SmartInvoice nopeuttaa laskujen käsittelyä

post_image

Bilot toteutti Certialle SmartInvoice-ratkaisun. Certian SAP-ympäristöön asennetun järjestelmän ansiosta laskujen hyväksyntäprosessi nopeutuu ja ostoreskontran työmäärä vähenee merkittävästi.

Certia Oy on yliopistojen ja korkeakoulujen talous- ja henkilöstöhallinnon palveluiden tuottamiseen erikoistunut yritys. Palvelukeskus tarjoaa asiakkailleen myös muita nykyaikaisiin tietojärjestelmiin liittyviä asiantuntijapalveluita. Vuonna 2010 perustetussa Certiassa työkentelee noin 80 henkeä ja sillä on toimipaikat Vaasassa, Joensuussa ja Vantaalla. Certialla on ollut SAP:n talous- ja henkilöstöhallinnan järjestelmät käytössään toimintansa alusta lähtien, mutta ostolaskutus toimi aiemmin erillisessä järjestelmässä.


 ”Halusimme ostolaskujen käsittelyyn uuden SAP-pohjaisen ratkaisun. Julkiseen kilpailutukseemme osallistui lukuisa määrä toimittajia, joista lopulta valitsimme Bilotin sekä heidän kehittämänsä SmartInvoice-järjestelmän”, Certian palvelutuotannon johtaja Pirkko Kero-Kangasluoma kertoo.

SAP-pohjainen järjestelmä tuo kustannussäästöjä

Projektin tavoitteena oli tehdä ostolaskujen ja muiden dokumenttien sähköinen kierrätysjärjestelmä. Ratkaisuun kuuluu niin osto- ja kululaskujen vastaanotto, hyväksyntäkierto ja arkistointiin vienti kuin muistioiden sekä palkkahallinnon ja maksuliikenteen dokumenttien käsittely. Bilotin kehittämä SmartInvoiceTM-ratkaisu asennettiin Certian SAP-ympäristöön ja se toimi lähtökohtana Certian toiveiden mukaisten lisäominaisuuksien toteuttamisessa. 

”Ratkaisua valittaessa toiminnallisuus oli meille se tärkein tekijä. Bilotilla oli hyvä pohja valmiina, jonka käytettävyyttä sitten muokkasimme omien asiakkaidemme tarpeiden mukaisesti”, Certian järjestelmäpalveluista vastaava johtaja Jarkko Nygren kertoo.

 ”SmartInvoice on helppokäyttöinen, moderni järjestelmä. Ratkaisu on myös huomattavasti aikaisempaa edullisempi, koska se toimii suoraan SAP:n sisällä”, Pirkko Kero-Kangasluoma toteaa. 

Käyttöliittymät HTML5-tekniikalla

Projektissa toteutettiin myös integraatiot eri lähdejärjestelmistä SAP:iin sekä käyttöliittymät niin Certian pääkäyttäjille kuin yliopistojen ja korkeakoulujen loppukäyttäjille. Bilotin ehdotuksesta prosessien asiatarkastajille ja hyväksyjille toteutettiin HTML5-pohjaiset käyttöliittymät, jotka toimivat kaikilla nykyaikaisilla selaimilla. 

”Saimme Bilotilta hyviä ja selkeitä ehdotuksia. Järjestelmästä tehdään jatkossa myös älypuhelimille suunniteltua versiota”, Jarkko Nygren kertoo. Testaukset tehtiin ensin Bilotin toimesta ja sitten Certiassa. Määrittelyvaiheen lopussa sekä toteutuksen loppuvaiheessa ratkaisua demottiin myös loppukäyttäjille. 

”Asiakkaillemme järjestetyissä katselmoinneissa saatiin erinomaisia kommenteja ja vinkkejä”, Pirkko Kero-Kangasluoma toteaa tyytyväisenä. ”Ja Bilot otti hyvin kiinni tarpeista ja oli valmis myös toteuttamaan ne”.

