TALOUSHALLINNON PROSESSIT YHDESSÄ ASKELEEN ETEENPÄIN, CASE POHJOLAN VOIMA

Tilaaja: Pohjolan Voima

post_image

Vuoteen 2014 mennessä Pohjolan Voiman taloushallinnon prosesseja oli kehitetty kymmenen vuotta. Samaan aikaan Enfo etsi kumppania, jonka kanssa rakentaa taloushallinnon ulkoistamisliiketoimintaansa. Alkoi kahden rohkean uudistajan yhteinen matka.


 - Olimme kehittäneet taloushallinnon prosessejamme sisäisesti jo erittäin pitkälle. Emme kuitenkaan aktiivisesti etsineet kumppania, sillä tukitoiminnoissamme oli juuri saatu valmiiksi uudistus, jossa mm. kaikki ulkoisen laskennan toiminnot oli keskitetty Helsinkiin, aloittaa Pohjolan Voiman talousjohtaja Minna Korkeaoja.

Enfolle Pohjolan Voiman ulkoisen laskennan prosessit olivat mielenkiintoinen kokonaisuus, joka sisältää myynti- ja ostoreskontran sekä kirjanpidon. Neuvotteluiden aikana vahvistui näkemys siitä, että yhteistyö olisi molemmille hedelmällistä ja kokonaan uutta luovaa. Pohjolan Voiman 12 henkilön ulkoisen laskennan tiimi siirtyi Enfon palvelukseen keväällä 2014.

– Päätimme tarttua tilaisuuteen. Enfolla on vahva osaaminen energiatoimialasta, ulkoistamisista ja IT-järjestelmistä. Lisäksi Enfo on kunnianhimoisesti kehittyvä yhtiö, joka haluaa olla jatkuvasti kehityksen harjalla, jatkaa Korkeaoja.

Jatkuva kehittäminen on tapa toimia

Kahden vuoden yhteistyön aikana on tapahtunut paljon. Syyskuussa 2015 otettiin käyttöön uusi taloushallinnon perustietojärjestelmä. Yhteistyön henki on jatkuva prosessien kehittäminen ja optimointi. Korkeaojan mukaan kumppanuus antaa Pohjolan Voimalle mahdollisuuden kulkea digitaalisen kehityksen etulinjassa. Tämän roolin ottaminen ja ylläpitäminen olisi ollut yksin haastavaa.

– Ulkoistuksissa hankittavat operaatiot siirtyvät meille tyypillisesti sellaisenaan. Yhteistyön kypsyessä prosesseja määritellään uudelleen samalla, kun kartoitetaan esimerkiksi automaation kautta jatkossa hoituvat kokonaisuudet. Tässä yhteydessä on luontevaa siirtyä asteittain keskitettyjen järjestelmäratkaisujemme käyttöön. Näin asiakkaamme saavat osaamisestamme parhaan mahdollisen hyödyn, kuvaa Enfon asiakkuusjohtaja Ari Voutilainen.

Järjestelmäuudistuksen yhteydessä tarkistettiin myös ulkoistamisen alkuvaiheissa sovitut prosessirajat, eli se, miten Enfon ja Pohjolan Voiman vastuut jakautuvat.

Odotusarvona skaalautuvuushyödyt

Pohjolan Voimassa Enfon osaamisen keskittyminen nähdään mahdollisuutena.

– Ulkoisen laskennan operaatiomme oli kohtuullisen pieni. Toimintaa pystyttiin skaalaamaan vain rajallisesti. Nyt, kun toiminta on osa isompaa kokonaisuutta ja kun siirtymävaihe on vuoden 2016 jälkeen kokonaisuudessaan takanapäin, odotamme saavuttavamme vuonna 2017 merkittäviä skaalautuvuushyötyjä, päättää Korkeaoja

“Kuljemme nyt digitaalisen kehityksen etulinjassa. Tämän roolin ottaminen ja ylläpitäminen olisi ollut meille yksin haastavaa”
Talousjohtaja Minna Korkeaoja, Pohjolan Voima


Minna Korkeaojan vinkit taloushallinnon ulkoistamiseen

Älä ulkoista, jos omat prosessit eivät ole riittävän hyvässä kunnossa.
Ymmärrä tilaajan ja toimittajan roolit. Ulkoistettuasi palvelun et enää johda toimintoa linjassa, vaan kumppanin kanssa sopimusperusteisesti. Uhraa siis aikaa sopimuksen tekemiseen, se on työkalu palvelun toimivuuden seuraamiseen.
Vaadi palvelua, mutta ole rakentava ja pidä keskusteluyhteys auki. Vuoropuhelun tulee olla avointa ja palautetta kannattaa antaa niin onnistumisista kuin epäonnistumisistakin.

Taloushallinnon ulkoistamisen hyödyt:

1. Aina oikea määrä henkilöitä hoitamassa taloushallinnon tehtäviä.
2. Mahdollisuus kulkea digitalisaation etujoukoissa.
3. Avainhenkilöiden aikaa vapautuu liiketoiminnan kehittämiseen.
4. Järjestelmäuudistuksista ei tarvitse enää itse huolehtia.

Pinterest

Muita julkaisuja Enfo Oyj:lta