Konsepti Puolustushallinnon rakennuslaitoksen intralle

Tilaaja: Puolustushallinnon Rakennuslaitos

Ajankohta: 2013

Toimittajan yhteyshenkilö: Olli Aro, 040 707 4143, olli.aro@ambientia.fi

Tagit: HR, Viestintä, Ketterät menetelmät, Julkishallinto, Konsultointi, konseptointi, palvelumuotoilu

post_image

Käyttäjälähtöinen ajattelu

Puolustushallinnon rakennuslaitos (PHRAKL) oli yhteydessä Ambientiaan tammikuussa 2013. Tavoitteena oli luoda puhtaasti viestinnällinen intranet ja tämän osalta työpajamainen konseptointivaihe loppukäyttäjälähtöisen ja organisaation toimintaa tukevan intranetin suunnittelemiseksi tuntui luontevalta tavalta aloittaa hanke.

Tärkeimmiksi tavoitteiksi intranetille oli asetettu:

Käyttäjälähtöinen ajattelu, jossa käyttäjän itsensä valitsemat tietovirrat ovat keskiössä
Osa tietovirroista tarjotaan vakiona kaikille, toimipaikat ja toimialat huomioiden ja näitä tietovirtoja voisi halutessaan muokata.


Etukäteen mietittyjä intranetin tietovirtoja olivat:
  • Tiedotteet ja uutiset
  • Ohjeet ja käskyt
  • Blogit, RSS-syötteet, wikit 
Tiedotteille, uutisille, käskyille ja ohjeille haluttiin kommentointimahdollisuus. Teknistä alustaa ei oltu tässä vaiheessa vielä lyöty lukkoon, mutta projektin ulkopuoliset seikat viittaasivat SharePointin suuntaan.

Projektin avaus etänä

Koska projektiryhmäläiset olivat useilta eri paikkakunnilta, käynnistettiin projekti maaliskuussa 2013 tehokkaasti ja aikaa säästäen etäyhteyksien kautta. Avauspalaverissa käytiin läpi projektin tavoitteet ja projektiryhmäläiset sekä sovittiin projektin aikataulu, lähipäivät ja ennakkotehtävät. Samalla päätettiin, että osa lähipäivistä optimoidaan samalle viikolle siten, että voidaan tehokkaasti tehdä töitä yhdessä.

Ennakkotehtävissä benchmarkattiin ja pohdittiin prosessien sähköistämistä

Projektin kollaboraatiovälineeksi otettiin käyttöön Ambientian Super-palvelu, johon ennakkotehtävät tehtiin ja workshop-tilaisuuden tulokset kuvineen ja kaavioineen dokumentointiin. Projektimenetelmien osalta sovittiin, että kommentit ja lisämateriaalit pidetään poissa sähköpostista ja keskitetään kirjalliset tuotokset yhteen palveluun, josta kaikki saavat muistutuksia sitä mukaa, kun sinne päivityksiä tulee.

Lähipäivät tiiviisti peräkkäin

Useinhan workshop-muotoinen työskentely pirstaloituu usealle peräkkäiselle viikolle ja tähän väliin tehdään sekä projektikohtaisia kotitehtäviä että kaikkea muutakin mitä työarkeen kuuluu. Tällä kertaa kalentereista kuitenkin järjestettiin kolme perättäistä päivää projektityölle. Kaksi koko päivän workshop -tilaisuutta ja tähän väliin täysi työpäivä ensimmäisestä workshopista jääneiden tehtävien tekemiseen ja seuraavan päivän tilaisuuden valmisteluihin. Samalla sovittiin, että Ambientian konseptoijille järjestetään päiväksi työtila Puolustushallinnon rakennuslaitoksen tiloista.

Lähipäivät vietettiin Haminassa. Workshoppeihin oli valmistauduttu hyvin ja töitä tehtiin työryhmissä. Työryhmien esityksien perusteella käytiin keskustelua ja tehtiin priorisointeja. Tulokset dokumentoitiin saman tien Atlassian Confluence -alustalla pyörivään Ambientian Super -palveluun.

Turvallisuusselvityksen läpikäyneet ambientialaiset saivat keskityttyä workshop-tilaisuuksien välissä tulosten purkuun ja konseptointityöhön hyvässä työrauhassa PHRAKL:n tiloissa.

Tuloksena yhteenveto ja toiminnallinen demo

Ennakkotehtävien, kolmen workshoptilaisuuden, kotitehtävien ja näistä saatujen tulosten purkamisen kautta päästiin konkreettisesti esittämään konseptoinnin tuloksia toiminnallisen proton kautta. Toiminnallinen proto on klikkailtava HTML-sivusto, jolla voidaan mallintaa konseptoitavan palvelun ulkoasua, käyttöliittymää, tietovirtoja ja muita oleellisia toiminnallisuuksia.

Konseptoinnin yhteenveto sisälsi toiminnallisen proton lisäksi myös konseptikartan, kuvauksen kohderyhmistä ja persoonista, informaatioarkkitehtuurisuunnitelman, rautalankamallit ja sisältörakenteen sekä visuaalisen ilmeen ja käyttöliittymämallit eri intran osioista. Konseptointivaihe saatiin loppuun toukokuun puoliväliin menessä.

Suosittelija:

Yhteistyö Ambientian kanssa sujui projektin alusta loppuun hyvin. Ambientialaiset sisäistivät projektin ja Rakennuslaitoksen tavoitteet nopeasti ja kiteyttivät ne selkeään konseptiin. Konseptista saatiin selkeät suuntaviivat intranetin luomiselle ja sitä on käytetty sekä intranetin markkinointiin organisaation sisällä että projektiryhmän sisäisestikin muistuttamaan keskeisistä päämääristä. Informaatioarkkitehtuurista ja metatietojen alustavasta määrittelystä jo konseptoinnin aikana on ollut myös paljon hyötyä. Toteutusvaiheessa konseptin keskeiset toiminnallisuudet on pystytty toteuttamaan SharePointin perusominaisuuksilla ilman räätälöintejä, mikä on nopeuttanut toteutusta.

Hanna Salminen, Erikoissuunnittelija

Pinterest

Muita julkaisuja Ambientia:lta