Yhdistysaktiivien kertomaa - mitä virheitä tulisi välttää

Tagit: Järjestöt ja yhdistykset, jäsenviestintä, jäsenyys

post_image

Avoinen yhdistyksille suunnatun tuotteen Yhdistysavaimen blogilla on monia lukijoita. Teimme heille taannoin kyselyn yhdistysten yleisimmistä ongelmista. Tulokset saattavat kiinnostaa myös tämän blogin lukijoita - lue mitkä ongelmakohdat yhdistysaktiivit tunnistivat.

Yhdistyksen asiakirjat

Asiakirjat eivät kyselyn perusteella ole suurin ongelmakohta, mutta niissäkin selvästi on hankaluutensa. Tyypillisesti ongelmana on asiakirjojen puutteellisuus – ne eivät dokumentoi selvästi sitä mitä on päätetty ja miten. Vastaajat kertoivat, että eräissä tapauksissa asiakirjat voivat olla niin niukkasanaisia, että päätöksenteon hahmottaminen jälkikäteen voi olla melkoista työtä. Ylipäätään virallisiin asiakirjoihin suhtaudutaan toisinaan pakollisena pahana, johon kenelläkään ei ole halua käyttää kovin paljon aikaa. Tästä syystä eriasteisia laiminlyöntejä tapahtuu.

Eräs vastaaja myös kertoi, että lakisääteisen rekisteriselosteen laatiminen oli tykkänään unohtunut, vaikka yhdistystoimintaa oli jo hyvin pitkältä ajalta. Tapaus ei varmasti ole ainoa laatuaan. Mukana kommenteissa oli inhimillistä huolimattomuutta esille tuovia vastauksia: allekirjoitukset voivat unohtua tai saatetaan vahingossa käyttää vanhentunutta asiakirjapohjaa sitä huolellisesti tarkistamatta.

Mitä tästä voi oppia:

Huomiota tulisi kiinnittää siihen, että asiakirjat ovat ymmärrettäviä myös pitkän ajan jälkeen ja myöhemmin mukaan tuleville toimijoille. On varmistettava, että asianomaisilla henkilöillä on riittävä tietämys hyvän asiakirjan laatimisesta ja että käytäntöjä myös sitoudutaan noudattamaan. Yhdistyksen on tiedettävä, mitä kaikkea asiakirjoista on lakisääteisesti tultava ilmi. Käytännöllistä apua asiakirjoihin ja mm. rekisteriselosteeseen saa esimerkiksi osoitteesta www.yhdistystieto.fi.

Kokoukset

Kokouksissa suurena haittana koettiin se, että osallistujat saapuvat paikalle huonosti valmistautuneina. Joskus tämä johtui siitä, että esityslistat eivät olleet ajan tasalla tai ne toimitettiin liian myöhään. Joskus taas ihmisillä oli erilaisia käsityksiä siitä, miten perusteellisesti käsiteltäviin asioihin pitäisi tutustua ennakkoon.

Vastaajat kokivat turhautumista myös epäselviin tavoitteisiin ja siihen, että asioita ei viedä tehokkaasti loppuun saakka. Samoin kokousaikatauluissa pysyminen ja tärkeiden asioiden riittävän laaja käsittely koettiin haasteeksi.

Klassinen ongelma on myös aktiivisten ihmisten vähäinen määrä ja yleinen mielenkiinnon puute yhdistyksen asioita kohtaan.

Pari vastaajaa kertoi tilanteista, joissa tosiasiallisesti vain pari henkilöä osallistuu päätöksentekoon – päätökset joko tehdään epävirallisesti muualla, tai vaihtoehtoisesti päätöksiä taustoitetaan niin huonosti, että paikallaolijoista monet eivät pysty osallistumaan päätöksentekoon lainkaan.

Mitä tästä voi oppia:

Läpinäkyvyys ja reiluus ovat tärkeitä, kun tehdään yhteisiä päätöksiä. Kokouksissa tulisi keskittyä itse aiheeseen ja varmistaa, että tärkeistä asioista on mahdollisuus käydä aitoa keskustelua. Ketään asianosaista ei saa sivuuttaa päätöksenteossa.

Talous

Talousasioista kysyttäessä vastauksia tuli laidasta laitaan. Monet vastaajat totesivat talousasioiden hoituvan ilman suurempia vaikeuksia. Ongelmina mainittiin mm. talouden leväperäinen seuraaminen ja toisaalta haluttomuus käyttää rahaa relevantteihin kohteisiin yhdistyksen toiminnan hyväksi. Joskus budjetti oli pettänyt odotettua vähäisempien tulojen tai yllättävien menojen vuoksi.

Rahastonhoitajilta toivottiin aktiivista otetta, ja joskus asioiden huomattiin hankaloituneen silkan taitamattomuuden vuoksi ja joskus tämä johti toimijoiden epätasa-arvoiseen kohteluun.

Pitkäjänteinen suunnittelu ei ollut aina onnistunut toivotulla tavalla. Myös toimijoiden vaihtumisen aiheuttamat ongelmat nostettiin esille – seuraavat vastuuhenkilöt eivät välttämättä ymmärrä tai viitsi perehtyä tarpeeksi yhdistyksen taloustietoihin. Kuten muihinkin yhdistyksen vastuurooleihin, oli rahastonhoitajaksi usein vaikea löytää ihmistä.

