It-projektipäällikkö johtaa ihmisiä – ja projektin maaliin

6.2.2018 - Johannes Puro - It-projektit

Mitkä ovat ammattiprojektipäällikön edut digiprojektissa?

It-projektipäällikkö johtaa ihmisiä – ja projektin maaliin

Vuokra-it-projektipäälliköillä on kaksi pahaa “kilpailijaa”. Ensinnäkin se, että joku hoitaa projektin vasemmalla kädellä. Toisekseen se, ettei projektia johdeta ollenkaan.

Markkinassa toimiikin erilaisia vuokratyövoimaa välittäviä yrityksiä, kuten Sofigate ja Project-IT, jotka tarjoavat ammattiprojektinjohtajia liiketoiminnan kehityshankkeisiin.

Tapasimme kolmannen digiprojektien johtamiseen erikoistuneen kasvuyritys Digioivan perustajan ja itsekin it-projekteja vetävän Mika Lappalaisen. Kysyimme häneltä, millä keinoin projektipäällikkö vie kehityshankkeen onnistuneesti maaliin.

 

It-projektipäällikkyys vaatii kokemusta ja ihmistuntemusta  

– It-projektipäällikön selkäranka tulee raa’asta projektipäällikköosaamisesta, Mika Lappalainen aloittaa.

Hän kuvaa projektipäällikön ensimmäisen tehtävän olevan tavoitteen kirkastaminen. Organisaation ja tiimin pitää tietää mitä ollaan tekemässä, ja hankkeella täytyy olla johdon mandaatti ja tuki.

-Projektilla on hyvä olla rahassa mitattavia tavoitteita, voidaan esimerkiksi pyrkiä pudottamaan 20 % prosenttia asiakaspalveluun tulleista soitoista pois.

Tämän tavoitteen täyttämiseksi projektitiimi pyritään sitouttamaan jo kick-offissa. Kun projekti saadaan vauhtiin, kokemus on valttia.

– Kokenut projektipäällikkö on nähnyt paljon kehityshankkeita ja osaa siksi tulkita muuttujia ja haistaa erilaisia riskiskenaarioita ennalta. Tärkeitä perusominaisuuksia on tehtävien hallinnan taidot ja kyky ennakoida. Pähkinänkuoressa projektipäällikkö huolehtii siitä, että asiat tulevat hoidetuksi, Lappalainen listaa.

”It-projektipäällikkyys ei ole asioiden johtamista, vaan asioita hoitavien ihmisten johtamista.”

Jos projektipäällikön selkäranka tulee raa’asta projektipäällikköosaamisesta, niin lihana luiden ympärillä toimivat projektin johtajan pehmeät arvot.

– It-projektipäällikkyys ei ole asioiden johtamista, vaan asioita hoitavien ihmisten johtamista, Lappalainen kuvaa.

– Kun projektinjohtajalla on ihmissuhdetaitoja ja tunneälyä, hän pystyy tunnistamaan oman tiimin tekijöiden fiiliksen ja projektin hengen. Pehmeät arvot korostuvat ohjelmistoalan projekteissa, sillä mukana on usein asiakasyrityksen tekijöiden lisäksi useampia toimittajia, jotka tarjoavat tai kehittävät eri projektissa eri osa-alueita. Projekti onnistuu parhaiten kun näistä projektin osasista saa nivottua yhteen tiimin, jolla on yhteinen maali, hän jatkaa.

 

Mika Lappalaisen mukaan ammattiprojektipäällikön keskeisiin taitoihin kuuluu kyky valmistautua jatkuvasti tulevaan arvioiden riskejä ja varmistaen projektin jatkuvuus.

 

Projektitiimillä pitää olla henkilökohtaiset tavoitteet

Miten sitten saada ihmiset osallistumaan projektiin aktiivisesti ja täyttämään oma tonttinsa?

Mika Lappalainen korostaa sitä, että kokonaistavoitteen rinnalle pitää asettaa henkilökohtaisia tavoitteita, jotka motivoivat projektitiimiläisiä.

– Jos ajatellaan, että joku pääsee ensimmäistä kertaa vetämään testausta, niin hänhän saa siitä sulan hattuunsa. Projektin tavoitteen oheen voidaan kirjata tällaisia henkilökohtaisia tavoitteita.

Projektipäällikön työ helpottuukin sitä mukaan, kun tiimi ja heidän henkilökohtaiset kompetenssinsa ja toiveensa tulevat tutuiksi, jolloin tehtävien jakaminen helpottuu.  

– Kun käytät pikkaisen enemmän aikaa ihmisiin tutustumiseen, niin yhteinen matka projektissa sujuu paremmin. Kun olet oppinut tuntemaan työtoverit, niin huomaat, jos joku ei esimerkiksi keskity entiseen tapaan. Näin mahdolliset haasteet pystytään ottamaan esiin ja  käsittelemään.

– Raadollisesti sanottuna pehmeillä arvoilla varustettu projektipäällikkö pystyy varmistamaan, että tiimistä saadaan kaikki irti. Me haluamme tuntea ihmiset ja sitä kautta saada tiimin toimimaan paremmin.

 

Projektipäällikkö tuo projektiin ryhtiä

Vuokraprojektipäällikön keskeisenä tehtävänä on tuoda ryhtiä projektiin.    

– Kun projektin palavereihin ja ohjausryhmään kutsutaan kiireisiä ihmisiä, siinä ei ole aikaa arpoa, Mika Lappalainen toteaa.

– Tähän sisältyy muun muassa materiaalien valmistelu ja ymmärrettävä viestintä ennen tapaamisia. Hyvin johdetussa projektissa kenenkään ei tarvitse lukea eri silmillä helmikuun ja maaliskuun pöytäkirjaa, sillä ne löytyvät samasta paikasta ja samassa formaatissa. Projektin hallinta on hyvin pitkälti oikea-aikaista viestintää: viestitään oikealla tavalla, oikeaan aikaan ja oikeille ihmisille.

