Tuoteomistajan työ on usein haastavaa ja väärinymmärrettyä. Kehitystiimillä voi olla kovat odotukset tuoteomistajaansa kohtaan, ja tiimi voi myös helposti pettyä hänen toimintaansa. Tiimi on kuitenkin avainroolissa, jotta tuoteomistaja voi onnistua työssään. Tekstin lopusta pääset katsomaan videon aihetta käsitelleestä puheenvuorostani Ammattimainen tuoteomistajuus menestystekijänä -tapahtumassa.

Kirjoitin vuonna 2019 jutun siitä, miten tuoteomistaja onnistuu työssään kehitystiimin avulla. Kävin puhumassa aiheen tiimoilta Ammattimainen tuoteomistajuus menestystekijänä -tapahtumassa huhtikuussa 2021, ja koostin tähän blogiartikkeliin puheenvuoroni vinkit siitä, miten kehitystiimi voi auttaa tuoteomistajaa onnistumaan työssään.

Puheenvuorossani esitin väittämän, että kehitystiimit usein odottavat liikaa tuoteomistajaltaan ja saattavat helposti pettyä hänen toimintaansa. Kehitystiimi on myös avainroolissa, jotta tuoteomistaja voi ylipäänsä onnistua työssään. Kehitystiimin pitää pelata tuoteomistajalle maalinteon paikka, jotta koko joukkue voisi yhdessä saavuttaa kehityshankkeelle asetetut tavoitteet.

Ehkä odotuksemme hankkeelle 100 % omistautuneesta, ketterän tuotekehityksen salat hallitsevasta tuoteomistajasta, on vain yksinkertaisesti liikaa. Ainakin siihen asti kunnes kaikkeen digikehittämiseen suhtaudutaan kuin tuotekehitykseen, jonka fasilitointiin tarvitaan ammattilaistuoteomistajia.

Vincitillä työoletuksemme on se, että asiakas nimeää tuoteomistajan omiensa joukosta. Vincitin projektiliidi ja asiakkaan tuoteomistaja muodostavat työparin, joka työskentelee kohti yhteisiä tavoitteita. Usein työskentelyssä tarvitaan valmentavaa otetta ennen kuin tuoteomistajan työpanos vastaa tiimin odotuksia ja mahdollistaa onnistumisen yhdessä. On myös erittäin tärkeää, että kehityshankkeeseen tuoteomistajaksi ryhtyvä arvioi itse ja kollegoidensa tukemana sen, miten hyvin hän pystyy vastaamaan kehitystiimin odotuksiin. Muiden tehtävien ja vastuiden taakka, aikaisempi tietotaito ja oma intohimo opetella uusi rooli ovat olennaisia tarkastelun kohteita.

Kun uusi tuoteomistaja ja kehitystiimi aloittavat yhteistyön, on kaikilla edessään paljon opeteltavaa. Alla oleva tekemäni Niksi-Pirkka-vinkkilista ei ole kaiken kattava, mutta näihin asioihin olen itse törmännyt työarjessani. Laita kommenttia LinkedIniin tai Vincitin somekanaviin, jos työkalupakissasi on muita hyviä keinoja tuoteomistajien auttamiseksi.

1. Ennen kuin voi auttaa, pitää selkeyttää oma toiminta

Ennen kuin tiimi voi toivoa tuoteomistajan toimivan tietyllä tavalla tai auttavan ja valmentavan heitä, pitää tiimin ensin selkeyttää oma toimintamallinsa ja työtapansa. Miten tiimin kannattaa ja miten se haluaa työskennellä?

Millaiset toimintatavat sopivat kyseiseen hankkeeseen? Mitä tarkoittaa valmis projektissa? Koska työ voidaan aloittaa? Miten seurataan edistymistä kohti yhdessä määriteltyjä tavoitteita? Mitä ketterä kehittäminen tarkoittaa käytännössä meille juuri tässä hankkeessa? Miksi teemme näitä asioita ja miten kehitämme omaa toimintaamme?

Joskus näitä asioita ei syystä tai toisesta haluta miettiä syvällisesti. Tällöin riittävän hyvä ratkaisu voi olla se, että tiimi ottaa “keittokirjasta” reseptin (esim. Scrum) ja noudattaa sitä. Kannattaa kuitenkin muistaa, että nuudelikeitosta on pitkä matka yhdeksän lajin illalliseen. Yksi resepti ei riitä ja kaikkea pitää säätää kokemuksen karttuessa ja projektikohtaisesti.

2. Kehitä empatiaa ja selvitä tuoteomistajan voittoehdot

“Me tarvitaan käyttäjätarinoita, kirjoita meille käyttäjätarinoita!”

Tiimin on helppo esittää vaatimuksia tuoteomistajalle, mutta kuinka moni kehitystiimi kuitenkaan oikeasti ymmärtää tuoteomistajaansa?

Jos kehitystiimi on sitoutunut auttamaan tuoteomistajaansa onnistumaan työssään, ottaa tiimi selvää hänen muista vastuistaan, tavoitteistaan, työviikon sisällöstä, harrastuksistaan ja muista olennaisista voittoehdoista. Mitkä asiat mahdollistavat onnistumisen?