Mitä tästä voi oppia:

Yhdistyksen talouteen liittyvät tehtävät ovat luonteeltaan sellaisia, että niiden hoitamisesta on oltava hyvin selkeät yhteiset pelisäännöt. Monet yhdistykset, myös vastaajien joukossa, ovat ulkoistaneet taloushallintoaan tilitoimistolle.

Yhdistyksen kannattaa miettiä huolellisesti, mikä on vähiten resursseja vievä tapa kussakin tapauksessa. Yhdistysten toiminta-aktiivisuus on erilaista, joten sama malli ei välttämättä toimi kaikille. Vaihtoehtoja on kuitenkin nykyään runsaasti.

Tiedotus ja viestintä

Tiedotuksen ja viestinnän osalta esille nousevat yhdistysten ikuisuusongelmat: osoitetiedot (myös ja erityisesti sähköpostiosoitteet) vanhentuvat, eikä jäseniä ole helppoa saada päivittämään yhteystietojaan ajan tasalle. Lisäksi jäsenkyselyt eivät aina saaneet aikaan riittävää aktiivisuutta jäsenistössä. Joskus oli tilanteita, joissa oli otettu käyttöön liian monia sähköisiä viestintävälineitä, mikä oli entuudestaan vaikeuttanut päivittäistä toimintaa.

Eräs periaatteellisesti hyvin suuri ongelma oli yhdistyksen toimihenkilöiden laiska suhtautuminen jäsenistön ja ulkopuolisten kanssa kommunikointiin ja jopa suorainen haluttomuus pitää yllä keskusteluyhteyttä. Tiedotuksen puutteellisuus voi näkyä konkreettisesti esimerkiksi tiedotuskanavien epäjohdonmukaisena käyttämisenä, liian myöhäisenä tiedottamisena tapahtumista tai ristiriitaisina tietoina.

Mitä tästä voi oppia:

Viestintäkäytäntöjen tulisi olla niin suoraviivaiset, että niiden noudattaminen on mahdollisimman helppoa. On uskallettava karsia kanavia, jos kaikkien käyttöön ei ole aikaa tai tarvetta. Vanhentuneiden jäsentietojen osalta jotkut vastaajat olivat löytäneet lääkkeen Yhdistysavaimesta - mikä ilahduttaa meitä suuresti, sillä palvelun eräänä tarkoituksena on tarjota helppoja prosesseja viestintään. Kokonaan jäsentietojen vanhentumista ei kuitenkaan voida ehkä koskaan ratkaista.

Eräs vastaaja kertoi järjestön saaneen paljon apua ulkopuolisen työntekijän palkkaamisesta. Tämä on usein hyvä vaihtoehto, mutta ei läheskään kaikille yhdistyksille mahdollinen. On myös huomattava, että työntekijän palkkaamisessakin on riskinsä – yhdistyksen ja työntekijän näkemykset tehtävänkuvan vaatimuksista eivät aina kohtaa.

Muita haasteita

Viimeisessä osiossa korostuivat yhdistystoiminnan ikihaasteet: vaikeus sitouttaa jäseniä, työmäärän epätasainen jakautuminen ja informaation ajoittain huono kulku. Joskus myös heikko ymmärrys yhdistystoiminnan rooleista oli aiheuttanut murheita – hallituksen sisäiset asiat eivät pysyneet sisäisinä tai tehtäviä hoidettiin huonosti. Kesken toimikauden poisjäävät vastuuhenkilöt aiheuttivat myös kiperiä tilanteita, kuten ihmisten vaihtuminen yleensäkin. Monesti tieto asioista on nimenomaan henkilöiden takana.

Mitä tästä voi oppia:

Näiden vaikeuksien yksinkertaisesta ratkaisemisesta irtoaisi varmasti jonkinlainen palkinto jos toinenkin. Vaikeita näistä kysymyksistä tekee nimittäin se, että ne ovat läsnä kaikessa ihmisten kesken tapahtuvassa toiminnassa yhdistysten ulkopuolellakin. Ehkä paras tapa välttää suurempia karikkoja on luoda selkeitä odotuksia ja sanoa ne ääneen: mitä henkilön tehtäviin kuuluu, mitä häneltä odotetaan ja mitä virheitä on helppo tehdä (ja välttää). Pelkillä ääneen lausumattomilla odotuksilla pelaaminen on aina riskialtista.

Jatkuvuutta voi parantaa säilyttämällä asiakirjat helposti saatavassa paikassa (esim. Yhdistysavaimen hallituksen sivut) ja vähentämällä henkilöriippuvuuksia avoimella tiedonjaolla. Vaikka mikään ei olisikaan huonosti, on silti järkevää aika ajoin pysähtyä miettimään, kuinka vakaalla pohjalla yhdistyksen asioiden hoito on ja millaiset muutokset sitä voivat järkyttää.

Pinterest

Muita julkaisuja Avoine Oy:lta