Hyvästit ATK-luokkakoulutuksille

Tilaaja: KEHA-keskus

Ajankohta: 2014

Toimittajan yhteyshenkilö: Riikka Gassen

Tagit: Viestintä, Ketterät menetelmät, Microsoft, Julkishallinto, Konsultointi, Toteutustyö, Microsoft Office 365, Yammer

post_image

Järjestimme KEHA-keskuksen kanssa useita työtapojen kehittämistyöpajoja tämän vuoden aikana. Skypellä järjestettyjen työpajojen tarkoituksena oli lisätä kaksi vuotta sitten valmistuneen Taimi-intranetin ja työtilojen käyttöä. Keskustelimme työpajoissa paljon sisäisen tiedonkulun ja yhteistyön ongelmista sekä uusien työkalujen tuomista mahdollisuuksista esimerkiksi virtuaaliverkostojen työn tukena. Tämän jälkeen ideoimme ja varsinkin kokeilimme, miten näitä tekniikan hienouksia voisi hyödyntää oman työn tukena yksin ja yhdessä muiden kanssa.

Keskustelimme työpajoissa myös rohkeudesta. Osaamisen lisäksi aivan yhtä tärkeältä tuntui, miten oma työyhteisö uskaltaisi kokeilla uusia työtapoja, kuten online-palavereja tai koko organisaatiolle näkyvää ongelmanratkaisua Yammerissa. Uusien työkalujen käyttökokemuksen puuttuessa käyttäjiä arvelutti, toimivatko koneen ääniasetukset varmasti Skype-palaverissa tai leimahtaako Yammeriin laitetuista viesteistä Suomi24-tasoinen keskustelu.

Aihe ei ole uusi, mutta onnistuin jälleen kerran yllättymään siitä, kuinka paljon työntekijät painivatkaan muutoksen tukitarpeen kanssa. On vaikeaa saada itsensä, tiiminsä, projektinsa tai verkostonsa kokeilemaan, käyttämään saatikka innostumaan uusista työtavoista, koska ihmisiä nolottaa olla aloittelijoita. Ongelma korostuu puhuttaessa yhteistyön työkalujen käyttöönotosta, koska niiden ensimmäiset käyttökokeilut on tehtävä julkisesti omien työkavereiden edessä.

Käyttökokemusta teoreettisen tiedon sijaan


Uuden työkalun käyttöönotossa henkilöstön on opeteltava paljon uutta lyhyessä ajassa, eikä kukaan välttämättä kerro miksi. Eräs työpajojen osallistuja totesikin osuvasti, että hänellä on "ähky näistä kaiken maailman herkkupaloista".

Väitän kuitenkin, että tietojärjestelmän käyttöönotto esitetään usein monimutkaisempana kuin se todellisuudessa onkaan. Pääsyy tähän ovat mielestäni perinteiset kolmen tunnin ATK-luokkakoulutukset, joissa esitellään uuden työkalun toiminnallisuudet pienintäkin yksityiskohtaa myöten. Lopuksi todetaan vielä, että nyt esiteltiin aiheesta vain pieni osa, sillä kolme tuntia ei riitä näin monimutkaisen maailman avaamiseen.

Kolme tuntia riittää uuden maailman avaamiseen. Puolikin tuntia riittää. Ominaisuuslitanian sijaan koulutuksissa tulisi kertoa uuden työkalun hyöty ja muutama tärkein käyttötapaus. Keskustelu ajautuu väärille raiteille, kun käyttäjät ohjataan opettelemaan uuden työkalun toiminnot pienintäkin yksityiskohtaa myöten ja todetaan, että vasta näin saatte tästä kaikki hyödyt irti.

Nouki rusinat pullasta

Uusien työkalujen hyödyt saa käyttämällä niiden muutamaa tärkeintä toimintoa. Mietitään esimerkiksi Wordin tai Excelin ylävalikon välilehtiä ja niiden alta paljastuvia mahdollisuuksia. Sieltä löytyy paljon hyvää, mutta myös paljon ylimääräistä peruskäyttöä ajatellen. Pahimmassa tapauksessa saattaa huomaamattaan ajatella, että työkalun jokainen toiminto on hallittava ennen peruskäytön aloittamista.

Office 365 -palvelu on yksinkertainen palvelu. Yammerin tarkoitus on keskustella porukalla. Skypen tarkoitus on keskustella pienemmällä porukalla. OneNoten tarkoitus on siirtää jatkuvasti hukassa olevat muistilistat paikkaan, josta ne löytyvät jälkikäteenkin. OneDriven tarkoitus on tuoda dokumentit käytettäväksi sekä töissä että kotona.

Ei tarvitse osata piirtää OneNote-muistiinpanoja kynällä tai luoda Pivot-taulukkoa, jotta voisit kirjoittaa tekstiä tai tallentaa tietoa riveihin ja sarakkeisiin. Muutamalla perustoiminnolla pääsee ei ainoastaan pitkälle, vaan maaliin asti. Loppu on ekstraa!

Pinterest

Muita julkaisuja Innofactor Oyj:lta