Intranet Opetus- ja kulttuuriministeriön sisäisen viestinnän keskeisimmäksi kanavaksi

Tilaaja: Opetus- ja kulttuuriministeriö

Ajankohta: 2014

Toimittajan yhteyshenkilö: Harri Hellström, 045 121 2102, harri.hellstrom@ambientia.fi

Tagit: HR, Viestintä, Graafinen suunnittelu, Ketterät menetelmät, Käyttöliittymäsuunnittelu, Webkehitys, Julkishallinto, Konsultointi, Toteutustyö, Tuki- ja ylläpitotyö, konseptointi, palvelumuotoilu

post_image

Opetus- ja kulttuuriministeriön uusi intranet julkaistiin toukokuussa 2014. Tarkoitus oli korvata edellinen, huomattavan vanha intranet modernilla, vuorovaikutteisella ratkaisulla. Intranet suunniteltiin ministeriön sisäisen viestinnän keskeisimmäksi kanavaksi, joka mahdollistaa avoimuuden ja yhteisöllisyyden rakentamisen toimien samalla tärkeänä työkaluna ministeriöläisten arjessa. Intranetin rooli osana järjestelmäkokonaisuutta (intranet - työryhmätilat - asianhallinta) ja ministeriöläisten arkea oli jo etukäteen selkeästi määritelty, ja intranetille asetetut tavoitteet pidettiin mielessä koko projektin ajan. Yhteisten workshop-tilaisuuksien ja koulutusten avulla suunniteltiin intranetin sisällön rakenne, etusivun toiminnot ja ulkoasu sekä luotiin vahva pohja sisällöntuotannon aloittamiselle.

Atlassian Confluence valittiin alustaksi, jotta voitaisiin hyödyntää sen helppokäyttöisiä ja valmiita perustoiminnallisuuksia ja saada nopeasti aikaan julkaisukelpoinen intranet mahdollisimman kevyellä käyttöönottoprojektilla. Toiminnot rakennettiin Confluencen toimintaperiaatteita ja vakio-ominaisuuksia vaalien räätälöintien välttämiseksi. Joitakin valittuja lisäosia (RefinedWiki ja User Profile) hyödynnetiin esimerkiksi ulkoasun toteutuksessa.

Alusta asti oli selvää, että intranetin kehittäminen ei ole kertaluonteinen hanke vaan jatkuva prosessi. Käyttöönotossa haluttiinkin saada aikaan intranetin ensimmäinen versio, joka tulisi ajan myötä muuttumaan organisaation ja käyttäjien tarpeiden muuttuessa ja käytön syventyessä.

Tavoitteena oli julkaista nopealla aikataululla kaikille käyttäjille avoin intranetin beta-versio, jonka avulla voitiin testata toimivuutta, kerätä käyttäjien kokemuksia ja tehdä vielä hienosäätöä ennen intranetin lopullista lanseerausta. 

Suosittelija:

Täysin uudenlaisen ja uuden sukupolven intranetin rakentaminen ministeriölle oli luova ja avoin prosessi, jossa yhteistyö Ambientian ja ministeriön väen kesken sujui joustavasti ja dynaamisesti. Uusi intranet rakentui kevään kuluessa pala palalta, toiminto toiminnolta. Suunniteltu aikataulu piti hämmästyttävän tarkasti.

Marjo Merivirta, viestintäjohtaja

Pinterest

Muita julkaisuja Ambientia:lta