilla tasoilla.

ARC-ohjelmiston pikastartti päätettiin toteuttaa siten, että asiakas otti vetovastuun viidestä konsultaatiopäivästä. Tämä tarkoitti sitä, että sisäministeriön pelastusosasto päätti päivien aiheet ja asiantuntijamme Lassi Ropponen oli mukana kertomassa, miten kokonaisarkkitehtuuria asiakkaan tarpeisiin nähden kannattaa lähteä toteuttamaan.

Arterin pikastarttikonsepti vaikutti meillä hyvin paljon jatkon tekemiseen. Heti alussa oli selvää, että otamme itse tästä asiasta vetovastuun. Se pakotti toimimaan heti kerralla niin, että itse ymmärrämme mitä olemme tekemässä ja mihin haluamme päästä. Konsultti oli erinomaisena tukena tässä oppimisprosessissa. Jotakin kummallista tapahtui niiden viiden koulutuspäivän aikana; asiat selkenivät kerralla ja sitä polkua on ollut helppo edetä ja pystymme nyt rakentamaan lisää silloin opitun päälle.” Jari Soininen kertoo.

- - -

ARC on kokonaisarkkitehtuurin mallintamisen ja hallinnan työkalu. Se mahdollistaa organisaation rakenteiden ja niiden välisten yhteyksien kuvaamisen visuaalisesti. Ohjelmistoon voidaan mallintaa toiminnan osa-alueita strategiasta tietojärjestelmiin, ja se sisältää valmiin viitekehyksen, jonka avulla kokonaisarkkitehtuurityön voi aloittaa ketterästi organisaation omien kehitystarpeiden mukaisesti. Muodostuvan kokonaiskuvan avulla liiketoiminnan muutosvaikutuksia voidaan arvioida ja ennakoida. Tällöin päätöksenteko on tietoperusteista ja laadukasta.

>>> Tutustu ARC-ohjelmistoon itse tilaamalla ilmainen demo täältä.