Haperot käsitteet

Tagit: Hankinta, Projektinhallinta, Konsultointi, Toteutustyö, Johtamistyö, Koulutus

post_image

Muutama viikko sitten samalle sienireissulle sattui ystävän ystävä, selvästi armoitettu sienien tuntija. Kiitos konsultoinnin, myös kehnäsieni ja kangastatti päätyivät sinä päivänä tunnistamieni lajien joukkoon. Kotona - vielä opeista innostuneena - kaivoin unohtuneen sienikirjan esiin ja päätin vauhtiin päästyäni omaksua vielä pari sientä lisää. Mutta eipä se ollutkaan yhtä helppoa. Mitä on itiöpöly? Millainen on jyväksinen jalka tai pienisuinen pilli? Malto ja maitiaisneste eivät näemmä olleetkaan ihan sama asia.

Onnistunut viestintä perustuu yhteisesti ymmärrettävien käsitteiden käyttöön. Ohjeet ja neuvot eivät voi toimia, jos vastaanottaja ei ymmärrä ohjeiden sanastoa. Myöskään keskustelu ei suju, jos toinen jatkuvasti käsittää asiat eri tavalla.

Järjestelmähankkeessa tulee usein vastaan käsitteistä aiheutuvaa epäselvyyttä, mikä voi olennaisesti vaikuttaa esim. määrittelyn onnistumiseen. Riippuen siitä, kuka puhuu, käsitteet vaihtelevat tai muuttavat merkitystään.

Otetaan esimerkiksi mm. "projekti" tai "hanke", joiden käyttöön olen alkanut kiinnittää erityistä huomiota välttääkseni väärinymmärrykset. Projekti on jo muuttunut arkikielen sanaksi, jolla voidaan kuvata kaikkea koulutehtävistä erilaisiin vapaamuotoisiin IT-kehitysloikkiin, mutta se voi olla myös tarkasti suunniteltu, projektimaisesti läpiviety toimintakokonaisuus. Käsitteestä johtuvaa epäselvyyttä voi syntyä myös, jos käynnissä on päällekkäin eri toimijoiden projekteja, eikä näitä ole sovittu kutsuttavan toisistaan poikkeavalla tavalla.

Organisaation keskeisimmistä käsitteistä olisi hyvä sopia yhdessä ja hyvässä hengessä myös vahtia oikeiden termien juurtumista käyttöön. Erityisesti käsitejumppaa tarvitaan siellä missä väärinymmärrystä on jo tapahtunut. Itseisarvohan oman käsitemallin kokoaminen ei ole, ja käsitteiden ymmärtämisen vastuu on aina koko organisaatiolla.

Järjestelmäprojektin käynnistyminen voi kuitenkin nostaa käsiteasiat pintaan. Pystymmekö kuvaamaan toimintamme selkeällä ja yksiselitteisellä tavalla niin, että toimittaja voi sen ymmärtää? Viliseekö puheessamme uusia ja vanhoja termejä sekaisin? Onko toiminnan kuvaus muuttunut nykyjärjestelmän toimintojen kuvaukseksi? Pitää vain ajoissa päättää, voidaanko ja halutaanko vanha terminologia viedä uuteen järjestelmään. Vai onko järjestelmänvaihto hyvä hetki kehittää uutta sanastoa, joka auttaa kuvaamaan todellisuutta tuoreemmin tai vaikka asiakaslähtöisemmin.

Käsitteiden määrittelyä on parasta tehdä vaiheittain itaraatiokierroksina, työ on todennäköisesti liian suuri haukattavaksi kerralla. Ensimmäisen kierroksen organisaation "varattujen sanojen" keräämisen ja määrittämisen voisi antaa uusien tulokkaiden tehtäväksi. Lopulta valmis malli auttaa myös myöhempiä jäseniä pääsemään sisälle organisaation käsitekieleen.

Toivotan edelleen sienirikasta syksyä, pidetään tatit ja rouskut erillään!


Sanna Jankkari, Rubic HR Finland

Pinterest

Muita julkaisuja Rubic HR Finland Oy:lta