Hae it-yrityksiä
osaamisalueittain:

Kohti parempaa laskutus- ja hankintaprosessia

29.10.2019 - Veera Kujansuu - Hankinnasta maksuun

Moni muutoshanke kompastuu epärealistisiin suunnitelmiin, kertoo Baswaren Sami Peltonen

Basware ONE -tapahtuma järjestettiin Helsingin Jätkäsaaren Clarion Hotellissa 14.10.2019. Tilaisuudessa kuultiin useita innostavia puheenvuoroja taloushallinnon ja hankinnan ammattilaisilta.

Yksi esiintyjistä oli Baswaren hankinnasta maksuun-ratkaisujen tuotejohtaja Sami Peltonen.

Peltonen on vasta hiljattain palannut takaisin Suomeen Baswaren Yhdysvaltojen organisaatiosta. Ennen kuin päästiin itse asiaan, juontaja Saimi Hoyer kysyi Peltoselta, mitä aika Yhdysvalloissa on opettanut.

– Työskentelin Yhdysvalloissa paikallisten asiakkaiden kanssa puolitoista vuotta. Siellä opin, että etenkin laskuautomaatiossa olemme täällä Suomessa todella paljon edellä muita. Yli 80 prosenttia yrityksistä täällä ottaa vastaan sähköisiä laskuja. Jos olisimme Amerikassa, asia ei todellakaan olisi näin, kertoi Peltonen.

”Etenkin laskuautomaatiossa olemme täällä Suomessa todella paljon edellä muita.”

Peltosen mukaan Baswaren suomalaisten asiakasyritysten kanssa työskentelystä saatujen kokemusten avulla päästään innovoimaan, miten laskuautomaatiota ja hankintaa kehitetään yhä pidemmälle myös muissa maissa.

Sitten itse esityksen aiheeseen. Kuinka laskutus- ja hankintaprosessia parannetaan ja palvelukeskuksen toimintaa tehostetaan? Peltonen erotteli neljä keskeistä prinsiippiä, jotka kannattaa pitää mielessä tehokkaampia prosesseja tavoitellessa.

Säilytä realismi muutosjohtamisessa

Moni muutoshanke kompastuu epärealistisiin suunnitelmiin tai odotuksiin. Jos tavoitteet on asetettu liian korkealle, niihin pääseminen on vaikeaa tai jopa mahdotonta.

Peltosen mukaan on äärimmäisen tärkeää, että mietitään mikä on oikeasti mahdollista, ja rakennetaan realistinen suunnitelma. Hän käytti esimerkkinä Baswaren isoa asiakasta Sony Musicia.

– Sony Musicilla on toimintoja ympäri maailmaa ja kymmeniä tuhansia toimittajia 50 eri maassa. Globaalissa toimintaympäristössä on haastavaa saada kaikki toimittajat osaksi heidän prosessiaan, kertoi Peltonen.

Kun muutoshanketta lähdetään viemään eteenpäin, on tärkeää totuudenmukaisesti arvioida toimittajien halukkuus muuttaa toimintatapojaan.

– Aluksi heidän ajatuksensa oli, että tärkeimmät toimittajat kytketään verkkolaskutuksen kautta prosessiin ja ns. “long tail” -toimittajia pyydetään kirjautumaan portaaliin jossa he voivat syöttää laskunsa. Kun keissiä käytiin läpi heidän kanssaan, ymmärrettiin, että on hyvin epärealistista odottaa koko toimittajien massan 50 eri maasta kirjautuvan heidän järjestelmäänsä. Realistisempi lähestymistapa on antaa toimittajien tehdä mitä he ovat tähänkin asti tehneet, kuten esimerkiksi lähettäneet pdf-laskuja.

Toimittajat voivat halutessaan rekisteröityä mukaan järjestelmään, mutta alkuvaiheessa se ei ole pakollista, kiteytti Peltonen.

Yksi tapa ei sovellu kaikkeen

Seuraava prinsiippi painottaa ratkaisujen valitsemista tarpeen mukaan. “No purchase order, no pay” -toimintatapa ei Peltosen mukaan ole ratkaisu kaikkeen tai joka tilanteessa paras tapa toimia. Jokaiselle kategorialle löytyy luonnollinen tapa hallita spendi proaktiivisesti.

Jokaiselle kategorialle löytyy luonnollinen tapa hallita spendi proaktiivisesti.

– Kaikista mahdollisista hankinnoista ei ole tarpeen lähteä tekemään tilauksia. Payment plan eli maksusuunnitelma on hyvä esimerkki siitä, että laskutus voidaan automatisoida käyttämättä tilauksia, Peltonen kertoi.

Yleisöstä nousi esityksen lopuksi kysymys, että jos “no PO, no pay” -periaate halutaan jalkauttaa, mikä on paras käytäntö siihen? Peltosella oli kysymykseen yksinkertainen vastaus:

– Kommunikaatio, kommunikaatio ja kommunikaatio!

Kommunikointi toimittajien kanssa on kaiken a ja o, jos heidät halutaan saada omaksumaan uusia toimintaperiaatteita.

