Helsingin ja Uudenmaan sairaanhoitopiiri (HUS) / Yhtenäinen rekisteri irtaimiston hallintaan

Tilaaja: Helsingin ja Uudenmaan sairaanhoitopiiri (HUS)

Toimittajan yhteyshenkilö: Jukka Suur-Inkeroinen

Tagit: Hankinta, Supply chain management SCM, Tietohallinto, Toiminnanohjaus ERP, Ohjelmisto, käyttöomaisuuden hallinta, Käyttöomaisuuden kunnossapito

post_image


Irtaimistorekisteri irtamiston hallintaan, inventaario käytäntöjen yhdenmukaistamiseen ja käytännön työn helpottamiseen

Mitä yhteistä on Lohjan sairaalalla, Porvoon sairaalalla tai vaikkapa Espoon Jorvilla? Kaikki kuuluvat Helsingin ja Uudenmaan sairaanhoitopiiriin eli HUS:iin. HUS on vuonna 2000 toimintansa aloittanut kuntayhtymä, joka tarjoaa erikoissairaanhoidon palveluita jäsenkuntien noin 1,4 miljoonalle asukkaalle. Koko valtakunnan tasolla HUS:iin on keskitetty kaikkein vaativin sairaanhoito.

Valtavassa organisaatiossa on luonnollisesti valtavia määriä hallittavaa tietoa ja materiaalia. Jotta pääasiaan, eli potilaiden hoitoon, voidaan keskittää mahdollisimman paljon voimia, on tukitoiminnot voitava hoitaa kattavasti ja keskitetysti. HUS:ssa päätettiin ratkaista irtaimistotietojen ylläpitoon liittyvät ongelmat, ja siksi toteutettiin yhteistyössä Soforin kanssa koko sairaanhoitopiirin kattava irtaimistorekisteri keväällä 2006.

"HUS:lla on laaja irtaimisto. Irtaimistokirjanpitomme oli ripoteltuna sinne tänne, ja erilaisia kirjanpitotapoja oli valtavasti. Tiedot olivat fyysisesti hajautettuina omissa yksiköissään", kuvailee HUS-kuntayhtymän talousjohtaja Anne Karikumpu alkutilannetta.

"Tilintarkastajat esittivät, että kuntayhtymään pitäisi saada kattava ja yhtenäinen rekisteröintikäytäntö. Tämä oli varmasti käynnistävä tekijä, mutta toki asiaa oli suunniteltu aikaisemminkin. Yhtenäisen rekisterin kautta varmistetaan, että irtaimisto pysyy tallessa ja omaisuudesta huolehditaan hyvin", Karikumpu kertoo.

HUS-alueen tiedot keskitetty

HUS:lla on useita eri toimintayksiköitä maantieteellisesti laajalla alueella. Karikumpukin painottaa, että vain keskitetyllä ratkaisulla pystytään haltuunottamaan ja pitämään huoli tällaisesta kokonaisuudesta. Laajalle levittäytyneessä HUS:ssa irtaimistorekisteri palvelee useita satoja käyttäjiä, ja erilaisia nimikkeitä löytyy rekisteristä tuhansia. Ylläpidosta vastaavat eri toimipisteet itsenäisesti.

"Rekisterissä on irtaimistoa laitoshuollontarvikkeista taide- ja arvoesineisiin. Nimikkeistö ja tarvikkeisto on hyvin laaja", Karikumpu kertoo. "Kaikki tieto on keskitetty nyt samaan tietokantaan. Perustiedot ja tunnisteet pystytään näkemään helposti web-käyttöliittymän kautta."

"HUS-alueen noin 700 osastonhoitajaa voivat irtaimistorekisterin katselijanoikeuksilla esimerkiksi tarkastaa, mitkä kaikki laitteet heillä on käytössään. Tämän työvälineen avulla kohdataan kentän tarpeet paremmin", arvioi HUS-kuntayhtymän käyttöomaisuuden pääkirjanpitäjä Marja Seppänen.

Irtaimistorekisteri toimii monipuolisesti kirjanpidon apuna. Rekisteristä on helppo tulostaa esimerkiksi excel-raportteja koostetusti tai vain tietyn kustannuspaikan osalta. Seppänen kertoo, että
julkishallinnossa tällaisia raportteja vaaditaan esimerkiksi tilinpäätöksiin.

Suureksi avuksi inventaariossa

Irtaimistorekisterin inventointitoiminnot ja viivakoodin hyödyntämismahdollisuudet keräävät erityispisteet Seppäseltä ja Karikummulta.

"Rekisterin perusteella on helppo tehdä inventaariota. Irtaimistorekisteri helpottaa tiedonkulkua, poistaa päällekkäistä työtä ja ennen kaikkea tieto on yhdessä paikassa ajantasaista. Se on edellytys näin suuressa organisaatiossa", Seppänen huomauttaa ja lisää, "Näin säästetään työaikaa, ja hoitajat voivat keskittyä päätehtäväänsä eli hoitotyöhön."

"Käytännössä inventaarioiden valvonta, hallinta ja huolenpito on ollut hankalaa. Tällä työvälineellä pystytään yhdenmukaistamaan inventaariokäytäntöjä ja tuomaan helpotusta käytännön työn tekemiseen", Karikumpu kertoo. "Uskon, että järjestelmän suurimmat hyödyt ovat tulossa, kun viivakoodilukijat otetaan käyttöön," hän arvelee.

Tehokkaasti tuotantoon

HUS:lla on oltu erityisen tyytyväisiä siihen, miten pian irtaimistorekisteri saatiin tuotantoon.

"Harvaa projektia on viety läpi näin nopeasti ja tehokkaasti. Tämä oli sellainen IT-projekti, joka onnistui laaditussa aikataulussa ja budjetissa", Karikumpu toteaa tyytyväisenä. Hänen mielestään koko hanketta kuvaa parhaiten tekemisen yllättävä helppous niin hallinnoinnissa kuin muutosten toteutuksissakin. "Järjestelmä tuntuu olevan helppokäyttöinen, eikä käyttäjilläkään ole ollut valittamista. Rekisteristä on varmasti apua myös oman toiminnan kehittämisen tukena, "Karikumpu toteaa.

Seppänen kertoo, että irtaimistorekisteri on jo saanut antaa näyttöjä pätevyydestään. Ajantasalla oleva rekisteri kertoo yksityiskohtaisesti ja tarkasti, esimerkiksi montako televisiota tai kopiokonetta koko HUS-alueella on.

"Kaikkien yksiköiden tiedot saa tulostettua kätevästi irtaimistorekisteristä yhdellä ainoalla listalla."

Pinterest

Muita julkaisuja Sofor Oy:lta

UA-86831164-1