Taloushallinto kuntoon kerralla

Tilaaja: Matinkylän Huolto

Toimittajan yhteyshenkilö: ville.erkkila@festum.fi

Tagit: Taloushallinto, Ohjelmistokehitys, Pilvipalvelut / SaaS, Asiantuntijapalvelut, Kiinteistöala, Ohjelmisto, Tuki- ja ylläpitotyö, Sähköinen taloushallinto

post_image

Matinkylän Huolto on asiakasyhtiöidensä omistama kiinteistöalan palveluyritys. Toiminnan ydinalue on Matinkylä ja sen lähialueet eteläisessä Espoossa. Matinkylän Huolto panostaa toiminnassaan Etelä-Espoon kokonaisvaltaiseen kehittämiseen. Laaja palveluvalikoima antaa asiakkaille mahdollisuuden ostaa kaikki tarvitsemansa kiinteistönpitopalvelut yhdestä yrityksestä tai vain haluamansa osapalvelut.


Matinkylän Huollon Isännöinti- ja huoltopalvelujen piirissä on lähes 180 kiinteistöä ja noin 8000 huoneistoa. Matinkylän Huolto työllistää n. 50 henkilöä ja vuosittainen liikevaihto on noin 4.4 miljoonaa euroa.

Festumin kokemus vakuutti

Matinkylän Huollolla oli selkeä kuva tarpeistaan lähtiessään sähköistämään taloushallintoaan. Tulevalla kumppaniyrityksellä piti olla uskottavuutta sekä aikaisempaa kokemusta kiinteistöalalle tehdyistä projekteista.
Uusi sähköinen taloudenhallinta oli Matinkylän Huollolle muutakin kuin pelkkä tekninen muutos. Työnkulun muuttuessa tehokkaammaksi myös työtapoja pitää tarkastella uudelleen.

”Festum Taloushallinto positiivisella tavalla pakottaa toimimaan uudella tavalla. Toimintatapojen muutokset käyttöönoton myötä otettiin mahdollisuutena. Olemme muovanneet työtapojamme järkevimmiksi, näin saamme suurimman mahdollisen tehon irti palvelusta ja sen tuomista hyödyistä”,
Mikko Peltokorpi, Matinkylän Huollon toimitusjohtaja sanoo.

Moniasiakasympäristöä ja toimintatapojen hiomista

Matinkylän Huoltoa ja Festumia voi hyvällä omatunnolla kutsua kumppaneiksi. Projektin edetessä molemmat ovat kuunnelleet toisiaan ja Festum Taloushallinnosta on saatu juuri heidän työtavoilleen tehokas ympäristö.

”Mikä todella vakuutti Festumissa, oli se, että Festumilla oli projektin alusta asti valmis, esiteltävä tuote. Kyse oli vain siitä, että se tuote sovitettaisiin Matinkylän Huollon moniasiakasympäristöön sopivaksi. Festum ei voinut tietää kaikkia yrityksemme tapoja tai toimintaperiaatteita, mutta yhdessä, yksityiskohtia hiomalla olemme onnistuneet tavoitteissamme”, Mikko Peltokorpi sanoo.

Erilaiset laskunkierrot ja roolit tekevät toiminnasta sujuvaa 

Erilaiset roolit Festum Taloushallinnon sisällä ovat tärkeässä asemassa. Roolit mahdollistavat järkevän laskunkierron ja laskut päätyvät vain sellaisten ihmisten tarkasteltaviksi tai hyväksyttäviksi kuin on tarkoituskin. Myöskään sillä ei ole väliä tuleeko lasku paperilla vai verkkolaskuna, toki tavoitteena on päästä mahdollisimman nopeasti paperilaskuista eroon.

”Laskunkierrot ovat erilaisia. Eri yhtiöiden laskut hyväksytään ja tarkastetaan eri ihmisten toimesta. Tuhannet laskut, jotka ennen kiersivät paperilla, kiertävät nyt Festum Taloushallinnossa. Se on tehostanut toimintaamme suuresti”, Heini Muhonen, Matinkylän Huollon kirjanpitäjä sanoo.

Laskunkierto ei pelkästään nopeuta toimintaa, se myös lisää toimintavarmuutta.

”Laskujen kierto lisää myös kontrollia. Tilanteessa, jossa on epäselvää missä lasku menee tai kenellä se on tarkastettavana, voimme katsoa sen suoraan palvelusta. Tämä nopeuttaa laskunkiertoa ja näemme, jos laskut ovat erääntymässä. Maksatus on entistä varmempaa ja lähes aina ajoissa. Laskut eivät odota pöydillä, vaan kulkevat Festum Taloushallinnossa järjestelmällisesti”, Heini Muhonen jatkaa.

Arkisto on aina saatavilla ja säästää aikaa

Kun puhutaan suurista laskumääristä ja suuresta käyttäjäkunnasta on ensiarvoisen tärkeää, että tieto on saatavilla myös jälkeenpäin arkistosta.

”Se, että kaikki tieto on yhdessä paikassa ja aina saatavilla on suuri apu meille. Ennen Festum Taloushallintoa naapuritoimistosta saatettiin soittaa ja pyytää tiettyä laskua. Tämä tarkoitti laskun hakemista mapista, skannaamista ja sen jälkeen sähköpostilla lähettämistä. Sanomattakin on selvää, että se vei aikaa ja sitoi resursseja. Festum Taloushallinnon myötä kaikille tarvitseville luotiin tunnukset arkistoon, näin he pääsevät itse aina hakemaan nopeasti tarvitsemansa tiedon”, Anna Palmroos Matinkylän Huollon kiinteistösihteeri päättää.

Pinterest

Muita julkaisuja Festum Software Oy:lta