Loppukäyttäjät arvostavat järjestelmän helppoutta

SmartInvoice-järjestelmän ansiosta laskujen hyväksyntäprosessi on virheetön ja aiempaa selvästi nopeampi. Samalla ostoreskontran työmäärä vähenee merkittävästi. Ratkaisun avulla voi myös automatisoida erilaisia prosesseja, esimerkiksi laskujen hyväksynnän sopimusten tai laskujen toistuvuuden perusteella. 

”Kehitimme yhdessä Bilotin kanssa uusia ratkaisuja, joilla saamme lyhennettyä dokumenttien käsittelyaikaa. Nyt voimme itse tehostaa toimintaamme hallitsemalla ja automatisoimalla prosesseja”, Jarkko Nygren kuvailee. Käyttöönoton jälkeen yliopistoilta ja korkeakouluilta on tullut runsaasti kiitosta ratkaisun ja käyttöliittymien sujuvuudesta ja selkeydestä.

 ”Loppukäyttäjiltä on tullut järjestelmän helppoudesta sellaista palautetta, että sitä oppii käyttämään ilman koulutustakin”, Pirkko Kero-Kangasluoma hymyilee.

Suosittelija:

”Järjestelmä on niin helppo, että sitä oppii käyttämään ilman koulutustakin” Pirkko Kero-Kangasluoma, palvelutuotannon johtaja, Certia

Pirkko Kero-Kangasluoma, palvelutuotannon johtaja, Certia

Referenssi SmartInvoice nopeuttaa laskujen käsittelyä
Tilaaja: Certia
Toimittajan yhteyshenkilö:
Kristiina Sarén +358 40 822 2796
Lisätietoja: Siirry yrityksen profiiliin Siirry yrityksen kotisivulle
Tagit
Jos tarjontatagi on sininen, pääset klikkaamalla sen kuvaukseen
Hankinta
Taloushallinto
Toiminnanohjaus ERP
Integraatiot
It-infrapalvelut
Dokumenttien hallinta
Käyttöliittymäsuunnittelu
Maksaminen
Julkishallinto
Koulutusala
Konsultointi
Toteutustyö
SAP
laskunkierrätys
Pinterest

Asiantuntijat ja yhteyshenkilöt

Markus Kuuranta

UX Designer – Service Design & User Experience

I am a UX designer and one could describe me as a concept sculptor. I listen carefully to customers' needs, considering them from various points of view, eventually shaping those needs into digital concepts and fascinating user interfaces. It’s paramount for me to really grasp the true and sometimes unspoken needs of the user – and then add some visual umami. The most rewarding moments are those watching people using the solutions we’ve designed as a team, and see them in awe and genuinely connecting with our design.


Capturing and internalizing sometimes discrete customer requirements and communicating those to the team can sometimes be really demanding, but this is what I love about my job. I really enjoy working with developers, as their unique mindsets challenge my work often in unexpected ways. I enjoy collaborating with a really wide range of experts contributing to the end-result, each in their own way.


Our slogan is We stand for more. For me it means being more than the sum of our parts, every individual bringing their own expertise to the project. We are stronger together, to put it simple. Here at Bilot you can just be who you are, with no pressure of having to play any roles or worrying about fitting in. Being the father of a recent newborn has also taught me to appreciate the flexibility of our working environment.


On my free time I do pretty much the same things as at work – but with a twist. Somehow, no matter how busy I am, I always manage to fit in some personal projects into my schedule. I love playing computer games and I also develop educational games for kids. I used to be an active fencer too but with a baby on board, my sword-involving-activities have been sheathed for now.


Muita julkaisuja Bilot:lta

ite wikin digitalisaatio & innovaatiot blogimedia

Business Intelligence ja data-analytiikka tulivat osaksi kaikkea liiketoimintaa
Nordic Digital Business Summit torstaina 5.10. - liput 20 % alennuksella ite wikin alennuskoodilla
Parhaat mainosmediat Suomessa - tutkimus: printtimedia päihittää Facebookin
EU:n tietosuoja-asetus GDPR tulee, tässä kaikista tärkein toimenpide tehtäväksi!
City Digital -konserni vahvistuu - Ohjelmistotalo W3 Group muuttuu City Dev Labsiksi
Näin tunnistat hakkerin verkossasi - Kyberturvallisuus vaatii yrityksiltä reagointikykyä