Varova Oy - Vienti- ja tuontilähetysten hallinnassa apuna Finn-ID:n tiedonkeruuratkaisu

Tilaaja: Varova Oy

Ajankohta: 2014 - 2015

Tagit: Logistiikka, Tietohallinto, Tuotanto, Ketterät menetelmät, Mobiilikehitys, Ohjelmistokehitys, Kuljetus, liikenne ja logistiikka, Konsultointi, Laitteet, Ohjelmisto, Toteutustyö, Tiedonkeruu, mobiiliratkaisu, mobiilisovellus

post_image

Vienti- ja tuontiyrityksiä palveleva Varova Oy auttaa asiakkaitaan menestymään kansainvälisessä kaupassa. Se tarjoaa korkealaatuisia logistiikkaratkaisuja asiakkaiden
tarpeiden mukaisesti ja panostaa asiakastyytyväisyyteen.

Virheitä vältetään viimeiseen saakka, sillä yksikin virhe logistiikkaketjussa saattaa aiheuttaa toimituksen viivästymisen ja edelleen tyytymättömyyttä asiakkaan päässä.
Kierroksemme Varova Oy:n Vuosaaren terminaalissa on mielenkiintoinen. Sieltä käsin johdetaan globaaleja logistiikkaketjuja kaikkialle maailmaan. Oppaanamme toimii Varovan logistiikkapäällikkö Kari Hyttinen, jonka tehtävänä on valvoa, että kaikki sujuu moitteetta.

Terminaalityöntekijän vastuualueena on lastiyksiköiden purku ja lastaus sekä lähetysten
lajittelu. Tehtäviin kuuluu myös lähetysten luovuttamista ja vastaanottamista
sekä epäselvien lähetysten käsittelyä. Päivän aikana tehdään useita kuormatarkastuksia,
joilla varmistetaan, että yksikön sisältö vastaa järjestelmään luettua ennakkotietoa
(EDI-sanoma).

– Rahdituspainojen tarkistus, virheiden korjaus ja lähetysten kunnon tarkastaminen ovat tyypillisiä kuormatarkastuksen tehtäviä. Mahdolliset vauriot ja muut huomiot kirjataan saman tien ylös. Aikaa säästyy, kun kaikki tarvittavat kirjaukset tehdään tapahtumahetkellä, Hyttinen kertoo.

Varovalla on ollut käytössään jo lähes kymmenen vuoden ajan Finn-ID:n toimittama tiedonkeruun kokonaisuus. Sovelluksella hallitaan vienti- ja tuontilähetysten purkua sekä lastausta. – Mobiili on tullut jäädäkseen ja helpottaa olennaisesti terminaalityöntekijän arkea. Lastauksen tai purun kohteena olevan puoliperävaunun rekisterinumero syötetään päätteelle ja näyttö kertoo lastin sisällön. Listasta voidaan myös valita lastattava yksikkö, esimerkiksi perävaunu. Tarkistusvaiheen jälkeen työ kuitataan järjestelmään suoritetuksi, Hyttinen jatkaa.

Kehittynyt teknologia nopeuttaa työtä

Paperi-kynä -menetelmään verrattuna muutosprosentit ovat suuria. Päätteen avulla tieto kulkeutuu huomattavasti nopeammin eteenpäin. Aikaisemmin tallentaja vei tiedon järjestelmään - jopa tuntien viiveellä tapahtumasta. – Kuormatarkastuksen jälkeen terminaalityöntekijä painaa nappia ja tieto siirtyy eteenpäin. Toimiston väki hoitaa siitä eteenpäin laskutukseen liittyvät toiminnot, Hyttinen kertoo. – Tavoitteena oli tehostaa ja nopeuttaa yksiköiden käsittelyä, joten nopeutuminen ihan ehdottomasti, vastaa Hyttinen kysyttäessä, mikä ratkaisussa on parasta. Työajansäästöjen, virheiden vähentymisenja parantuneen työergonomian lisäksi on seurannut muutakin hyvää. – Tällainen työtapa mahdollistaa enemmän vastuuta työntekijälle, Hyttinen mainitsee.
– Ulkoinen asiakaspaine ja halumme tehdä asiat paremmin ajoi meitä eniten uudenlaiseen
työmenetelmään, hän jatkaa. Osana ratkaisuun kuuluvat myös standardinmukaiset
kolli- ja lavamerkinnät, jotka saadaan suoraan järjestelmästä. – Tässäkin vaiheessa voi vielä varmistaa, että kaikki täsmää. Päivämäärämerkinnät ja eränumerot ovat joidenkin kuljetusten kohdalla erittäin tärkeitä, Hyttinen kertoo.

Yliheitto sujui mallikkaasti

Käytössä olleen laitekannan päivittäminen tuli ajankohtaiseksi vuoden 2014 keväällä.
– Ratkaisun jatkuvuus turvattiin ottamalla käyttöön uuden sukupolven mobiilipäätteet,
joihin konvertoitiin käytössä ollut mobiilisovellus. Oikein ajoitetulla sukupolven vaihdoksella taattiin toiminnan jatkuvuus ja vältettiin tuotantohäiriöt terminaalin purku- ja lastaustöissä, Finn-ID:n asiakasryhmäpäällikkö Lauri Vornanen kommentoi.

– Ominaisuuksia voidaan lisätä myös matkan varrella. Jatkokehitystä onkin tapahtunut
ja tarpeellisia muutoksia tehty ajan mittaan, Hyttinen lisää ja kiittelee ”yliheiton” sujuneen mallikkaasti.

Yksikin virhe vaarantaa logistiikkaketjun sujuvuuden

Virhe omassa työvaiheessa seuraa mukana läpi logistiikkaketjun ja hidastaa toimituksen kulkua. Terminaalissa tehty virhe kertautuu pahimmillaan rahtikirjaan ja siitä edelleen  laskuun. Tästä taas asiakas närkästyy, syystäkin. – Mobiilin myötä yksiköiden tarkistaminen on huomattavasti helpompaa ja kattavampaa. On tärkeää, että tässä työvaiheessa kaikki tehdään oikein, se varmistaa toimituksen oikeellisuuden. Näkyyhän tämä tuloksissakin; virheiden määrä on vähentynyt dramaattisesti ja työn suorittaminen nopeutunut huomattavasti.

Järjestelmään saadaan tieto myös siitä, kun terminaalista lähtenyt kuljetus on saapunut määränpäähänsä. Tähän on hyvä päättää.

Finn-ID:n toimittama ratkaisukokonaisuus:
• ATTUNE Pro -tiedonkeruuohjelmisto
• Honeywell 99 EX -mobiilipäätteet
• Standardinmukaiset kolli- ja lavamerkinnät: Toshiba Tec –tulostimet & Bartender-ohjelma
• Tekninen laitehuolto: Finn-ID:n palvelusopimus
• Päivitykset: ohjelmistojen ylläpitosopimus
• Asiakkaan ERP: Digia Logistics

Kuva Varova Oy

Pinterest

Muita julkaisuja Finn-ID Oy :lta