Valtion yhteinen viestintäratkaisu tehostaa Puolustushallinnon rakennuslaitoksen yhteydenpitoa

Tilaaja: Puolustushallinnon rakennuslaitos

Tagit: Asiakaspalvelu, Projektinhallinta, Tietohallinto, Viestintä, Käyttäjähallinta, Microsoft, Julkishallinto, Kiinteistöala, Konsultointi

post_image

”Vyvi-projekti on ollut meille enemmänkin kuin vain uusien välineiden käyttöönottoa. Uudet nykyaikaiset viestintätyökalut ovat muuttaneet toimintaamme kokonaisvaltaisesti ja yhteydenpito on luontevampaa. Muutosagenttimme, eli Vyvi-agentit, olivat avainasemassa uusien toimintatapojen sisäänajossa”, Puolustushallinnon rakennuslaitoksen hallintojohtaja Ritva Peura kertoo.


Puolustushallinnon rakennuslaitos otti Valtion yhteisen viestintäratkaisun, Vyvin, käyttöön syksyllä 2013. Hankkeen keskeisimmät tavoitteet olivat sisäisen viestinnän ja tiedonkulun sekä ryhmätyön ja asiakasyhteyksien parantaminen. Toisaalta haluttiin vähentää matkustustarvetta ja sähköpostin määrää, sekä parantaa yhteistyötä yli organisaatiorajojen.

”Idea Vyvin käyttöönotosta lähti siitä, kun Valtion IT-palvelukeskus esitteli ratkaisua meille. Kokonaisuus vastasi niihin viestintätyökalujen kehittämistarpeisiin, jotka olimme jo aikaisemmin tunnistaneet”, Peura sanoo.

Valtion yhteinen viestintäratkaisu koostuu Microsoftin sähköpostista ja kalenterista sekä Lyncin pikaviestintätyökalusta, läsnäolo- ja tavoitettavuustiedoista sekä verkkokokous- ja videoneuvottelutyökaluista. Ratkaisu tukee liikkuvaa työtä, mobiilikäyttöä ja tehokasta yhteistyötä ryhmätyötilojen, wikien ja blogien kautta.

”Vyvi oli valmis konsepti, jota ei tarvinnut kilpailuttaa. Otimme vuonna 2012 videoneuvottelulaitteet käyttöön, joten tämä oli luonteva seuraava askel”, Peura sanoo.  

Usean paikkakunnan välinen yhteydenpito tehostuu

Yhteisille moderneille työkaluille ja toimintamalleille oli erityisen suuri tarve, kun Puolustushallinnon rakennuslaitoksen keskusyksikkö alueellistettiin Haminaan ja henkilöstö tarvitsi liikkuvan työn tueksi uudenlaisia yhteydenpitovälineitä.

”Ilman nykyaikaisia yhteydenpitotyökaluja alueellistaminen olisi aiheuttanut meille matkustamisen lisääntymisestä johtuvia lisäkustannuksia. Koska meillä ei ole enää omia tiloja Helsingissä, koulutukset joudutaan pitämään hotelleissa. Uusien viestintätyökalujen ansiosta ihmisiä ei tarvitse kerätä enää Helsinkiin pitkien etäisyyksien päästä. Tämän lisäksi työkalut tukevat hyvin myös etätöitä”, toiminnallisen muutosprojektin vetämisestä vastaava projektipäällikkö Hanna Salminen summaa käytännön hyötyjä.

Askel-konsultoinnista apua toiminnallisen muutoksen läpivientiin

Vyvin kokoisen työkalupaketin käyttöönotto on iso muutos organisaatiolle. Kyse ei ole pelkästään uusista työkaluista, vaan uudenlaisesta tavasta toimia. Jotta projekti saadaan jalkautettua onnistuneesti, tarvitaan tueksi myös muutosjohtamista.

Puolustushallinnon rakennuslaitos turvautui muutosjohtamisen läpiviemisessä Tiedon konsultointiapuun. ”Emme edes harkinneet sitä vaihtoehtoa, että hoitaisimme muutokseen sitouttamisen yksin. Päätöksenteko ratkaisun käyttöönotosta oli helpompaa, kun tiesimme, että voimme saada muutoksen läpivientiin apua. Rohkaisevaa oli myös, että Askel-muutosjohtamisen mallista oli hyviä kokemuksia eri julkishallinnon organisaatioissa”, Peura kertoo.

”Projektipäälliköksi oli huomattavasti helpompi lähteä, kun kokeneet konsultit olivat apuna eikä tarvinnut keksiä pyörää uudelleen. Jos olisin tehnyt kaiken itse, minulta olisi mennyt kolme kertaa enemmän aikaa”, Salminen kuvaa.

