Festum Taloushallinnolla asiat kerralla kuntoon

Tilaaja: Specma Oy

Toimittajan yhteyshenkilö: Ville Erkkilä

Tagit: Taloushallinto, Ohjelmistokehitys, Pilvipalvelut / SaaS, Valmistava teollisuus, Ohjelmisto, Sähköinen taloushallinto

post_image

Specma Oy on Pohjoismaiden johtava hydraulijärjestelmien ja –komponenttien toimittaja. Yritys hallitsee koko kehitys- ja tuotantoprosessin pienimmistä asennuskomponenteista suuriin, monimutkaisiin hydrauliikkajärjestelmiin saakka.


Specma Oy on osa ruotsalaista Specma-konsernia. Suomen-yhtiön päätoimipaikka on Espoossa, muut toimipisteet ovat Tampereella, Turussa, Jyväskylässä ja Rovaniemellä. Lisäksi yrityksellä on aluemyyjiä, jotka toimivat kotikonttoreista käsin.

Hajautettu toiminta yhtenäiseksi

Specma käyttää osto- ja matkalaskujen ja asiakirjojen hallinnassa Festum Taloushallintoa. Suuri laskumäärä ja eri puolille Suomea hajautettu toiminta ruokkivat Specma Oy:n tarvetta sähköistää ostolaskujen käsittely, matkalaskujen ja tiettyjen asiakirjojen hallinta haluttiin ratkaista siinä samassa.

”Kartoitimme toimittajia, jotka tarjoavat tarpeidemme mukaisia ohjelmistoja. Tutustuimme kuuteen eri toimittajaan. Näistä karsiutui nopeasti pois neljä, ja kilpailutuksen loppuvaiheessa jäljelle jäi vain Festum, jonka tuote vastasi ominaisuuksiltaan ja hinnoittelultaan parhaiten tavoitteitamme”, Tero Lehtonen, Specma Oy:n maajohtaja sanoo.

”Käyttöönottoprojekti oli erittäin ammattitaitoinen ja perusteellinen, ja kuitenkin pääsimme nopeasti hyödyntämään palvelua. Laskujen tarkastajat ja hyväksyjät ovat oppineet käyttämään palvelua käytännössä ilman minkäänlaista koulutusta”, Tero Lehtonen jatkaa.

Kontrollia ja säästöjä

Festum Taloushallinnolla haluttiin ensisijaisesti saada parempi kontrolli laskujen käsittelyyn – aikaisemmin jokaisella toimipisteellä oli ollut omia käytäntöjään – ajan säästö tuli siihen ikään kuin bonuksena.

”Olin todella yllättynyt, kuinka paljon kykenimme nopeuttamaan ja tehostamaan laskun käsittelyä verkkolaskujen ja palvelun automatiikan ansiosta. Yksi hyvä esimerkki ovat rahtilaskut, puolet kululaskuistamme ovat rahtilaskuja. Kun Festum Taloushallinnon myötä kykenimme vastaanottamaan laskut verkkolaskuina, saimme 75% rahtilaskuttajista siirtymään verkkolaskuihin. Jo yksin tämä toi huomattavan parannuksen aiempaan laskunkäsittelyrutiiniin nähden”, Lehtonen sanoo.

”Olimme juuri ennen palvelun käyttöönottoa hankkineet käyttöömme uudet monitoimilaitteet toimipisteisiimme. Nyt onkin hienoa, että laskut, jotka vielä tulevat paperisina, voimme skannata näillä monitoimilaitteilla suoraan Festumin tietojentunnistuspalveluun, jota kautta saamme ne käsittelyyn yhdessä verkkolaskujen kanssa. Haarakonttorien henkilöstö voi keskittyä täysillä työhönsä, laskut vain skanneriin ja me täällä pääkonttorilla hoidamme laskut maksuun”, Lehtonen lisää.

Puhtaan palvelumallin tuomat edut

Koska Festum Taloushallinto toimii pilvestä, toimistotyöresursseja on helpompi jakaa henkilöiden kesken ja laskut voi käsitellä missä, millä ja milloin vain – vaikkapa matkapuhelimella.

”Odotuksemme ovat ehdottomasti täyttyneet. Olemme jo ottaneet käyttöön joitain automaattisia käsittelysääntöjä laskujen käsittelyyn – niitä on niin helppo tehdä vaikka itse – ja laskuautomaatiota aiomme entisestään parantaa yhdessä Festumin kanssa”, Lehtonen päättää.

Pinterest

Muita julkaisuja Festum Software Oy:lta