PRH ja Verohallinto – aitoa viranomaisyhteistyötä asiakkaan hyödyksi

Tilaaja: PRH ja Verohallinto

Tagit: Asiakaspalvelu, Tietohallinto, Viestintä, Integraatiot, Ohjelmistokehitys, Julkishallinto, Ohjelmisto

post_image

Aiemmin osakeyhtiön perustaminen vaati paljon paperityötä. PRH ja Verohallinto kehittivät yhdessä Tieto-konserniin kuuluvan Tietokarhun kanssa yritystietojärjestelmän sähköiset palvelut, joiden tarkoituksena on helpottaa kansalaisen elämää. Sähköisen asioinnin edelläkävijäpalvelu mahdollistaa yrityksen perustamisen sähköisesti ja tiedot kulkeutuvat samanaikaisesti PRH:n ja Verohallinnon järjestelmiin.


Yritystietojärjestelmän sähköisessä palvelussa osakeyhtiö perustetaan verkossa ja kaikki juridiset paperit syntyvät yhdeltä istumalta. Y-tunnus on heti käytössä eikä dokumentteja tarvitse toimittaa enää postitse. Yritystietojärjestelmän sähköisiin palveluihin (YTJSA:han) kuuluu tällä hetkellä yrityksen osoite ja yhteystietojen antaminen sähköisesti sekä osakeyhtiön perustaminen. Osakeyhtiön muutokset -osio on tulossa tuotantoon syksyllä 2014.

”Haemme pohjatiedot perusjärjestelmästä ja tarkistamme asiakkaan asiointipalvelussa syöttämät tiedot näitä vastaan. Tällä takaamme korkean automaatioasteen perusjärjestelmässä, kun tiedot on tarkistettu jo syöttövaiheessa kaupparekisterin rekisterissä olevia tietoja vasten”, PRH:n ylitarkastaja Esa Kosonen sanoo.

Täyttämisessä on tarkistuspisteitä, joiden avulla varmistetaan, että täyttö menee kerralla kuntoon. Kososen mukaan paperilla jätetyissä perustamisasiakirjoissa on ollut aikaisemmin paljon täyttövirheitä, jotka nyt saadaan eliminoitua.

Käytettävyys kuntoon ketterästi

Kansalaiset ovat ottaneet sähköisen Oy:n perustamisen tyytyväisinä vastaan. Käytettävyyden eteen nähtiin paljon vaivaa ja palvelua testattiin eri kehitysvaiheissa useilla eri käyttäjäryhmillä. ”Palvelu on saanut hyvän vastaanoton. Itse asiassa loppukäyttäjäpalautteen ja kehitystoiveiden vähyys yllätti meidät. Sähköisen palvelukanavan ja puheluiden kautta on tullut hyvin vähän kyselyitä”, Kosonen kertoo.

Tiedon ja Suomen valtion yhteisyhtiö Tietokarhu Oy toteutti asiointipalvelun ketterää työskentelytapaa hyödyntäen. ”Tämä on ollut hyvä tapa työskennellä, olemme olleet mukana jo testausvaiheessa ja reagoineet muutostarpeisiin sitä mukaa kun niitä on tullut eteen. Tällaisella työtavalla valmis järjestelmä on myös oikeasti kunnossa. Pääsimme hyväksymistestauksessa vähällä”, Verohallinnon ylitarkastaja Paula Väliverronen kiittelee.

Väliverronen vinkkaa muille sähköisten palvelujen kehittäjille, että kannattaa miettiä, missä vaiheessa mitäkin toteutetaan. ”Kaikkea ei välttämättä tarvitse viedä sähköiseen palveluun. Kannattaa selvittää, mitä asioita omat perusjärjestelmät voivat tarkistaa, sekä miettiä, mitä voidaan jälkikäteen myös tarkistaa. Pitää miettiä kokonaisuutta ja hyötyjä asiakkaan kannalta.”

