HiQ rakensi Alkolle uuden Aula-intranetin, joka toimii sisäisen viestinnän keskuksena ja ketjuohjauksen välineenä. Samalla Alkon tiimityövälineet uudistuivat.

Haaste: Lähes 20 vuotta vanha Alvari-intranet ei enää vastannut tarpeita

Alkossa otettiin vuonna 1998 käyttöön Alvari-intranet, joka palveli alkolaisia 20 vuotta. Alvari oli pidetty sisäisen viestinnän pääkanava, mutta se ei enää palvellut nykytarpeita. Alkosta puuttui myös mahdollisuus tiimityöhön modernisti ja mobiilisti. Tiedostoja työstettiin pääasiassa verkkolevyillä.

Tavoite: Sisäinen viestintä, ketjuohjaus ja tiimityö moderniksi

Alkon päätavoitteena oli saada viestinnällä johtaminen ajan tasalle. Tämä tarkoittaa, että uusi intranet ja tiimityövälineet:

• sisältävät tietoa, johon voi luottaa
• tuovat lisäarvoa yhteiseen tekemiseen
• mahdollistavat sujuvan työn
• toimivat tehokkaana ketjuohjauksen välineenä
• luovat hyvää Alko-fiilistä

Alkossa on noin 2 400 työntekijää, joista 200 on toimistohenkilöstöä ja loput työskentelevät myymälöissä. Alusta asti oli selvää, että uusien työvälineiden käytön tulee olla helppoa ja selkeää ja onnistua myös mobiililaitteilla.

Ratkaisu: Näkymä tietoon Aula-intranetin kautta

Alkon Näkymä tietoon -projektissa rakennettiin yhteistyössä HiQ:n kanssa uusi Aula-intranet, joka toimii sisäisen viestinnän keskuksena ja ketjuohjauksen välineenä. Intran lisäksi otettiin käyttöön Microsoft Teams ja modernit SharePoint-työtilat.

HiQ oli mukana kokonaisuuden suunnittelussa ja vastasi teknisestä toteutuksesta kokonaisuudessaan. Projekti jaettiin kahteen vaiheeseen: loppuvuodesta 2018 otettiin käyttöön uusi intranet ja huhtikuussa 2019 pakettia laajennettiin tiimityövälineillä. Projektin toisessa vaiheessa intranetia myös jatkokehitettiin käyttäjäpalautteen perusteella.

"Projektin nimi Näkymä tietoon kuvaa hyvin sitä, että halusimme uuden intranetin olevan ponnahduslauta kaikkeen henkilöstölle tarpeelliseen sisältöön. Kun jalkautimme intraa, saimme kehitysehdotuksia, joihin pystyimme heti puolen vuoden sisällä vastaamaan. Se sitoutti käyttäjiä, kun ihmiset huomasivat, että toiveet otetaan huomioon." Tiina Lassi, Alkon viestintäasiantuntija

Aula-intranetiin on perinteisten intranetin toiminnallisuuksien lisäksi rakennettu myymälöiden tehtävälistaus, josta kukin käyttäjä näkee oman myymälänsä ajankohtaiset tehtävät. Alkon toiminnan kehitysideoiden systemaattiseen keräämiseen on mahdollisuus IdeaBoxin kautta. Myös Alkon henkilöstölehti Korkki sai uuden, digitaalisen version projektin myötä.

Koska vanha Alvari-intranet oli kytköksissä moniin muihinkin järjestelmiin, intranetin uudistaminen vaati useiden taustajärjestelmien pöyhimistä ja modernisointia matkan varrella.

Tulokset: Modernit työtavat kaikille alkolaisille

Alkossa pidettiin huolta siitä, että koko henkilöstö perehdytetään uusien työvälineiden käyttöön.

Muutos vanhaan intraan ja verkkolevyihin verrattuna on ollut huomattava, sanoo Tina Lassi.

Aktiivinen viestintä ja avoin kulttuuri auttoivat muutoksessa. Hyvänä viestintä- ja tukikanavana toimi Yammer, joka oli Alkossa käytössä jo ennen projektia.

Lopputulos on saanut käyttäjiltä kiitosta

Lähes kaikki haaveet, jotka alunperin intran suunnitelmaan piirsimme, ovat käyneet toteen. Sitkeys ja päämäärätietoisuus sekä Alkossa että HiQ:lla auttoivat siinä, että projekti vietiin onnistuneesti maaliin, kiittää Lassi.

Alkon ja HiQ:n yhteistyö jatkuu myös projektin jälkeen: kehitysideoita on kertynyt edelleen, ja Office 365 -roadmap vaatii jatkuvaa seurantaa ja suunnittelua.