 

A

 

Teknologia kehittyy nopeammin kuin koskaan

Teknologia kehittyy jatkuvasti, ja uudet innovaatiot mahdollistavat jatkuvan prosessien parantamisen parhaimmillekin organisaatioille. Kannattaa siis pysyä mukana kehityksen kelkassa!

Uudet innovaatiot mahdollistavat jatkuvan prosessien parantamisen parhaimmillekin organisaatioille.

Sami Peltosen esityksen mukaan Baswaren pilvestä löytyvät toiminnot tarjoavat mahdollisuuksia asettaa omia tavoitteita korkeammalle.

– Benchmark-ominaisuuden avulla voi reaaliajassa seurata, mihin parhaimmat organisaatiot ovat kyenneet. Palvelusta voi aina nähdä, missä keihäänkärki kulujen hallinnassa, automaation tasossa tai verkkolaskutusasteessa menee ja asettaa omat tavoitteet realistiselle tasolle, Peltonen kertoi.

Hyödynnä dataa

Data on tärkeää ja kaikki hyötyvät siitä, Peltonen kiteyttää. Baswaren palveluun upotettujen self-service -toiminnallisuuksien myötä kaikki data on jokaisen ulottuvilla koko ajan.

Sataprosenttinen näkyvyys mahdollistaa faktapohjaisen päätöksenteon sekä priorisoinnin.

– Raportoinnin pohjaksi voi ottaa jonkin valmiista raporteista ja ryhtyä rakentamaan siitä juuri sopivaa raportointia yrityksen tarpeisiin. Tämä ei vielä toistaiseksi ole täysin hyödynnetty toiminnallisuus, Peltonen kertoi.

Raportoinnin lisäksi Baswaren työkaluilla tullaan jatkossa tarjoamaan entistä enemmän ennustavaa analytiikkaa ja dataan perustuvia toimintaehdotuksia.

– Tänä päivänä pystytään jo kertomaan todennäköisyys sille, että lasku tullaan maksamaan ajoissa. Tällaista ajattelua tullaan viemään pidemmälle: voidaan löytää verkosta toimittajat jotka pystyvät toimittamaan samaa tavaraa halvemmalla ja koneoppimisen avulla kertoa, miten tulisi toimia, jotta prosessit saadaan kehitettyä entistä paremmiksi.

”Koneoppimisen avulla voidaan kertoa, miten tulisi toimia, jotta prosessit saadaan kehitettyä entistä paremmiksi.”

Yleisössä heräsi esityksen lopuksi muutama tarkentava kysymys.

Mitkä ovat jatkossa tärkeimmät asiat palvelukeskuksen tuottavuuden parantamiseen?

– Palvelukeskusten toimintaa tullaan parin seuraavan kvartaalin aikana kehittämään. Baswaren Analytics -tuotteeseen on luvassa parempia tapoja mitata toimituskykyä ja suorittavuutta. Parhaillaan pilottivaiheessa oleva AP PRO tuo mukanaan uuden workload management -työkalun, jonka avulla työkuormaa voidaan ohjata ja purkaa tehokkaammin, Peltonen kertoi.

Entä miten palvelukeskuksen tuottavuutta voidaan mitata?

– Tänä päivänä pystytään jo mittaamaan, kuinka tehokkaasti laskuja saadaan käsiteltyä yhden henkilön toimesta. Lähitulevaisuudessa palvelukeskuksen tuottavuuden mittaamiseen on tulossa uusia toiminnallisuuksia, lupasi Peltonen.

Nämä neljä prinsiippiä – muutoksen huolellinen suunnittelu, työtapojen valinta tilannekohtaisesti, teknologian mahdollisuudet ja data – ovat Peltosen mukaan nousseet esiin työskennellessä Baswaren asiakasyritysten kanssa heidän prosessiensa parantamisen parissa.

 

Kuvat: Aki Rask

Muita julkaisuja

Johannes Puro - Tuotekehitys
Digitalisaation mahdollisuuksia – Etenemispolkuja digitaalisen alustan kehittäjälle
Veera Kujansuu - Kilpailuttaminen
Houmi auttaa kilpailuttamaan kiinteistövälittäjät ja remonttien tekijät
Suvi Lindström - LATO strategiatyökalu
LATO on työkalu organisaation strategian jalkauttamiseen ja johtamiseen
Johannes Puro - Verkkokauppa
TOP 12 Suomen parhaat verkkokaupat
Suvi Lindström - Tuotetiedonhallinta
Jopa 30 prosenttia tuotedatasta sisältää virheitä – keskitetty tuotetiedonhallinta (PIM) auttaa vaikuttavampien tuotekokemusten luomisessa
Johannes Puro - Art of Basware
Art of Baswaren teoksissa nuoret taiteilijat käsittelevät tekoälyä
Suvi Lindström - Hankinta
Tehokas ostaminen ja hankinta yrityksessä vaatii pitkälle viedyn automaation
Veera Kujansuu - Digiajan johtajan käsikirja
Digiajan johtajan käsikirja opastaa pärjäämään digiajan kilpailussa
Suvi Lindström - Strateginen hankinta
Sähköinen hankintaprosessi standardoi tarjousdokumenttien hallinnan ja toimittajien arvioinnin – kilpailutus tehostuu jopa 60 prosenttia
Lataa lisää