Tike sujuvoitti prosessejaan Valtion yhteisellä viestintäratkaisulla

Tilaaja: Maa- ja Metsätalousministeriön tietopalvelukeskus

Tagit: Viestintä, Käyttäjähallinta, Ohjelmistokehitys, Julkishallinto, Konsultointi, Ohjelmisto

post_image

”Valtion yhteinen viestintäratkaisu (Vyvi) on yhtenäistänyt toimintatapojamme ja organisaatiokulttuuriamme. Vuorovaikutus ja asioiden käsittely on tehokkaampaa sekä prosessit selkeämpiä”, Maa- ja Metsätalousministeriön tietopalvelukeskuksen Tiken ylijohtaja Petri Korpinen sanoo.


Korpisen mukaan uusien pikaviestityökalujen ansiosta henkilöstön osallistaminen on lisääntynyt ja kommunikointiin johdon kanssa on nyt matalampi kynnys. Myös tiedonkulku koko henkilöstölle on parantunut.

”Viestintävälineistä sähköposti ja kalenteri olivat meillä jo entuudestaan käytössä. Työtilat ja pikaviestintätyökalut tulivat meille uutena asiana. Ennen käyttöönottoa meillä esimerkiksi IT-palvelutuotannon yksikössä hyödynnettiin Skypeä, sovittu yhteinen työkalu kuitenkin puuttui”, tietohallintopäällikkö ja Vyvi-projektin omistaja Nina Bärlund-Vihtola kertoo.

Tikellä on toimipisteet Helsingin lisäksi myös Lapinjärvellä, Porissa ja Tampereella. Uusien viestintävälineiden käyttöönoton jälkeen kaikki yksikkökokoukset järjestetään online-kokouksina.

”Meillä on noin neljännes henkilöstöstä etätyöntekijöitä. Aikaisemmin he jäivät usein puutteellisille tiedoille, mutta nyt he voivat osallistua kokouksiin myös etänä. Uusien työkalujen myötä etätyöpäivien pitäminen on yleistynyt”, Bärlund sanoo.

Viestintätyökalut tärkeitä organisaatiomuutoksen keskellä

Tiken tilastot siirtyvät 1.1.2015 toimintansa aloittavaan Luonnonvarakeskukseen. IT-palvelutuotanto siirtyy Maanmittauslaitokseen perustettavaan hallinnonalan IT-palvelukeskukseen.

Uudet työkalut ovat erityisen tärkeitä suuren organisaatiomuutoksen keskellä. Henkilöstö on saanut tarvittavat tiedot ajantasaisesti ja myös kynnys kysyä tai muuten osallistua muutoksen läpivientiin on madaltunut. Kehittämistarpeitakin on käyttöönoton jälkeen ilmennyt.

”Käynnissä oleva muutos on luonnollisesti aiheuttanut paljon kokoustamista myös yli organisaatiorajojen. Pikavälineisiin olemme tyytyväisiä, hyödynnämme niitä muun muassa yhteydenpidossa ministeriön kanssa. Sen sijaan Online-kokouksien järjestäminen ei olekaan kaikkien kanssa automaattisesti onnistunut. Kaikilla ei ole Vyviä samassa laajuudessa käytössään”, Bärlund kertoo.

Uusien toimintatapojen kehitystyö ei lopu käyttöönottoon

”Toiminnallinen käyttöönotto on todella tärkeä, pelkkä tekninen käyttöönotto ei riitä. Tällainen muutos vaatii aikaa ja edellyttää johdolta esimerkin näyttämistä ja sitoutumista uusiin toimintatapoihin”, ylijohtaja Petri Korpinen sanoo.

Tikessä Vyvin toiminnallista käyttöönottoa tuettiin Tiedon Askel-konsultointipalvelun avulla. Johdon hyötytyöpajoissa määriteltiin käyttöönotolle seuraavat hyötytavoitteet: toimintatapojen yhtenäistäminen, projektityön tukeminen, dokumentaation jakamiskäytäntöjen selventäminen, kokouksiin osallistumisen paikkariippumattomuus ja asiantuntijayhteistyön lisääntyminen yli toimialuerajojen sekä työn tehokkuuden lisääntyminen.

Toiminnallisen käyttöönoton projektipäällikkö Hanna Ikäheimo arvioi, että hyötytavoitteet ovat toteutuneet osin jo nyt hyvin, mutta muutos on vielä käynnissä ja pohdittavaa jatkoa varten riittää. Ikäheimo peräänkuuluttaa toimintatapojen haastamista myös jatkossa.

Ikäheimo korostaa, että prosessien kehittäminen ja tehostaminen vaatii jatkuvaa työtä. Esimerkiksi ryhmätyötilan linkittäminen paremmin asiahallintajärjestelmään on seuraavana työlistalla. ”Toiminnallisen käyttöönoton jälkeen on mietittävä, miten käytäntöjä kehitetään edelleen. Helposti kuvitellaan, että ratkaisu tulee muualta, mutta tosiasia on, että organisaation pitää olla itse aktiivinen.”

Askel- konsultointipalvelu ohjasi perusteelliseen kehittämiseen

Ikäheimo kertoo saaneensa paljon tukea Askel-konsultointipalvelusta. Työtä auttoi selkeästi suunniteltu malli siitä, miten vastaavia muutoshankkeita kannattaa suunnitella ja viedä läpi. Samalla hän myöntää, että järjestelmällinen ote muutoksen johtamiseen toi myös paljon töitä.

Ikäheimon mukaan muutossuunnitelman toteuttaminen, kuten uusien toimintatapojen miettiminen, tilannekatsauksien ja ohjeiden kirjoittaminen intraan sekä kouluttaminen olivat projektipäällikön tärkeimpiä ”työmaita.” Projektin vetämistä helpotti se, että johto oli todella hyvin sitoutunut toiminnalliseen käyttöönottoon.

Ikäheimon mielestä Askel-konsultointipalvelun vahvuus on, että se voidaan räätälöidä organisaation omiin tarpeisiin. Askel-mallin keskeisenä aiheena on henkilöstön osallistaminen. Ikäheimo sanoo, että tätä ei välttämättä olisi tullut tehtyä muuten. ”Työntekijät toivat uusien työkalujen hyödyntämisen todella lähelle omaa työtään. Samalla itsekin oppi paljon muiden työtavoista.”

Korpinen muistuttaa, että sisäinen kulttuuri ja avoimuus ovat toki tärkeitä, mutta palvelukeskuksena TIKE toivoo myös, että yhteydenpito toimisi hyvin myös eri virastojen välillä. ”Käytämme paljon yksityisiä toimittajia. Olisi hienoa, että yhteydet toimisivat sinnekin suuntaan mutkattomasti.”

Pinterest

Muita julkaisuja Tieto Oyj:lta