Tiimin kannattaa kehittää empatiaa tuoteomistajaansa kohtaan. Sen jälkeen vaatimuksetkin ovat varmasti osuvampia ja niihin saa helpommin toivotunlaista vastinetta.

Ajatusleikki: Mitä tapahtuisi, jos vaihtaisit tuoteomistajan kanssa tehtäviä yhdeksi viikoksi? Mitä oppisitte toisistanne?

3. Vastaa odotuksiin kiteyttämällä ihmisten roolit ja vastuut

Erityisesti isommassa hankkeessa kannattaa kirjoittaa ihmisten roolit ja vastuut auki ja näkyville. Vanha kunnon RACI-matriisi voi olla arvokas työkalu, joka auttaa myös laajentamaan kapeita pullonkauloja ja sujuvoittaa tiedon virtaamista.

Kun roolit ja vastuut on selkeytetty, on kaikille selvää mitä heiltä odotetaan ja mitä heidän kannattaa odottaa muilta.

Mielenkiintoinen esimerkki muiden rooleihin liittyvistä oletuksista löytyy artikkelista PM and UX Have Markedly Different Views of Their Job Responsibilities. Artikkeli purkaa 372 vastauksen kyselytutkimusta siitä, miten eri mieltä tuotehallinnan ja UX-suunnittelun edustajat olivat siitä, mitä tehtäviä ja vastuiJos rooleihin liittyvää selkeytystä ta sisältyy toistensa työnkuvaan. Jos rooleihin liittyvää selkeytystä ei tehdä, työskentely etenee toisten rooleista tehtyjen oletusten varassa ja edessä voi ennen pitkää olla sotku, joka täytyy siivota.

4. Laadi tuoteomistajan aika-avaruusjatkumoon mahtuva lukujärjestys

Tehkää yhdessä lukujärjestys, joka realistisesti mahtuu tuoteomistajan aika-avaruusjatkumoon. Päivä sprintin vaihtoa per 2 viikkoa voi olla kuolettava vaatimus tuoteomistajalle.

Jos tuoteomistajan on mahdotonta sitoutua lukittuihin sprinttipalavereihin ja -sykliin esim. koska matkustaa tapaamassa asiakkaita, niin kannattaako tiimin ylipäätään työskennellä Scrum-sykleissä? Toimisiko Kanban-tyyppinen virtauspohjainen malli ja viikoittaiset lyhyet tavoitepalaverit ja miniretrot paremmin tiimille?

Miten tiimi on sitten päättänytkään työskennellä, on toistuvien rituaalien kuten demojen, retrojen, suunnittelun ja kehitysjonon jalostamisen lisäksi varattava riittävästi yhteistä työaikaa tiedon louhimiselle, mutustelulle ja speksiksi kirkastamiselle. Tiedonhaun ja kerätyn tiedon jalostuksen aiheet kannattaa kalenteroida etukäteen lähitulevaisuuteen. Näin luodaan edellytyksiä sille, että tiimille on aina tarjolla tavoitteita edistävää kehitystyötä.

5. Rakenna tuoteomistajatiimi

Jos tuoteomistajan aika ei kalenteroinnista ja mahdollisten muiden vastuiden uudelleenjärjestelystä huolimatta tahdo riittää, on aika hankkia apua.

Tuoteomistaja on instituutio.

“Instituutiot ovat sosiaalisen järjestyksen ja yhteistyön rakenteita ja mekanismeja, jotka ohjaavat kahden tai useamman yksilön käyttäytymistä.” Lähde: https://fi.wikipedia.org/wiki/Instituutio

Tuoteomistajalla voi siis olla “kätyreitä”, jotka yhdessä muodostavat tiimin. Päivän päätteeksi tuoteomistaja on kuitenkin aina vastuussa kehitysinvestoinnin arvon tuoton maksimoinnista. Osan tehtävistä hän voi delegoida, jolloin tuoteomistajatiimin tulee sopia omat keskinäiset pelisäännöt ja sujuvan tiedonkulun käytännöt.

Esimerkiksi jos tuoteomistaja ei ehdi tai osaa pohtia käyttäjätarinoiden hyväksyntäkriteerejä, kerätä käyttäjä- ja asiakaspalautetta, konseptoida uusia ominaisuuksia, niin mitä näistä töistä voidaan siirtää tiimille? Tässä tilanteessa UX-designerit ovat yleensä kultaakin kalliimpia työpareja tuoteomistajille vaatimusten keräämisessä, validoinnissa ja kommunikoinnissa muulle tiimille eli voimavara, jota kannattaa ehdottomasti hyödyntää.

Jos tuoteomistaja ei itse ehdi selkeyttää, kiteyttää ja viestiä, niin hänen kannattaa delegoida se, mikä on järkevää ja keskittyä itse päätösten tekemiseen, vastausten kaivamiseen ja esteiden poistamiseen. Näin tiimi pystyy jatkamaan kehitystyötä vaikka tuoteomistajan oma tilanne olisikin haastava.

