Laboratorioiden yhdistyminen yhtenäisti myös tiedonkulun

Tilaaja: Päijät-Hämeen sosiaali- ja terveysyhtymä

Tagit: Asiakaspalvelu, Asiakkuudenhallinta CRM, Tietohallinto, Dokumenttien hallinta, Käyttöliittymäsuunnittelu, Ohjelmistokehitys, Julkishallinto, Terveys- ja sosiaalipalvelut, Koulutus, Ohjelmisto

post_image

Lahden ja Heinolan kaupunkien laboratoriot yhdistyivät osaksi Päijät-Hämeen sosiaali- ja terveysyhtymän laboratorioliikelaitosta. Tärkeä osa suurta muutosta oli yhteisen Effica Laboratorio -ratkaisun käyttöönotto.

Sujuva tiedonkulku on välttämätöntä lukuisissa eri pisteissä toimivalle Päijät-Hämeen sosiaali- ja terveysyhtymän laboratoriolle. Effica Laboratorio tehostaa ja yhtenäistää työskentelyä laajalla alueella toimivassa yhtiössä.

“Maakunnan laajuisessa toiminnassa merkittävä osa laboratoriotoiminnasta on keskitettyä ja osa on paikallista, lähinnä vieridiagnostiikkaan pohjautuvaa. Laadullisesta näkökulmasta on tärkeää, että kaikki potilasta koskeva laboratorion tuottama tieto on helposti ja ajantasaisesti kaikkien hoitoon osallistuvien käytössä. Tähän tarvitaan keskitetysti hallinnoidun analytiikan lisäksi yhteistä tietojärjestelmää”, toteaa ylilääkäri Hannu Sarkkinen.

Keväällä perustettu Päijät-Hämeen sote-yhtymän Laboratorioliikelaitos palvelee siihen kuuluvien kunnallisten terveyspalveluiden lisäksi Peruspalvelukeskus Oivaa ja Aavaa sekä työterveys Wellamoa. Keväällä myös Lahden ja Heinolan kaupunkien laboratoriot liittyivät siihen. Henkilöitä liikelaitokseen siirtyi Lahdesta yli 30 ja Heinolasta seitsemän.

“Muutos oli toiminnallisesti suuri. Koko toimintamalli muuttui julkisesta kunnalliseksi liikelaitokseksi. Näytteiden lukumäärissä meidän vuosittaiseen 2 miljoonaan näytteeseen tuli nyt Lahdesta lisää puoli miljoonaa, ja Heinolasta 12 000”, kuvaa kemisti Sari Husgafvel.

Jatkossa asiakas voi Päijät-Hämeen alueella valita laboratorioasioinnin toimipisteensä vapaasti myös Lahden ja Heinolan alueilla. Effica Ajanvarauksen kautta asiakkaiden ja tilaajaorganisaatioiden ajanvaraukset tapahtuvat keskitetysti. Ammattilaisen ajanvarauksen laajentaminen on paraikaa keskusteluissa. Kansalaisen nettiajanvaraus tulee syksyllä käyttöön Lahdessa ja Heinolassa.

Asiakkaiden nettiajanvaraus mahdollistaa heille sopivimman näytteenottoajan valinnan ja tarjoaa olennaiset ohjeet näytteenottoon valmistautumiseen. Se myös mahdollistaa henkilöstöresurssin tehokkaamman käytön.

Suuri ja vielä suurempi siirtymä yhteiseen järjestelmään

Effica Laboratorio oli jo ennestään tuttu Päijät-Hämeen sote-yhtymän väelle. Lahden laboratoriotyöntekijöille se tuli uutena ratkaisuna. Lahden kaupungin käyttämästä potilastietojärjestelmästä otettiin käyttöön liittymä liikelaitoksen Efficaan ja lähetteet ja vastaukset kulkevat organisaatioiden välillä sähköisesti. Heinolassa muutos oli pienempi, koska siellä oli jo aiemmin käytössä Effica Laboratorio.

“Heinolan siirtymä tehtiin jo ennen laboratorioiden virallista yhdistymistä, jottei se olisi työn alla yhtä aikaa Lahden haastavamman tietojärjestelmäliittymän käyttöönoton kanssa. Heinolasta tiedot siirtyivät sujuvasti”, Husgafvel kertoo.

Lahden kaupungin ja Päijät-Hämeen sotey:n laboratorion välillä lähetteet ja tulokset siirtyvät kahden eri tietojärjestelmän välillä. Muutos on vaatinut useiden asioiden ratkomista järjestelmissä puolin ja toisin, jotta tiedot siirtyvät sujuvasti ja luotettavasti tarpeen mukaan.

Ratkaisu yhteisen tietojärjestelmän valinnasta oli ilmeinen, vaikka kysymystä liikelaitosta perustettaessa pohdittiin.

“Effica oli tuttu jo valtaosalle uuden laboratorion henkilökunnasta, ja sen toimivuuteen on oltu tyytyväisiä. Lisäksi laiteliitännät ja yhteydet Aavaan ja Oivaan olivat jo toimivat. Muutoksen suunnitteluun ja toteuttamiseen oli aikaa noin vuosi. En usko, että meille täysin uusi ratkaisu olisi ollut edes mahdollinen tässä aikataulussa”, kuvaa Husgafvel.

Muutos on mahdollisuus osaamisen laajentamiseen

Siirtymä edellytti runsaasti taustatyötä, jossa kolmen eri tahon tietoja, rekistereitä, laitteistoa ja ohjelmistoja ja ohjeita yhtenäistettiin ja yhdistettiin.

“Loimme työtaulukon, jonka mukaan asioita edistettiin systemaattisesti. Jokaiseen taulukon kohtaan kuului suunnittelu, validointi ja testausvaiheet”, kuvailee Husgafvel.

Uutena Effican maailmaan tulleille lahtelaisille tarjottiin koulutusta ja järjestelmän käytön harjoittelun mahdollisuuksia.

Kun laboratorioliikelaitoksen toiminta alkoi, näytteenottopisteissä oli ensimmäisten viikkojen ajan kaksi atk-koordinaattoria auttamassa käytännön työssä. Lahden kaupunginsairaalan analysaattoreiden tukena kaksi kaksi keskussairaalan laboratoriohoitajaa sekä kemistejä valvoi ensimmäisen viikon ajan tulosten tallentumista ja siirtymistä. Lisäksi tarjottiin tietoiskuja osaamisen varmistamiseksi.

“On tosi tärkeää, että jokainen osaa käyttää yhteistä järjestelmää. Laboratorion väki on tunnollista. He haluavat itsekin olla varmoja, että asiat menevät oikein”, Husgafvel painottaa.

Suuressa siirtymässä positiivisen hengen ylläpitäminen on olennaista. Muutos on vaativaa, ja edellyttää uuden oppimista. Osalla työympäristö ja yhteisökin muuttuivat. Moni laboratorion työntekijöistä on sitä mieltä, että muutos on mahdollisuus esimerkiksi osaamisen laajentamiseen.

“Alueen laboratoriotoimintojen yhdistäminen tehostaa toimintaa monin tavoin ja tuottaa kustannussäästöjä pitkällä aikavälillä. Potilaan näkökulmasta on selvä parannus aiempaan, että näytteenottoajan voi lähitulevaisuudessa varata Kansalaisen Ajanvarauksella internetissä tai puhelimitse mistä tahansa liikelaitoksen toimipisteestä”, Hannu Sarkkinen toteaa.

Teksti: Reetta Mikkola
Kuva: Juha Tanhua
Julkaistu: 8.10.2014

Pinterest

Muita julkaisuja Tieto Oyj:lta