B2B-kaupankäyntiin vaikuttaa tällä hetkellä moni muuttuja. Teknologiat kehittyvät ja digitalisaatio lisääntyy, mutta samalla yritykset saavat seurata tarkalla silmällä maailman tapahtumia. Yhdysvaltojen ja Kiinan nokittelu on vain yksi esimerkki valtioiden välisistä jännitteistä, jotka väistämättä heijastuvat myös ulkomaankauppaan ja yritysten suhteisiin. Syksyn tullen moni valtio kamppailee myös uudelleen kiihtyvän koronaepidemian kanssa.

EBG Network ja Basware järjestivät syyskuussa kansainvälisen kaupan nykytilaan ja sääntelyyn pureutuvan webinaarin, jossa puhuivat Gustav Gnosspelius ja Kent Westerlund Baswarelta sekä OpenPeppol AISBL:n André Hoddevik.

Heti kättelyssä kävi selväksi, että koronavirus on pakottanut yrityksiä muuttamaan ulkomaankaupan järjestelyjään viimeisen puolen vuoden aikana. Tätä mieltä oli 39 prosenttia webinaarin alussa järjestettyyn kyselyyn vastanneista. Gnosspelius ei juurikaan yllättynyt tuloksesta.

Odotimme koronapandemian vaikutuksen olevan tuota luokkaa. Hiukan yllättävää on, että jopa 40 prosenttia vastaajista kertoi, ettei mitään muutoksia ole tarvinnut tehdä, hän pohtii.

Samassa yhteydessä 11 prosenttia vastaajista sanoi, että toimintatapoja on muutettu sääntelyssä tapahtuneiden muutosten seurauksena. Tähän teemaan myös Gnosspelius sukeltaa syvemmälle.

Hän kertoo, että vuonna 2018 EU:n jäsenvaltioiden arvioidaan menettäneen yhteensä yli 140 miljardin euron arvonlisäverotulot. EU:n mukaan tähän ovat syynä veronkierto ja puutteelliset veronkantojärjestelmät. 

Arvonlisäverotulojen takaamiseksi tulisi katse siirtää transaktioiden jatkuvaan hallintaan, jonka malleja Gnosspelius käy läpi. Pohjoismaissa yleisessä post audit -mallissa verotiedot tarkistetaan vasta jälkikäteen. Euroopassa on kuitenkin kovaa vauhtia yleistymässä centralized invoicing -malli, jossa kaikki laskut hyväksytetään viranomaisella ennen kuin ne siirtyvät lähettäjältä vastaanottajalle.

Centralized invoicing -malli otettiin käyttöön ensin yritysten ja valtioiden hallintojen välisessä kaupankäynnissä, mutta nyt se on yleistymässä kaikenlaisissa transaktioissa”

Centralized invoicing -malli otettiin käyttöön ensin yritysten ja valtioiden hallintojen välisessä kaupankäynnissä, mutta nyt se on yleistymässä kaikenlaisissa transaktioissa. Esimerkiksi Italia sai tällä mallilla arvonlisäverotulojen menetykset kääntymään laskuun, Gnosspelius sanoo.

Hänen mukaansa keskitettyyn malliin siirrytään tällä hetkellä kiivaasti esimerkiksi Benelux-maissa. Etelä-Amerikassa malli on käytössä lähes kaikkialla. Gnosspelius kertoo, että trendin myötä mallilla on alettu käsitellä laskujen ohella myös muun muassa tilausdokumentteja.

Peppol tarjoaa turvallisen ja varman toimintaympäristön

B2B-kentässä suosiotaan on kasvattanut myös sähköisten dokumenttien välitykseen tarkoitettu eurooppalainen hankinta- ja viestintäjärjestelmä Peppol, joka sekin luotiin alun perin julkishallinnon tarpeisiin.

Peppolissa sähköiset dokumentit liikkuvat lähettäjän ja vastaanottajan välillä Peppol-yhteyspisteiden kautta. Kaikki verkostoon rekisteröityneet tahot käyttävät viestinnässään samoja alustoja, standardeja sekä digitaalisen tunnistautumisen menetelmiä, mikä tekee siitä kaupankäynnille varman ja turvallisen toimintaympäristön. 

Hoddevik kertoo, että syyskuun 2020 alussa Peppol-verkostoon kuului jäseniä 36 maasta ja sertifioituja palveluntarjoajia on jo lähes 300. Viime vuonna järjestelmä levittäytyi virallisesti myös Euroopan ulkopuolelle, kun Singaporeen saatiin paikallinen Peppol-viranomainen.