Laadukkaampaa tietoa ja lisää automaatiota

Sähköisen palvelun tarkoituksena on, paitsi palvella kansalaisia entistä paremmin, keventää myös aidosti PRH:n ja Veron manuaalista työtä. Kososen mukaan PRH voi arvioida toiminnan tehostumista kunnolla vasta sitten kun oma uudistuksen alla oleva perusjärjestelmä on saatu tuotantoon.

”Toki laskemme takaisinmaksuaikoja, mutta sitä millä aikavälillä se toteutuu, on vielä vaikea arvioida, sillä ympäristö muuttuu koko ajan. Kun manuaalinen käsittely vähenee voimme tehostaa toimintaamme muuten, kuten pyrkimällä reaaliaikaisempaan valvontaan tarkistamalla tietojen oikeellisuutta”, Väliverronen kertoo.

Verollakin automatisoinnin hyötyjä päästään isossa mittakaavassa ulosmittaamaan vasta kun integraatiot hankevaiheessa olevaan valmisohjelmistoon on saatu toteutettua. Sähköisten palvelujen kautta saatava tieto on kuitenkin jo nyt parempilaatuisempaa, ja joitakin vaiheita on voitu suoraan automatisoida.

”Kun meille tulee erilaista tietoa perustamisesta, voimme suoraan ohjata tiedot muihin järjestelmiimme. Muun muassa analysoinnissa, ennakon määräämisessä sekä oma-aloitteisten verojen ilmoitusjaksoihin liittyvissä asioissa hyödymme näistä pohjatiedoista”, Väliverronen luettelee.

Kohti täysin sähköistä palvelua

Osakeyhtiöitä perustetaan sähköisesti koko ajan enemmän. Sähköiseen vaihtoehtoon kannustetaan myös edullisemmalla hinnalla. Vuonna 2013 perustettiin sähköisesti 3400 osakeyhtiötä. Luku edustaa noin yhtä kolmasosaa kaikista perustetuista osakeyhtiöistä. Alkuvuotta 2014 tarkastellen, sähköisen asioinnin osuus näyttäisi kasvaneen noin 25 prosenttia edelliseen vuoteen verrattuna.

”Nyt kun pohjatyö sähköiseen osakeyhtiön perustamiseen on tehty, pääsemme vähemmällä kun muutosten tekeminen toteutetaan syksyllä sähköisenä ratkaisuna. Voimme hyödyntää tehtyä työtä myös elinkeinoharjoittajan kohdalla”, Kosonen sanoo.

Muutosilmoitusten sähköistämisessä on suuri potentiaali tehostaa toimintaa. Tietojen muutosilmoituksia tehtiin vuonna 2013 kaikkiaan 160 000 kappaletta, joista osoitemuutoksia paperilla tuli 22 000 ja sähköisiä 21 000. ”Verotoimistot sijaitsevat hajallaan ympäri Suomea. Kun asiointi on muuttumassa sähköiseksi se on samalla paikkakunnasta riippumatonta, joten siirrymme aidosti valtakunnalliseksi organisaatioksi”, Väliverronen kuvaa.

Sekä PRH:n että Verohallinnon tavoitteena on sähköistää niin paljon palveluita kuin mahdollista. Sähköiset ratkaisut tullaan toteuttamaan kaikkien yleisimpien yritysmuotojen osalta. ”Kyllä ihmisten pitää voida asioida sähköisesti asiassa kuin asiassa. Sähköisiä palveluja halutaan ja kansalaiset ovat niitä valmiita käyttämään. Vaikka me emme voisikaan asiaa vielä sähköisesti käsitellä, on meidän annettava asiakkaillemme mahdollisuus antaa tieto sähköisesti”, Kosonen korostaa.

”Yritystietojärjestelmän sähköisessä palvelussa on kyse aidosta viranomaisyhteistyöstä, josta asiakas hyötyy. Oikea suunta sähköisten palvelujen kehittämissä onkin juuri se, että eri viranomaiset kehittävät yhteistyössä palvelun asiakkaan näkökulmasta,” Kosonen lisää. 

Pinterest

Muita julkaisuja Tieto Oyj:lta