Ohjelmistoyhtiö Admicomilla oli tarve kehittää koko konsernin tuotteille yhteinen ohjauspaneeli, jonka näkymän jokainen käyttäjä pystyisi räätälöimään itselleen sopivaksi. Järjestimme ja fasilitoimme heille Design Sprintin, joka rakentui Admicomin tavoitteiden ja asiakkaiden kokemusten ympärille. Sprintin avulla Admicom sai tehokkaan lähtölaukauksen hankkeelle, jonka tavoitteena on luoda asiakkaille täysin uusi ja edistyksellinen käyttökokemus kaikkiin konsernin tuotteisiin.

Asiakas

Admicom on nopeasti kasvava ohjelmistoalan konserni. Sen ohjelmistoperheeseen kuuluu useita rakentamisen, talotekniikan ja teollisuuden ohjelmistoratkaisuja, kuten toiminnanohjausjärjestelmä Adminet ja Tocomanin rakennusalan ohjelmistot.

Adminet on toiminnanohjausjärjestelmä, joka kattaa kaikki rakentamisen, talotekniikan ja teollisuuden pk-yritysten ohjelmistotarpeet tarjouslaskennasta kirjanpitoon. Tocomanin ohjelmistojen avulla saa kattavan, havainnollisen ja käytännön tekemistä helpottavan kokonaiskuvan rakennusprojektin etenemisestä.

Asiakkaan haaste

Admicomin konsernin eri ohjelmistojen ohjauspaneeli ei ollut riittävän selkeä eikä intuitiivinen. Samalla käyttäjällä saattaa olla erilaisia rooleja esimerkiksi budjettivastaavana, työnjohtajana tai työmaan dokumentoinnin osalta. Ohjauspaneelissa oli jokaiselle roolille eri näkymä, joten käyttäjä joutui hyppimään sekavasti näkymästä toiseen.

Asiakkaan toiveena olikin ohjausnäkymä, jossa olisi helppoa navigoida eri palveluiden ja toimintojen välillä. Käyttöliittymän tulisi olla selkeä ja siitä pitäisi nähdä yhdellä silmäyksellä kaikki tärkeimmät asiat. Toiveena oli myös mahdollisuus lisätä eri näkymille käyttäjäkohtaista räätälöintiä myöhemmin.

Käyttäjä on kaiken ytimessä

Ennen Design Sprintiä haastattelimme Admicomin ohjelmistojen käyttäjiä. Kysyimme heiltä, mikä ohjelmistojen käytössä vie eniten aikaa, mikä aiheuttaa harmaita hiuksia ja mikä helpottaisi käyttöä. Katsoimme yhdessä, millaisia teemoja nousi esiin ja äänestimme niistä tärkeimmät. Näin sprintille saatiin aidosti käyttäjälähtöinen lähtökohta nopealla aikataululla.

Sprintin fasilitoivat Fraktion suunnittelijat ja Admicomin työntekijöitä oli koolla monialainen työryhmä eri toiminnoista, kuten markkinoinnista, tuotejohdosta ja asiakaspalvelusta. Oman, ketterän Design Sprint -mallimme mukaisesti he osallistuivat työskentelyyn vain kolmen aamupäivän ajan, minkä jälkeen meidän tiimimme jatkoi työskentelyä. Asiakas sai siis merkittävän hyödyn joutumatta käyttämään kovinkaan paljoa työntekijöidensä aikaa.

"Odotukset olivat korkealla, ja ne myös täyttyivät – Design Sprint sujui todella hyvin! Olemme saaneet sisäisestikin palautetta, että sprintti oli tosi hyvin fasilitoitu. Lauri ja Vitali ovat ammattimaisia ja empaattisia. Heidän tietämyksensä oli avainroolissa. Saman pöydän ääressä ideointi ja workshoppaaminen oli erittäin tehokas tapa työskennellä, kun asioita pystyttiin lähestymään monesta eri tulokulmasta samaan aikaan. Yhdessä miettimällä ideoita syntyy paljon. Se kannattaa: vaikka kaikki ideat eivät välttämättä olisi relevantteja, niiden joukosta löytyvät ne parhaat", kertoo Samuli Rantanen, Product Designer, Tocoman/Admicom

Prototyypin testaaminen säästää aikaa ja resursseja

Tiimimme jatkoi Design Sprintiä luomalla ohjauspaneelin prototyypin. Sitä testattiin aidoilla käyttäjillä ja heiltä saatiin palautetta. Tässä päästäänkin Design Sprintin nerokkuuteen. Kaikki testaavat tuotteitaan, mutta liian moni testaa vasta tuotantovaiheessa. Prototyyppiä testaamalla sen sijaan saadaan lyhyessä ajassa aitoa käyttäjäpalautetta. Riski on matala ja prosessi opettaa jatkuvasti. Jos jokin ei toimi, suuntaa voi vaihtaa, ennen kuin on tuhlattu liikaa aikaa ja resursseja.

Testauksessa kävi esimerkiksi ilmi, että ohjauspaneelissa haastavinta on näkymästä toiseen vaihtaminen, ja siitä pitää tehdä selkeämpi. Asiat, jotka meidän tiimimme koki selkeiksi, eivät välttämättä olleet sitä muille. Siksi testaaminen onkin niin tärkeää!

Design Sprintin opit käyttöön koko organisaatiossa

Fraktiolla on Design Sprintissä hyvin valmentava ote. Emme mene asiakkaan luokse vain koodaamaan tai fasilitoimaan, vaan annamme menetelmän, jonka avulla asiakas voi itse oppia ja jatkaa kehittämistä. Sprintin lopussa kävimme Admicomin kanssa läpi käyttäjätestauksessa esiin nousseet huomiot ja suosituksemme jatkokehitykseen, ja luovutimme testatun prototyypin heidän käyttöönsä.

Sprintin jälkeen Admicom on edennyt dashboardinsa toteutuksessa erinomaista tahtia, ja he ovat aloittaneet muitakin hankkeita, joissa he käyttävät Design Sprintiä sisäisenä työkaluna.

Design Sprintin tuottama arvo ja hyöty näkyvät työssämme edelleen, ja käytämme siellä opittua usein ohjenuorana.

"Olemme ottaneet Design Sprintin käyttöön sisäisesti ja hyödynnämme Fraktiolta saatuja oppeja koko konsernin laajuisesti. Sprintti vahvisti myös mielenkiintoamme muotoiluajattelua kohtaan. Asiakaskokemus on konsernin strategian keskiössä ja muotoiluajattelun prosessit vievät meitä tätä yhteistä tavoitetta kohti. Olemme matkalla kohti muotoilukypsyyden seuraavaa porrasta. Siitä voimme kiittää Fraktiota, kuvailee Samuli Rantanen, Product Designer, Tocoman/Admicom.