VR Groupin Verstas Vuoden Paras Intranet -kilpailun voittoon Innofactorin ratkaisulla

Tilaaja: VR Group

Ajankohta: 2013 - 2014

Toimittajan yhteyshenkilö: Juha Vitikka

Tagit: Viestintä, Ketterät menetelmät, Pilvipalvelut / SaaS, Sisällönhallinta, Microsoft, Kuljetus, liikenne ja logistiikka, Konsultointi, Ohjelmisto, Toteutustyö, Office 365

post_image

Vuoden Paras Intranet -kilpailun voittanut perinteiset intranetin rajat rikkova Verstas tarjoaa kaikille VR:läisille mahdollisuuden olla mukana kehittämässä yhdessä yritystä ja työpaikkaa, joka pystyy vastaamaan nykypäivän haasteisiin niin asiakkaiden palvelussa kuin työnantajanakin. Yhdessä Innofactorin kanssa konseptoitu ja toteutettu Verstas on pitkäjänteisen kumppanuuden tulos.

Innofactorin VR Groupille toimittama Verstas-intranet voitti Vuoden Paras Intranet -kilpailun. Vuonna 2016 tuomaristo kiinnitti arvioissaan erityisesti huomiota kokonaisuuden hallintaan, eli siihen, miten ratkaisu tukee kommunikaation ja yhteistyön toteutumista. VR:n ratkaisu tukee erinomaisesti organisaation, eli ihmisten tarpeita. VR Group päätti uudistaa intranetinsä, ”Verstaan”, 3 vuotta sitten. Konseptoinnin jälkeen alustaksi valikoitui Office 365. Käyttöön uusi Verstas otettiin syksyllä 2014. Käyttöönoton jälkeen Verstasta on kehitetty jatkuvasti ja säännöllisesti sekä ottamalla käyttöön uusia ominaisuuksia että opastamalla käyttäjiä Verstaan tehokkaaseen käyttöön.

Yksi keskeisistä tavoitteista Verstaan nykyaikaistamisessa oli tuoda digitaalinen viestintä ja vaivaton yhteistyö koko henkilöstön ulottuville. VR-konsernissa työskentelee yli 8 000 henkilöä hyvin monenlaisissa tehtävissä kolmessa pääliiketoiminnassa: matkustajaliikenteessä (VR), tavaraliikenteessä (VR Transpoint) ja infrarakentamisessa (VR Track) sekä monissa tukitoiminnoissa. Noin puolet henkilökunnasta tekee työnsä kentällä. Uusi Verstas on suunniteltu palvelemaan heitä kaikkia.

Uusi pilvipohjainen intranet on saavutettavissa missä ja milloin tahansa, millä tahansa laitteella riippumatta käyttäjän roolista. Nyt jokaisella työntekijällä veturinkuljettajasta johtajaan on saatavilla kaikki työssä tarvittava tieto ja jokainen voi olla yhteydessä kollegoihinsa. Suuri osa käyttäjistä hyödyntää Verstasta useilla päätelaitteilla.

Pilviratkaisu mahdollistaa Verstaan käyttämisen mistä tahansa ja millä päätelaitteella tahansa. Kaikilla työntekijöillä on käytön mahdollistavat lisenssit ja useimmilla jo mobiilikäytön mahdollistavat työnantajan laitteet. Verstaan käyttö on mahdollista myös työntekijän omilla PC- tai mobiililaitteilla. Intranetin uudistuksena liikkeelle lähtenyt prosessi on johtanut VR Groupissa uudenlaiseen toimintakulttuuriin niin intran hallinnassa ja kehittämisessä kuin intraa käyttävien työntekijöiden arjessa. Intranetistä on kehittynyt työkalu, jonka avulla kaikki työntekijät voivat toimia yhdessä ja tulevat kuulluksi. Jokaisella työntekijällä on mahdollisuus päästä niin työssä tarvittavan kuin muuten kiinnostavan tiedon äärelle sekä osallistua yhdessä työn tekemiseen Verstaalla.

VR Groupin Verstasta ei ole rakennettu teknologian ehdoilla, vaan se toimii ensisijaisesti työkalupakkina, jota kehitetään ja käytetään eri liiketoimintojen ja käyttäjäryhmien ehdoilla. Tarjolla olevia työkaluja sovelletaan tarpeiden mukaan, ja mikäli valmistoiminnallisuus ei riitä, kehitetään tarvittaessa uutta. Verstaaseen linkittyvät saumattomasti myös muut Office365-palvelut, kuten Skype for Business ja OneDrive for Business. Verstas on palvelukokonaisuus, jolla pyritään tarjoamaan kullekin työntekijäryhmälle toimiva tapa tehdä yhteistyötä joko pienemmässä tiimissä tai vaikkapa koko konsernin kattavassa kehitystyössä.

VR Groupin intranet Verstas sisältää kaikki modernin, älykkään intranetin osat:

Viestinnällisyys: uutiset, sisäisten palveluiden esittely, henkilöstön yhteystiedot ja ohjeet sekä videot

Joustavan yhteistyön välineet: työtilat, Yammer, OneDrive for Business

Liiketoimintaa tukevat sovellukset, kuten veturinkuljettajan sähköinen ilmoitustaulu ja sääntökirja

Rakennettu toimimaan mobiililaitteilla noudattaen nykymaailman Mobile First, Cloud First -ideologiaa

Suosittelija:

”Verstaan lähtökohtana ovat käyttäjät ja jatkuva kehittäminen. Perinteiset intranetin rajat rikkova Verstas tarjoaa meille kaikille VR:läisille mahdollisuuden olla mukana kehittämässä yhdessä 154-vuotiaasta VR:stä yritystä ja työpaikkaa, joka pystyy vastaamaan nykypäivän haasteisiin niin asiakkaiden palvelussa kuin työnantajanakin”, sanoo Sanna Keränen, Verstaan päätoimittaja. ”Meillä on koko hankkeen ajan kiinnitetty erityistä huomiota uusien toimintatapojen käyttöönottoon ja omaksumiseen. Yhteisöllisen toimintakulttuurin kehittäminen on noussut keskeiseksi teemaksi kehitettäessä pilvipalvelujen keskiössä olevaa sosiaalista intranetiä”, Keränen jatkaa.

Sanna Keränen

Pinterest

Muita julkaisuja Innofactor Oyj:lta