Uusi intranet sähköisti Helsingin Kaupunginteatterin työyhteisön

Tilaaja: Helsingin Kaupunginteatteri

Ajankohta: 2014 - 2015

Toimittajan yhteyshenkilö: Lauri Liukkonen, 050 462 0469, lauri.liukkonen@ambientia.fi

Tagit: HR, Viestintä, Käyttöliittymäsuunnittelu, Webkehitys, Graafinen suunnittelu, Urheilu, viihde ja virkistys, Toteutustyö, Tuki- ja ylläpitotyö, Atlassian, Sosiaalinen intranet, Intranet

post_image

Helsingin Kaupunginteatterin sisäinen viestintä koki mullistavan muutoksen alkuvuodesta 2015, kun käyttöön otettiin uusi, sosiaalinen intranet. Teatterilla oli ennestään käytössä lähinnä sähköpostia, fyysisiä ilmoitustauluja sekä hyvin yksinkertainen intranet, joka käytännössä piti sisällään vain linkkejä joihinkin tärkeisiin liitetiedostoihin. Uuden intranetin suunnittelu aloitettiin esimäärittelyprojektilla keväällä 2014, jonka jälkeen toteutettavan intranetin nimeksi valikoitui sisäisen nimikilpailun lopputuloksena Nero.

Neroa alettiin tarkemmin suunnitella ja toteuttaa yhteistyössä Ambientian kanssa syksyllä 2014, jolloin pidettiin asiakkaan ja Ambientian projektitiimien yhteisiä suunnitteluworkshop-tilaisuuksia. Näiden aikana tarkennettiin intranetin tavoitteet, kohderyhmät, käyttäjäpersoonat, kartoitettiin käyttötilanteet ja sisällöt, suunniteltiin näiden pohjalta intranetin informaatioarkkitehtuuri sekä käyttöliittymän toiminnot. Tekniseksi alustaksi oli jo esimäärittelyn aikana valittu Atlassian Confluence, joka tuki teatterin tarpeita hyvin, minkä ansiosta voitiin luottaa pitkälti sovelluksen oletustoimintoihin. Näiden mahdollisimman tehokas ja monipuolinen hyödyntäminen, palvelun eritasoiset käyttöoikeudet sekä intranetin visuaalinen ilme suunniteltiin kuitenkin tukemaan juuri teatterin tarpeita ja toiveita.

Alusta asti oli selvää, että Kaupunginteatterin intranetin on oltava helppokäyttöinen, myös mobiilisti ja henkilöstön omilla laitteilla saavutettava, koko työyhteisön yhteinen työväline ja foorumi. Sähköisen viestinnän toimintatapoja haluttiin tehostaa, ihmisiä tuoda paremmin yhteen sekä kaikki tieto haluttiin löytyvän yhdestä paikasta. Tämä olisi erityisen tärkeää teatterin siirtyessä päärakennuksen peruskorjauksen ajaksi väliaikaisesti erilaisiin väistötiloihin. Toisaalta uuden intranetin tuli tukea yhtälailla koko henkilöstön työtä näyttelijöistä tekniseen henkilökuntaan puvustossa, lavastamossa ja näyttämöllä.

Ketterästi ja kevyesti tehdyn mutta liiketoiminta- ja käyttäjälähtöisen suunnittelun ja sen kanssa käsi kädessä edenneen teknisen toteutuksen lopputuloksena Nero julkaistiin ensin tehokäyttäjille sisällöntuotannon käynnistämiseksi, ja pari kuukautta myöhemmin koko henkilökunnalle näyttävän lanseeraustilaisuuden saattelemana alkuvuodesta 2015. Uusi intranet on otettu teatterilaisten keskuudessa innolla vastaan, ja se on heti löytänyt paikkansa työntekijöiden kohtaamispaikkana, tuotantojen ja osastojen työtiloina kuin myös koko yhteisön keskeisimpänä tiedotusvälineenä.



"Nerosta lähdettiin tekemään teatterikentän parasta Intraa. Nero ei ole edes vuotta vanha ja se on jo vakiinnuttanut paikkansa Kaupunginteatterin viestinnässä ja toimii sujuvasti työnteon paikkana. Ambientian avulla projekti eteni ketterästi ja pysyi niin aikataulussa kuin budjetissakin. Lopputuloksesta olemme todella ylpeitä!"

- Antti Rehtijärvi, Tekninen johtaja, Helsingin Kaupunginteatteri

Suosittelija:

Suunnittelimme Ambientian kanssa yhteistyössä juuri meille sopivan intranetin. Huolellinen suunnittelu ja käyttäjälähtöisyys ovat onnistuneen intranet-projektin kulmakiviä. Tärkeimpänä uuden intran tuomana muutoksena ja etuna näen avoimuuden lisääntymisen ja sitä kautta työnteon tehostumisen. Aikaa säästyy, kun tarvittava tieto löytyy ketterästi yhdestä paikasta toimivan haun ja tarkkaan mietityn rakenteen ansiosta. Ambientian asiantuntemuksella ja tuella saimme myös hälvennettyä pelkoja ja talon johdon vakuuttumaan avoimemman viestintäkulttuurin tuomista hyödyistä.

Kaisa Pelkonen, vastaava tiedottaja

Pinterest

Muita julkaisuja Ambientia:lta