6. Anna tuoteomistajan keskittyä tarinankerrontaan

Toisinaan näkee tilanteita, joissa tuoteomistaja puhuu ja tiimi kuuntelee korvat höröllä ja keskustelee käsiteltävästä aiheesta.

Kukaan ei kuitenkaan tee muistiinpanoja, raapusta käyttäjätarinaa tai hahmottele hyväksyntäkriteereitä. Monelle meistä puhuminen ja kirjoittaminen samanaikaisesti saattaa olla todella vaikeaa, joten voi olla, että tuoteomistajalla on yksi ilta-askare lisää.

Kaikki meistä kuitenkin osaavat kirjoittaa! Maksimoi tuoteomistajan ajankäytön hyöty ja anna hänen keskittyä tarinankerrontaan.

Voit muutenkin helpottaa tuoteomistajan ja kehitystiimin vuorovaikusta esimerkiksi:

• Puhumalla tuoteomistajan ymmärtämää kieltä.
• Luomalla yhteinen liiketoimintaa kuvaava sanasto.
• Selittämällä ja listaamalla näkyviin ratkaisuehdotusten vahvuudet ja heikkoudet.
• Hahmottelemalla havainnekuvia keskustelun ja muistin tueksi.

7. Kirkasta kehitysjono Story Mapin avulla

Kun tiimi ja tuoteomistaja ovat yhdessä selkeyttäneet hankkeen tavoitteet esim. kiteyttämällä vision, mittarit ja kehitystiekartan esityksen muotoon (jolla tuoteomistaja mm. tekee myyntityötä omassa organisaatiossaan), on aika kääriä hihat toiseen asentoon ja käydä kehitysjonon kimppuun.

Ajan saatossa kehitysjono kuitenkin tuppaa venymään ja paisumaan, ja sen jalostus ja hallinta voi muuttua jopa lähes mahdottomaksi.

“En ymmärrä mitä nämä tarinat ovat, mihin nämä liittyvät? Ei täältä löydä mitään. Missä se tiketti on joka tehtiin viime viikolla?”

Metsä hukkuu puilta, kun sinne kävelee riittävän pitkälle. Mutta kuten metsäammattilaisella, on tuoteomistajalla ja kehitystiimillä myös useita eri työkaluja työmaansa arvointiin. Ehdoton suosikkini on User Story Mapping, joka asettaa tarinat takaisin käyttäjien kontekstiin ja selkeyttää missä järjestyksessä kehitystä kannattaa tehdä. Ohessa muutama linkkivinkki:

• Mapping User Stories in Agile
• User Story Mapping with Jeff Patton
• Story Mapping in UX Knowledge Base Sketch 

Kuva © Krisztina Szerovay — www.uxknowledgebase.com

8. Tarjoa apua oman tonttisi ulkopuolelta

Joskus voi tulla sellainen tilanne eteen, että pitää miettiä miten voisin auttaa tuoteomistajaa oman tonttini rajojen ulkopuolella. Voinko itse luoda nahkani, astua ulos roolini rajoista ja pois omalta mukavuusalueelta yhteisen edun vuoksi?

Jos päätät tehdä näin, niin laita välittömästi kalenteriin vaikka kuukauden-parin päähän muistutus siitä, että teet itsesi kanssa “sanity-checkin”. Ovatko asiat, jota olet tehnyt auttaaksesi tuoteomistajaa sellaisia, joiden tekemistä haluat jatkaa? Meneekö tämä sivupolku kutsumuksesi suuntaan vai siitä poispäin?

Monesti teemme asioita, joissa voimme olla hyviä ja joista saamme mielihyvää, mutta jotka pidemmällä aikatähtäimellä kuluttavat enemmän kuin antavat. Kannattaa lukea kollegani Juha Riipin blogiartikkeli työn mystisestä merkityksellisyydestä ja pohtia ajatuksella omaa kutsumustasi. Erityisesti jos tuntuu siltä, että olet joutunut sivupoluille.

Voihan myös olla, että tuoteomistajan työ on todellinen kutsumuksesi. Siihen ei kuitenkaan kannata ajautua tiedostamatta roolin moninaisuutta ja haastavuutta!

+1: Pelaa avoimin kortein ja rakenna luottamusta

Tuoteomistajan ja tiimin yhteinen sävel ja tekemisen meininki löytyy vain, jos asioista ja työn haasteista keskustellaan avoimin kortein.

Hankkeen alussa vaadittavaa luottamusta ja henkilökohtaista psykologisen turvallisuuden tunnetta ei välttämättä kuitenkaan ole näihin keskusteluihin. Luottamuksen rakentaminen omat haavoittuvuudet paljastamalla voi tuntua liian rohkealta – jopa sopimattomalta uuden kehityshankkeen alussa.

Luottamus kyllä syntyy ajan saatossa yhdessä tekemällä, mutta usein aikataulu pakottaa meidät vain ottamaan hypyn tuntemattomaan.

Tällöin tiimi auttaa pitämään tuoteomistajan nenän pinnalla – tai hukkuu itse samalla.