Viestintätyökalujen jalkautus toi Fingridille tehoa käytännön työhön

Tilaaja: Fingrid Oyj

Toimittajan yhteyshenkilö: Perttu Ahvenainen, Consultant, Enfo Oyj

Tagit: Microsoft, Viestintä, Tietohallinto, It-infra loppukäyttäjäpalvelut, Koulutus, Raaka-aineet ja energia, Lync, Yhdistetty viestintä

post_image

Enfo toteutti keväällä 2013 Fingridille kattavan Microsoft Lync -koulutuksen, jonka tavoitteena oli jalkauttaa viestintäratkaisu koko organisaatioon ja mahdollistaa tehokas etätyö.

Tiivis uusien työkalujen jalkautus kannatti. Etätyöskentelyn mahdollistavien kollaboraatioratkaisujen hyödyntäminen on nykyään Fingridissä korkealla tasolla. ”Ihmiset pystyvät osallistumaan neuvotteluihin ja tekemään töitä Microsoft Lyncin kautta muualtakin kuin toimipisteistämme. Virtuaaliset kokoukset ja mahdollisuus etätyön tekemiseen paitsi luovat henkilöstötyytyväisyyttä myös lisäävät työtehokkuutta”, Fingridin CIO Kari Suominen kertoo.

Tavoitteena tehokas etätyö läpi organisaation

Parhaimmillaan viestintätyökalut sujuvoittavat, nopeuttavat ja tehostavat käytännön työtä. Työkalujen käytön ytimessä ovat kuitenkin käyttäjät ja heidän kykynsä hyödyntää uusia viestintätyökaluja omassa työssään. Aitojen hyötyjen saavuttamiseksi Lyncin käytännön jalkautus läpi organisaation nähtiin tärkeäksi myös Fingridillä.

”Fingridillä tuli mahdollisuus tehdä etätöitä vuoden 2013 alusta. Jotta etätyö saatiin viestinnän puolesta toimimaan, tarvittiin ihmisille sekä työkalut että osaaminen niiden käyttöön. Siksi käytännönläheinen Lync-koulutus oli hyvä ratkaisu”, järjestelmäpäällikkö Teemu Salo Fingiridiltä kuvaa lähtötilannetta.

Fingridillä on toimintaa kuudella eri paikkakunnalla. Käytännön jalkauttamisen kannalta oli tärkeää, että Enfo järjesti koulutukset aina paikan päällä. Koulutuksissa oli myös tiivis tahti: pilottikoulutukset järjestettiin maaliskuussa ja pääkoulutukset huhti-kesäkuun aikana 2013. Fingridin koko henkilökunta (270 henkeä) käytiin läpi. ”Halusimme uuden viestintäratkaisun käyttöön aidosti läpi organisaation, siksi koko henkilökunnan kouluttaminen oli tärkeää.”

”Kyllä Lync-ratkaisun käyttö on lisännyt tehokkuutta organisaatiossamme. Pohjatyö on tehty, mutta jalkautusta jatketaan edelleen. Vaikka ihmiset tietävät, miten työkalut toimivat, on hyvä muistuttaa eri käyttötilanteista ja näin alentaa käyttäjien kynnystä viestiä sen avulla. Myös Enfon Service Desk palvelee käyttäjiä, mikä tottakai tukee aktiivista Lyncin käyttöä”, Salo kuvaa onnistunutta jalkautusta.

”Meillä on organisaation sisäinen muutos viestintäkäytännöissä käynnissä, pikkuhiljaa vahvistetaan Lyncin käyttöä entisestään ja muistutetaan, miksi kannattaa osallistua etänä palavereihin. Kyllä ihmiset ovat huomanneet, että kasvokkain oleminen tai videokuva ei aina ole tärkeää vaan esimerkiksi työpöydän jakaminen monesti riittää. Uuden oppiminen ja käyttöönotto on pitkä prosessi ja vaatii paitsi osaamista myös tahtoa ja tottumista. Uusi tapa tehdä asioita on meillä kuitenkin jo omaksuttu. Suunnittelemme myös videoneuvottelujärjestelmän liittämistä Lynciin, tämä olisi seuraava askel viestinnän tehostamisessa työkaluin”, Salo pohtii.

Koulutus toi parhaita viestintäkäytäntöjä suoraan tiimeille ja käyttäjille


FingridEnfo toteutti kattavan loppukäyttäjäkoulutuskokonaisuuden Fingridille sisältäen käyttökoulutuksen ja materiaalit sekä kertauskoulutuksen.

”Koulutussessiot pyrittiin järjestämään yksikkökohtaisesti n. 10 hengen pienryhmissä, jotta koulutuksissa olisi mahdollisimman paljon yhdessä töitä tekeviä ihmisiä. Näin koulutuksessa voitiin keskittyä juuri kyseisille henkilöille ja tiimeille keskeisimpiin käyttötarkoituksiin ja työskentelytapoihin.”

”Ulkopuolinen kouluttaja oli meille hyvä valinta. Näin saimme aidosti ammattitoisen ja tehokkaan koulutuksen, sillä kouluttaja osasi ottaa jokaisen ryhmän parhaiten haltuun, tunnistaa eri ryhmien ja eri käyttäjien lähtötason ja koulutustarpeet sekä jalkauttaa Lyncin parhaat käytännöt suoraan käyttäjille. Enfo onnistui koulutuksissa hyvin ja osallistujat antoivat positiivista palautetta.”


”Erityisen hyvää koulutuksissa oli niiden hands-on-henkisyys: osallistujille laitettiin suoraan luurit koneeseen kiinni ja korville ja lähdettiin käyttämään työkaluja heti. Käytännönläheisyys on uusien työkalujen oppimisessa tärkeää ja siksi ihmiset laitettiin heti harjoittelemaan koneen hallintaa”, Salo kuvaa koulutuksia.

Lync monipuolisessa käytössä

Lyncin onnistuneen käyttöönoton myötä Fingrillä on siirrytty enenevässä määrin fyysisistä tapaamisista virtuaalitapaamisiin ja kokouskäytäntöjä on tehostettu. Koulutusta edeltävään aikaan verrattuna Lync-sessioiden määrä tuplaantui heti koulutusten jälkeen ja konferenssien määrä peräti kuusinkertaistui.

Erityisesti audio-ominaisuuksien käyttö on lisääntynyt eli Lyncin käyttö on paitsi lisääntynyt myös laajentunut pelkästä pikaviestien lähettämisestä. Audio-sessioita hyödynnetään Fingridillä nykyään sekä lukumääräisesti enemmän että entistä pidempiin neuvotteluihin.

Pinterest

Muita julkaisuja Enfo Oyj:lta