– Singaporesta käsin on pystytty auttamaan Peppol-tietoisuuden levittämisessä alueen muihin maihin. Tällä hetkellä esimerkiksi Malesiassa on runsaasti kiinnostusta seuraavan aasialaisen Peppol-viranomaisen perustamiseen, Hoddevik sanoo.

Singaporesta käsin on pystytty auttamaan Peppol-tietoisuuden levittämisessä alueen muihin maihin.”

Myös Peppol-verkoston tavoitteena on luoda transaktioiden jatkuvaan hallintaan malli, joka tarjoaa viranomaisille mahdollisuuden kerätä omien tehtäviensä kannalta merkityksellistä yritystoiminnan tietoa lähes reaaliajassa.

– Seuraava askel on viimeistellä ratkaisun arkkitehtuuri ja viedä malli kokeiluun muutamaan verkostossa mukana olevaan maahan. Projektiin on otettu mukaan veroviranomaisia, Peppol-palveluntarjoajia sekä Peppol-viranomaisia, Hoddevik kertoo.

Basware Networkin avulla kohti sähköistä laskuliikennettä ja hyvää toimittajahallintaa

Yksi sertifioitu Peppol-palveluntarjoaja on Basware Network, jonka kautta yritykset voivat lähettää ja vastaanottaa verkkolaskuja, hallita toimittajatietoja ja olla yhteydessä kauppakumppaneihinsa. Westerlund kertoo, että Basware Networkin kautta sähköisiä dokumentteja voidaan välittää jo yli 1,2 miljoonalle organisaatiolle ja yli 220 kumppaniverkostoon.

– Verkostoon kuuluva yritys vastaanottaa laskun ja muut ostotapahtumaan liittyvät dokumentit sähköisessä muodossa riippumatta siitä, missä muodossa ne ovat toimittajalta lähteneet. Palvelu siis muuntaa myös paperiset laskut aidoiksi verkkolaskuiksi, hän sanoo.

Westerlundin mukaan nykymaailmassa ei voi liiaksi korostaa läpinäkyvyyttä. Jokaisella yrityksellä olisikin hyvä olla kunnollinen ymmärrys siitä, kenen kanssa kauppaa tehdään. Toimittajahallintaan liittyy kuitenkin muutama yleinen haaste.

– Puutteellisten, eri järjestelmiin varastoitujen tai vanhentuneiden tietojen takia toimittajiin liittyvien riskien havainnointi voi vaikeutua. Monilla yrityksillä on lisäksi hankaluuksia muodostaa selkeää kuvaa toimittajiensa sosiaalisesta- ja ympäristövastuullisuudesta.

Puutteellisten, eri järjestelmiin varastoitujen tai vanhentuneiden tietojen takia toimittajiin liittyvien riskien havainnointi voi vaikeutua.”

Myös webinaariin osallistujat pääsivät arvioimaan yrityksensä toimittajahallinnan nykytilaa. Heistä vain 14 prosenttia kertoi, että toimittajille tehdään säännöllinen riskianalyysi. Lähes puolet totesi, että analyysi tehdään yhteistyön alkaessa. 

Westerlund arvioi tuloksen olevan odotettu. Hänen mukaansa on tyypillistä, että mahdollisia riskejä arvioidaan tarkasti ennen yhteistyön alkamista, mutta tämän jälkeen asialle ei anneta samanlaista painoarvoa. Kunnollinen näkyvyys toimittajakenttään johtaisi kuitenkin kestävämpiin kumppanuuksiin.

– Kun tunnet toimittajasi, tiedät tarkalleen mitä ostat. Näkyvyys toimittajakenttään luo lisäksi pohjan paremmille toimittaja-ostaja-suhteille, hän kiteyttää.

 

Basware ja Ite wiki toteuttavat syksyn 2020 aikana kyselytutkimuksen, jolla selvitetään suomalaisyritysten talouden näkymiä, läpinäkyvyyttä toimittajakenttään sekä liiketoimintaprosessien digitalisaation tilaa. Kysely on suunnattu yritysten toimitus-, talous-, digi- ja hankintajohdolle. Vastaa kyselyyn tästä.

 

Baswaren Ite wiki -profiili

Baswaren verkkosivut