Reaaliaikaiset tietovirrat rakennuttajien urakkaraportoinnin tukena

Tilaaja: Suomen Tilaajavastuu Oy

Tagit: Tietohallinto, Dokumenttien hallinta, Ohjelmistokehitys, Asiantuntijapalvelut, Rakentaminen, Konsultointi, Toteutustyö

post_image

Heinäkuussa 2014 astui voimaan rakennusalalla odotettu raportointivelvollisuus, jonka tarkoituksena on vähentää harmaata taloutta. Suomen Tilaajavastuun Oy:n arvion mukaan raportointivelvollisuuden piiriin kuuluu vuosittain yli 80 000 yritystä. Työmaarekisteripalvelu kehitettiin keventämään hallinnollista taakkaa tiedon keräämisen automatisoinnilla. Näin tavallinen yrittäjä selviää tehtävästä ilman mittavia kustannuksia.


Urakkaraportoinnin automatisoinnin hanke on yksi käytännön toteutus ICT 2015 -strategian polulla 2, jossa rakennetaan yritysten reaaliaikaisen talouden vaatimaa infrastruktuuria. Suomen Tilaajavastuu Oy:n kehittämä Työmaarekisteri on työkalu ja tietovarasto, jolla luodaan yksilöivä tunniste yhteiselle rakennustyömaalle ja johon taloushallinnon järjestelmä voidaan linkittää. Tieto toi automaatio- ja sanomaosaamisensa projektiin mukaan ja toteutti ratkaisun, jonka avulla verkkolaskulla olevat tiedot voidaan automaattisesti poimia urakkaraportteihin.

“Työmaarekisteri on tarkoitettu tiedon keräämiseen, koostamiseen ja ilmoittamiseen. Palvelu on käytännön kirves ja vasara”, Suomen Tilaajavastuu Oy:n varatoimitusjohtaja Mika Huhtamäki kuvaa.

Työmaakohtaisen ilmoittamisen haasteena on, että työmaalla urakoitsijoita voi olla useita ja jokaisella on useita aliurakoitsijoita. Näin tarvitaan yhteistä tietovarastoa. Tiedot kerätään Työmaarekisteriin, jota taloushallinto ja työmaan ihmiset pääsevät käyttämään.

Työmaarekisteristä löytyvät työmaan tiedot, sopimuskumppanit ja sopimussummat. Urakan ollessa käynnissä tarvitaan päätoteuttajan työmaatunnusta, jotta työ voidaan kohdistaa samaan ketjuun työmaittain ja kuukausittain. 

80 000 yritystä hyötyvät palvelusta

Urakkailmoitus velvoittaa jokaista yritystä, joka tekee tai ostaa tiloissaan rakennustyötä yli 15 000 eurolla. Ilman Työmaarekisteriä ilmoitusvelvollisuuden noudattaminen vaatisi yrityksiltä suuria järjestelmämuutoksia sekä paljon manuaalista raportointia.

“Urakan päätoteuttajan velvollisuutena on kerätä kaikki tiedot kaikista työmailla työskentelevistä henkilöistä. Tämä on johtanut siihen, että tarvitaan paikka, mistä työmaatiedot löytyvät kootusti. Ilmoita-palvelumme kautta voidaan kertoa kaikki tarvittavat tiedot työntekijöistä”, Huhtamäki taustoittaa.

Tällä hetkellä työmaarekisterissä on noin 7500 työmaata. “Meillä on ollut rekisterin käytön kanssa hyvä startti. Tämä on suuri hallinnollinen muutos historiassa, jollaista ei ole muualla maailmassa kokeiltu”, Huhtamäki sanoo.

Yritysten ilmoitusvelvollisuus hoituu ilman IT-investointeja

Haasteena urakkailmoituksissa on, että taloushallinnon ihmiset hoitavat ilmoituksia verohallinnolle, mutta eivät tunne sopimuksia. Rakennustyömailta tarvitaan ajantasaista tietoa.

“Yritysten ja tilitoimistojen kannalta Työmaarekisteri on hyvä, sillä ilmoitusvelvollisuus täyttyy ilman hankintainvestointeja tai muutoksia olemassa oleviin järjestelmiin”, Taloushallintoliiton puheenjohtaja Vuokko Mäkinen sanoo.

Pienempien yritysten järjestelmissä ei ole mahdollisuutta urakkailmoitusten edellyttämien tietojen keräämiseen. Osa suuremmistakin yrityksistä, jotka ovat hioneet omia järjestelmiään, ovat päätyneet hakemaan pitkissä urakkaketjuissa tiedot Työmaarekisterin yhteisestä tietovarastosta.

“Lähdimme Taloushallintoliitossa siitä, että meillä on oltava palvelu, jota voi käyttää ilman investointeja. Raportointi on työmaarekisteripalvelun kautta helppo hoitaa. Palvelu sisältää pakolliset tiedot ja ohjaa ilmoittamista”, Mäkinen kertoo.

“Jos tähän ei olisi kehitetty automatisoitua palvelua, hallinnollinen taakka yrityksille olisi ollut jumalattoman suuri emmekä olisi voineet auttaa tässä asiakkaitamme”, Mäkinen sanoo.

Osa reaaliaikaisen yhteiskunnan kehittämistä

Urakkailmoitus on ensimmäinen ilmoitus, jossa sallitaan vain sähköinen tietojen ilmoittaminen verottajalle. Tieto hoiti projektissa urakkailmoituksella tarvittavien tietojen automatisoinnin verkkolaskulta.

“Nyt yhtä ja samaa laskua ja sen tietosisältöä voidaan hyödyntää siihen, että verkkolaskusta saadaan tarvittavat tiedot työmaan urakkailmoitusta varten. Tämä on hieno esimerkki tiedonkeräämisen automatisoinnista ja ensimmäinen kerta kun yhtä laskusanomaa käytetään moneen käyttötarkoitukseen, ei pelkästään maksamiseen”, Tiedon Harri Korhonen sanoo.

“Jo ennen lakivelvoitetta olimme miettineet Real Time Economy -työryhmässä kohdentamisen ratkaisuja. Tilaajavastuu oli miettinyt Työmaa-avainta ja Tieto kohdentamista, ja palaset sitten loksahtivat paikoilleen”, Mäkinen kertoo.

“Lähdimme miettimään palvelua automatisoinnin kulmasta, ja tässä reaaliaikaisen yhteiskunnan työryhmä toimi hyvänä ajatushautomona. Tiedon kehittämällä automatiikalla ja sanomaosaamisella loimme ratkaisun, jossa tiedot voidaan poimia laskulta ja niitä voidaan rikastaa Työmaarekisteriä varten”, Huhtamäki sanoo. Laskulla on Työmaa-avain ja lisäksi ilmoitusta täydennetään Työmaarekisterissä olevilla tiedoilla, joita verohallinto tarvitsee.

“Aiemmin tunnisteita ei voitu koneellisesti tarkastaa. Nyt hienous on siinä, että Työmaa-avain on erotettu viitenumeroista, eli se voidaan todentaa aidoksi työmaa-avaimeksi ja poimia mukaan automaattisesti jopa skannatulta laskulta”, Korhonen kertoo.

Työmaarekisterin kaltaista ratkaisua ei ole tällä hetkellä muualla maailmassa. Verohallinto hakee palvelusta parhaillaan kokemuksia. Huhtamäki pitää todennäköisenä, että vastaavanlaisia ratkaisuja on tulossa muillekin aloille, joissa on paljon henkilötyötä.

Pinterest

Muita julkaisuja Tieto Oyj:lta