Suomen Kilpirauhasliitto

Tilaaja: Suomen Kilpirauhasliitto

Ajankohta: 2015

Toimittajan yhteyshenkilö: Asta Tirronen

Tagit: Asiakkuudenhallinta CRM, BI ja raportointi, Toiminnanohjaus ERP, Viestintä, Integraatiot, Käyttäjähallinta, Maksaminen, Pilvipalvelut / SaaS, Open source, Järjestöt ja yhdistykset, Ohjelmisto, Jäsenrekisteri, jäsenyys, jäsenviestintä

post_image


Jotkut järjestöt luottavat vielä nykyäänkin Excel-tiedostoon jäsentietojen säilytyspaikkana. Kilpirauhasliitossa kuitenkin kyllästyttiin jatkuvaan käsityöhön, hukkaan valuvaan aikaan ja Excel-tiedoston kyseenalaiseen tietoturvaan. Niinpä heillä päätettiin siirtyä käyttämään Avoinen Ankkuri-rekisteripalvelua.

Rekisteripalvelun valinta

Kilpirauhasliiton Excel-tiedostossa hallinnoitava jäsenrekisteri oli jäänyt ajastaan pahasti jälkeen. Tietojen varmuuskopiointi ja päivittäminen tuottivat loppumatonta vaivalloista käsityötä, eikä tietojen ajantasaisuudesta aina silloinkaan ollut takeita. Käyttöön haluttiin nykyaikainen järjestelmä, jota olisi vaivaton käyttää ja joka voisi kasvaa järjestön mukana.

Kun oli käynyt selväksi, ettei Excel-tiedostojen kanssa kannattanut jatkaa, alkoi syksyllä 2013 selvitystyö sopivan palveluntarjoajan löytämiseksi. Tärkeää oli löytää yritys, joka pystyisi tarjoamaan järkevän verkkopohjaisen jäsenrekisterin, jonka hallinnoinnista liitto voisi olla mahdollisimman itsenäisesti vastuussa. Vaikka ehdokkaita olikin loppumetreille asti useampia, valikoitui Avoine lopulta rekisterin toimittajaksi. Kilpirauhasliiton toiminnanjohtaja Asta Tirronen kertoo, että vaakakupissa painoivat erityisesti Avoinen kokemus ja kilpailijoiden tuotteita viimeistellympi rekisteripalvelu. Hän toteaakin, että Avoinen jäsenrekisteristä löytyivät itsestään selvästi kaikki keskeiset toiminnot, mikä helpotti valinnan tekemistä palveluntarjoajien välillä.

Tuumasta toimeen

Eräänlaisen positiivisen ongelman uutta rekisteriä käyttöönotettaessa tuotti jäsenmäärän ennakoimattoman suuri kasvu. Lähinnä tv-näkyvyyden ansioista tulleet 500–1000 uutta jäsentä merkitsivät melkoista ruuhkaa jäsentietojen käsittelyssä siirtymävaiheen aikana, sillä käytännön syistä vuoden 2013 puolella liittyneet, mutta vielä jäsenmaksuaan maksamattomat jäsenet oli ensin kierrätettävä väliaikaisen rekisterin kautta. Sittemmin tilanne on onnistuneesti purettu ja nykyään jäsenet liitetään suoraan uuteen rekisteriin. Jäsenmäärän kasvaessa tietojen hallinnoiminen vanhalla tavalla Excelin kautta olisi ollut entistä ongelmallisempaa.

Ankkurin käyttöönottoa varten Tirronen osallistui kahteen pääkäyttäjille suunnattuun koulutuskertaan. Tästä eteenpäin tietoa oli helppo jakaa, joten hän opasti myös yhdistyksen sisällä vastuuhenkilön rekisterin saloihin. Avoine tulee tarjoamaan tulevaisuudessa lisäopastusta sitä mukaa kun Ankkurin ominaisuuksia aletaan hyödyntää Kilpirauhasliitossa laajemmin.

Huolettomampi nykyhetki vie kohti helpompaa tulevaisuutta


Tirronen toteaa, että Avoinen toimittaman rekisterin hyödyt näkyvät selvästi säästettynä aikana, sillä jäsentiedot voidaan nyt saada esille hetkessä. Uuden järjestelmän myötä on kuitenkin saavutettu myös kauaskantoisempia etuja. Toiminnanjohtaja korostaakin huolettomuutta, joka turvalliseen, verkkopohjaiseen jäsenrekisteriin liittyy – enää järjestö ei ole yksin tietoturvakysymysten kanssa ja tietoturvasta on paljon helpompi huolehtia.

Toinen merkittävä asia on järjestön kyky vastata jäsenten tarpeisiin joustavammin. ”Jäsenpalvelun parantuminen on hieno asia”, Tirronen sanoo. ”Nyt jäsen saa jäsenkortin yhdessä laskun kanssa”. Tämä kuvaa hyvin sitä kaksoistehtävää, joka nykyisellä jäsenrekisteripalvelulla on: sen on helpotettava rekisteriä hallinnoivien ihmisten työtä, mutta toisaalta myös mahdollistettava jäsenille entistä paremmat ja vaivattomammat palvelut.

Tirronen kertoo, että tulevaisuudessa rekisterin mahdollisuuksia on tarkoitus alkaa hyödyntää entistä laajemmin. Tähän asti vähäisempi sähköpostin lähettäminen jäsenille voi olla pian ajankohtaista ja tähän tarvitaan pätevää jäsenrekisteripalvelua. Tirronen mainitsee myös, että tulevaisuudessa järjestelmän kautta voidaan käsitellä esimerkiksi jäsenlehtitilauksia.

Toiminnanjohtaja kertoo arvostavansa Avoinen tapaa hoitaa asiakkuutta myös palvelun toimittamisen jälkeen. ”Kynnys ottaa yhteyttä on matala”, hän toteaa. Tästä palautteesta voimme Avoinella olla syystäkin ylpeitä ja tehdä kaikkemme varmistaaksemme käyttäjiemme onnistumiset jatkossakin. 



Pinterest

Muita julkaisuja Avoine Oy:lta