Tapahtumaan valmistautuminen ja siellä myynnillinen onnistuminen on projekti

Tagit: Markkinointi, Myynti, IBM, IT, Ohjelmisto, Sidosryhmä, b2b

post_image

Onnistunut projekti vaatii aina johtajan. Lähdetään purkamaan valmennuksen oppeja sillä oletuksella, että projektinjohtaja IBM BusinessConnect tilaisuuteen on nyt valittuna. Onnistuneeseen tapahtumaan kuuluu asioita, jotka tehdään ennen tapahtumaa, tapahtuman aikana ja tapahtuman jälkeen. Keskitytään tässä vaiheessa tapahtumaa edeltäviin tekemisiin.

 
Projektinjohtajan ensimmäisinä tehtävinä on omien joukkojen aktivointi ja tekemisten seurannan suunnittelu. Seurantaan toimii esimerkiksi viikottaiset palaverit, joissa katsastetaan mitä olemme tehneet ja mitä pitää tehdä seuraavaksi.
 
Tapahtuman maksimaalisen hyödyntämisen kannalta on olennaista, että jokaisella osallistujalla on jokin rooli. Pahinta sijoituksen hukkakäyttöä olisi, että osa yrityksen tapahtumaan osallistuvista henkilöistä kuluttaisivat vain kahvikuppeja ja lattioita, kun toiset etsivät uusia asiakkaita. Onkin hyvä ottaa kaikki osallistujat varhaisessa vaiheessa mukaan suunnitteluun, jotta kukin sitoutuu yhteisiin tavoitteisiin.

Pitääkö tapahtumaan osallistumiselle siis olla tavoite?
 
Ehdottomasti. Projektinjohtajan on tiedettävä/päätettävä ketkä osallistuvat tapahtumaan. Kun osallistujaryhmä on kasassa, on päätettävä kunkin henkilön rooli ja siihen liittyvät vastuut. Seuraavaksi on muodostettava tavoitteet tapahtumalle. Tämä tarkoittaa sekä yhteistä tavoitetta että jokaisen osallistujan henkilökohtaista tavoitetta.
 
Tavoitteen on oltava kunnianhimoinen, mitattava ja yhteisesti hyväksytty. Mikä on kunnianhimoinen? No se on jokaisen päätettävä itse, mutta suosittelen sellaista, jonka saavuttaminen vaatii todellista tekemistä. Esimerkki mitattavasta tavoitteesta on kalenteroitujen jatkotapaamisten määrä. Jos yrityksestämme osallistuu tapahtumaan 5 henkilöä, yhteinen tavoite voisi olla 50 kalenteroitua jatkokeskustelua potentiaalisten asiakkaiden kanssa. Tämä voidaan jakaa tasaisesti osallistujien kesken, jolloin jokaisen henkilökohtainen tavoite on 10 kalenteroitua jatkokeskustelua potentiaalisten asiakkaiden kanssa. Tavoitteita voi olla muitakin.

Entä kohderyhmä? 

Tavoitteeliseen valmistautumiseen kuuluu määrittää, keitä yrityksiä ja henkilöitä haluamme tavoittaa tilaisuudessa. On myös hyvä miettiä, keihin emme halua käyttää rajallista aikaamme, kuten puolituttuihin jaarittelijoihin. Ohjataan heidät kilpailijan ständille tuhlaamaan heidän aikaansa. 

Kun kohderyhmä on selvillä, ei jäädä odottamaan suotuisuutta massatapahtumien jumalilta, vaan otetaan homma omaan haltuun ja kutsutaan toivotut henkilöt tapahtumaan itse. Samalla kannattaa jo löydä lukkoon tapaamisaika ständille tai muuhun sopivaan paikkaan.
 
Kun nämä hommat ovat kunnossa, ollaan jo huomattavasti pidemmällä kuin suurin osa kilpailijoista. Mitä seuraavaksi? Vielä on mietittävä:
  • Missä kanavissa haluamme olla näkyvillä ennen tapahtumaa ja herättää keskustelua? 
  • Kuka on tästä vastuussa? 
  • Millä viesteillä aiomme erottua tapahtumassa, kutsuissa ja ennakkoon sovittavissa tapaamisissa? 

Pureudutaan näihin lisää tulevina viikkoina. Stay tuned.

Taneli Eisto
Intohimoisesti myynnin asialla
Katso myös edellinen blogikirjoitus aiheesta: Onko myynnillinen epäonnistuminen massatapahtumissa luonnonlaki?

Pinterest

Muita julkaisuja Pedab Finland:lta