Askel-konsultointi toteutettiin pääasiallisesti työpajatyöskentelynä, johon osallistui henkilöitä eri puolilta organisaatiota. Ensin pidettiin hyötytavoitepaja johdon kanssa. ”Johto lähti heti työskentelyyn esimerkillisen hyvin mukaan. Tämä ei ole itsestään selvä asia”, Tiedon Askel-konsultoinnista vastannut konsultti Tiia Lifländer kiittelee.

”Tiedon konsulttien läsnäolo auttoi meitä pysymään sovitussa mallissa ja ohjasi työskentelemään sovitussa aikataulussa”, Salminen sanoo. Salminen on tyytyväinen yhteistyöhön Tiedon kanssa. ”Kaikki materiaalit tulivat meille aina ajallaan. Valmiit materiaalit auttoivat muun muassa johdon työpajassa ja niitä pystyi hyödyntämään myös projektin viestinnässä.”

Vapaaehtoiset muutosagentit tärkeässä roolissa

Yksi tärkeä osa Askel-konsultointia oli muutosagenttien aktivointi. Projektin onnistumisen kannalta vapaaehtoiset Vyvi-agentit olivat korvaamattoman tärkeitä. ”He omaksuivat roolin todella innolla ja hyvin. Oli tärkeää, että haimme tehtävään ihmisiä vapaaehtoisesti”, agenttitoimintaa koordinoinut Salminen kertoo.

Muutosagentit määrittelivät itse tarkemmin, minkälaisia tehtäviä he halusivat ottaa vastuulleen ja lopputuloksena he muun muassa ottivat vastuullisen koulutusroolin. ”Puolustushallinnon rakennuslaitoksen muutosagenttitoiminta käynnistyi esimerkillisen hyvin, kiitos aktiivisten ja innostuneiden Vyvi-agenttien”, Lifländer Tiedolta toteaa tyytyväisenä.

”Markkinoimme muutosagenttien roolia siten, että roolissa pääsee vaikuttamaan suoraan siihen, miten työkaluja käytetään ja tekemään päätöksiä. Korostimme, että tehtävässä ei tarvitse olla IT-asiantuntija, vaan kiinnostus, innostus ja kokeilunhalu ovat tärkeitä ominaisuuksia”, Salminen kertoo.

Mitattua tietoa onnistumisesta 

Työpajat käynnistettiin kesällä 2013 ja lokakuuhun mennessä uudet työkalut olivat jo ahkerassa käytössä. Mitattua tietoa uusien työkalujen vaikutuksista saadaan vuoden 2014 lopussa. Mittareina seurataan muun muassa matkapäivien määrää ja työtyytyväisyyttä.

Salminen ja Peura molemmat uskovat, että kaikkiin tavoiteltuihin asioihin on tullut jo nyt parannusta. ”Saamme usein kysymyksiä, että miksi tätä palaveria ei voi pitää Lyncin kautta. Vielä muutama vuosi sitten kukaan ei olisi uskonut, että olemme tässä pisteessä.”

Työ jatkuu

Peura ja Salminen molemmat sanovat, että eivät enää pärjäisi ilman käyttöönotettuja työkaluja. ”Tuntuu siltä, että uudet työvälineet olisivat olleet meillä jo paljon pidempäänkin käytössä. Voimme hyödyntää työkaluja myös organisaatioiden välillä valtionhallinnon yhteisen järjestelmäratkaisun Kiekun eteenpäin viemisessä.”

Työ kuitenkin vielä jatkuu. Teknisiä ongelmia tulee välillä esiin joidenkin käyttäjien koneiden kanssa. Lisäksi on huomioitava ihmisten erilaiset osaamistasot. ”Perehdytystä pitää jatkaa edelleen ja kehittää pelisääntöjä kokouskäytäntöihin. Vyvi-agentit tulevat säilyttämään aktiivisen roolin myös jatkossa.”

Puhelut ovat vähentyneet, mutta sähköpostia tulee vieläkin liikaa. Salminen mainitsee, että joillekin sähköpostin käyttö on niin tiukkaan iskostunut tapa, että on vaikeaa saada heitä pikaviestinnän äärelle.

”Koko organisaation tasolla tarkasteltuna käyttäjät ovat ottaneet uudet, helppokäyttöisiksi koetut välineet innokkaasti vastaan. Moitteita ei ole juurikaan kuulunut ja nykyään Lyncin kautta tulee enemmän yhteydenottoja kuin puhelimella”, Salminen summaa. 

Suosittelija:

”Tiedon konsulttien läsnäolo auttoi meitä pysymään sovitussa mallissa ja ohjasi työskentelemään sovitussa aikataulussa”

Hanna Salminen, vastaava projektipäällikkö

Pinterest

Muita julkaisuja Tieto Oyj:lta