Uusi kaupparekisterijärjestelmä lyhentää PRH:n käsittelyaikoja

Tilaaja: Patentti- ja rekisterihallitus

Tagit: Tietohallinto, Toiminnanohjaus ERP, Ohjelmistokehitys, Julkishallinto, Konsultointi, Ohjelmisto

post_image

“Olemme päässeet hyvään käsittelyvauhtiin. Siirtyminen papereista täysin sähköiseen prosessiin on lyhentänyt käsittelyaikaa jo nyt kolmella päivällä”, PRH:n pääjohtaja Rauni Hagman sanoo.


Kaupparekisterin uusi käsittelyjärjestelmä otettiin käyttöön Patentti- ja rekisterihallituksessa keväällä 2014. Vanhalla järjestelmällä rekisteröinnit voitiin tehdä vain kerran vuorokaudessa, kun nyt se onnistuu reaaliajassa. Vireillä olevien ilmoitusten määrä on vähentynyt kesäkuusta lokakuun loppuun 5000 hakemuksella.

“Hallinnollinen taakka on keventynyt nopeamman ja helpomman prosessin myötä. Järjestelmä on osoittautunut erittäin suorituskykyiseksi ja uskomme, että tulemme pääsemään jopa 2–3 päivän käsittelyaikoihin”, Hagman arvioi.

PRH:n asiakkaat ovat voineet jo aikaisemmin tehdä osakeyhtiön perustamisilmoituksen sekä tietojen muutosilmoituksen yritystietojärjestelmän kautta. Nyt koko rekisteröintiprosessi on huomattavasti nopeampi, kun myös käsittelyn taustajärjestelmä sekä monta maksamisen ja kirjaamisen työvaihetta on automatisoitu.

PRH:n historian tärkein projekti

PRH on erittäin tietoteknisesti orientoitunut talo, jossa erilaisia käyttöönottoja on käynnissä koko ajan. Jotta näin iso hanke saatiin vietyä onnistuneesti läpi, oli pysyttävä kustannuksissa ja aikataulussa sekä varmistettava onnistunut ja käytettävä tulos.

“Tämä on ollut meidän talon tärkein projekti tähän asti. Kaupparekisterijärjestelmän uusiminen vaikuttaa suomalaiseen yhteiskuntaan syvälle ja laajasti, joten projektin onnistuminen oli Suomellekin tärkeä juttu”, Hagman sanoo.

Projekti toteutettiin monitoimittajamallina. “Tieto on ollut merkittävässä roolissa sovelluskehitysosioissa, käyttöpalveluissa ja käyttöönotossa. Tiedon konsultointiyksikön kokeneet senior-konsultit Outi Susiluoto ja Esa Manneri taustajoukkoineen auttoivat PRH:n hanketoimistoa valmistelemaan ja harjoittelemaan käyttöönoton siten, että se varmasti pystyttiin toteuttamaan suunnitelmien mukaan. Yhdistämällä mukana olleiden nuorempien tekijöiden into ja vanhempien tekijöiden kokemus pystyttiin hanke viemään loppuun onnistuneesti”, PRH:n hankejohtaja Ulla-Maija Sarkkinen kertoo.

Monivuotisen projektin onnistumista edesauttoi se, että samat avainhenkilöt sekä PRH:lla että toimittajilla pysyivät koko ajan mukana. Keväällä 2014 kaikki toimijat halusivat päättäväisesti viedä pitkään kestäneen projektin onnistuneesti maaliin.

“Mukana oli monta liikkuvaa osaa, mutta onneksi kaikilla oli kykyä ja tahtoa, joilla saimme asiat sujumaan. Porukka venyi ihan käsittämättömällä tavalla, olen ylpeä oman henkilöstömme sekä kaikkien toimittajien työpanoksesta”, Hagman kiittelee.

Onnistunut käyttöönotto vaatii käytännön kokemusta

Käyttöönoton onnistuminen varmistettiin perusteellisella testauksella ja kenraaliharjoituksilla. Ensimmäisessä kenraalissa testattiin konversion toimivuutta ja toisessa kenraalissa käyttöönottoa kokonaisuutena sekä ennakoitiin, mitä kaikkea yliheiton aikana tapahtuu.

“Olen kehunut Tiedon osaamista yliheitossa ja käyttöönotossa. He toivat projektiin käytännönläheisyyyttä ja kokemusta, mutta osasivat myös heittäytyä tilanteeseen ilman turhan oppikirjamaista asennetta”, Hagman sanoo.

Sarkkinen korostaa käytännön kokemuksen merkitystä käyttöönottoprojekteissa.

“Tarvitsimme Tiedon kokemusta. Kyllähän käyttöönottoja voidaan tehdä oppikirjoja lukemalla, mutta on ihan eri asia, että kumppanilla on aitoa käytännön kokemusta. Emme itse olisi osanneet rakentaa tällaista kenraaliharjoitusta. Hyödynsimme näkemystä niin nuorilta kuin kokeneilta kumppaneiltamme ja onnistuimme tekemään itsemme näköisen käyttöönoton.”

Automatisoinnin kehittäminen jatkuvaa työtä

Hagman arvioi, että PRH on sähköisen asioinnin kehittämisessä pohjoismaisessa vertailussa hyvällä tasolla ja koko maailman tasolla keskitasoa. PRH:lla on suunnitelmia automatisoinnin lisäämiseksi tulevaisuudessa. PRH tekee Veron ja Tilastokeskuksen kanssa yhteistyötä rakenteisen tilinpäätöksen yleistämiseksi.

“Kannustamme yrityksiä tähän ja pyrimme luomaan virastojen yhteistyöllä väylän rakenteisten tilinpäätösten vastaanottamiselle. Tästä ratkaisusta hyötyisi koko yhteiskunta.

Suosittelija:

“Tieto on ollut merkittävässä roolissa sovelluskehitysosioissa, käyttöpalveluissa ja käyttöönotossa. Tiedon konsultointiyksikön kokeneet senior-konsultit Outi Susiluoto ja Esa Manneri taustajoukkoineen auttoivat PRH:n hanketoimistoa valmistelemaan ja harjoittelemaan käyttöönoton siten, että se varmasti pystyttiin toteuttamaan suunnitelmien mukaan. Yhdistämällä mukana olleiden nuorempien tekijöiden into ja vanhempien tekijöiden kokemus pystyttiin hanke viemään loppuun onnistuneesti”

Ulla-Maija Sarkkinen, PRH:n hankejohtaja

Pinterest

Muita julkaisuja Tieto Oyj:lta