”Projektin palavereihin ja ohjausryhmään kutsutaan kiireisiä ihmisiä, siinä ei ole aikaa arpoa”

Myös kustannusseurannan täytyy olla projektipäälliköllä verissä.

– Opin jo ensimmäisillä kaupallisilla luennoilla, että toimitusjohtaja tietää aina eurolleen, paljonko firmalla on rahaa. Projektipäällikön tulee tietää samalla lailla oman projektinsa budjetti. Jos tulee muutospyyntö, projektipäällikkö pystyy kertomaan pitääkö hakea lisärahoitusta tai luopua jostain muusta, Lappalainen pohtii.

Kustannushallinta onkin osa projektipäällikön selkärankaa: Jos rahat loppuvat, myös projekti loppuu.

Kun projekti etenee, vastaa tulee aina muuttuvia tilanteita. Silloin projektipäällikkö tuo pöytään selkeitä ehdotuksia etenemistavoista ja niiden hinnoista ja riskeistä, ja varmistaa näin jatkuvuuden.

– On hyvä ymmärtää, että jos tehdään päätös, sillä on seuraus, mutta jos päätöstä ei tehdä, silläkin on seuraus, Lappalainen herättelee.

– Projekteissa on usein muutostilanteita ja erilaisia sattumuksia, joista pitää vain luovia eteenpäin. Mitä tehdään esimerkiksi silloin, kun avainhenkilö vaihtaa työpaikkaa kesken projektin? Liiketoimintakriittinen projekti ei voi silloin jäätyä.

 

Projektipäällikön pitää tietää yksi päivämäärä

Jos projektin budjetin tulee olla projektipäälliköllä verissä, sama pätee aikatauluun.

– On yksi päivämäärä, joka projektipäällikön pitää tietää. Se on go live -aikataulu, eli milloin homma on valmis. Yksittäisiä tapahtumia ei tarvitse muistaa ulkoa, mutta se pääväylä kohti maalia pitää olla jatkuvasti mielessä. Yksittäisessä tehtävässä epäonnistuminen voi tietää aikataululle ongelmia ja myöhästymistä.

Niistä on varsinkin julkisissa it-hankkeissa kuultu liikaa.

”Kokemuksen myötä projektipäällikkö arvioi riskejä jatkuvasti automaattisesti”

Lääkkeeksi Mika Lappalainen tarjoaa jokaisen ammattiprojektipäällikön taitoa, eli kykyä tehdä jatkuvaa riskianalyysia ja valmistautumista tulevaan.

– Digiprojektissa kaikki asiat elävät keskenään spiraalissa. Aikataulu, tehtävät, kustannukset… Teknisen toteutuksen aikataulu voi näyttää hyvältä, mutta ovatko tarvittavat verkkosisällöt kasassa? Me ihmiset aliarvioimme helposti työtehtävien vaatiman ajan. Kokemuksen myötä projektipäällikkö arvioi riskejä jatkuvasti automaattisesti, Lappalainen pohtii.

 

Miksi palkata vuokra it-projektipäällikkö?

Keskitymme artikkeleissamme aina substanssiin, mutta nyt annamme Mika Lappalaiselle mahdollisuuden mainostaa Digioivan palveluita yhdellä lauseella. Miksi yrityksen kannattaisi vuokrata ammattilainen vetämään digi- tai it-projektiaan?

– Jos ammattiprojektipäällikkö vetää hankkeen kerralla maaliin, niin muiden töiden ohessa tai vasemmalla kädellä vedettynä se voi kestää parikin vuotta. Pahimmassa tapauksessa projekti ei tule valmiiksi koskaan.

– Tällaisista tilanteista on paljon reaalimaailman esimerkkejä, Lappalainen lopettaa.

 

Digioivan kotisivut
Digioivan ite wiki -profiili

 

Haastattelussa

Mika Lappalainen

Kirjoittaja

Johannes Puro

Liiketoimintajohtaja, ite wiki oy
ite wikin co-founder ja liiketoimintajohtaja. Kehitän ite wikin markkinapaikkaa ja rakennan verkostoja liiketoiminnan digitalisointikentässä.

Aiempia julkaisuja kirjoittajalta

« Palaa blogin etusivulle

Muita julkaisuja

Johannes Puro - Ohjelmistokehitys
Tarve ketterälle ohjelmistokehitykselle kasvattaa koodaripulaa
Johannes Puro - Markkinointi
Analytiikka paljasti, mikä asiakkaita kiinnostaa verkossa – Johannes Karjulan idea kasvoi heti miljoonaluokkaan
Johannes Puro - WordPress
Suomen suurin WordPress-toteutus
Johannes Puro - Ohjelmistokehitys
Rakennusaineet aitoon ohjelmistokehityskumppanuuteen
Johannes Puro - Verkkokauppa
Suomen neljänneksi nopein teknologiakasvaja nousi johtavaksi verkkokauppatoimittajaksi tyhjästä
Johannes Puro - SAP
Tieto lupaa katetta ERP-transformaatiolle SAP S/4HANAan siirtymisen myötä
Johannes Puro - Rekrytointi
Kaikki it-alan rekryilmoitukset yhdessä haussa – ite wikin rekrysivu kuukaudeksi ilmaiskäyttöön
Johannes Puro - Mainonta
Tutkimus: Tässä on paras presidentinvaalimainos! Markkinointiväki pisteytti ehdokkaiden vaalimainokset
Johannes Puro - Digitalisaatio
Soten digitalisaatio – uudistusten tavoitteena asiakaskeskeisyys ja yhdenvertaisuus
Lataa lisää