Enfon hankintatoimen tehokartoituksella eroon hajanaisista toimintatavoista. Case Keskuspuiston ammattiopisto

Tilaaja: Keskuspuiston ammattiopisto

Toimittajan yhteyshenkilö: Juha Heiskanen, Director +358 50 444 6684 juha.heiskanen@enfo.fi

Tagit: Taloushallinto, Auditointi, Koulutusala

post_image

Keskuspuiston ammattiopisto on Invalidisäätiö Ortonin hallinnoima toisen asteen koulutuslaitos. Henkilövaihdosten ja itsenäisten etätoimipisteiden myötä sen hankintatoimessa oli paljon erilaisia toimintatapoja. Kokonaiskuvan selvittämiseksi Enfo toteutti Keskuspuistolle hankintaprosessien ZmartScan-kartoituksen. ”Hajanaisten toimintatapojen yhtenäistäminen voidaan aloittaa nyt, kun tiedämme hankinnan nykytilan kattavasti”, Invalidisäätiö Ortonin toimitusjohtaja Juha-Pekka Halmeenmäki kertoo.

Hankinnan prosessit haltuun

Keskuspuiston ammattiopistossa oli ollut henkilövaihdoksia, hankintatoimen seurantaa ja hallintaa ei ollut keskitetty ja etätoimipaikoissa tehtiin hankintoja itsenäisesti. ”Tiesimme, että ostamista tehdään monella eri tavalla, mutta kokonaisuus oli epäselvä: kuka ostaa mitäkin, mistä ja millä resursseilla”, Halmeenmäki kuvaa lähtötilannetta.

Enfon ZmartScan-kartoitus aloitettiin keräämällä taustamateriaalit, kuten eri päättäjien näkemykset nykytilasta, työaika-allokaatiot eri tehtävistä sekä tiedot käytössä olevista järjestelmistä. Toisen vaiheen työpajoissa toimintamalleja purettiin laajasti koko organisaation kesken.

”Meillä oli Enfolta kaksi asiantuntijaa mukana. He olivat asiantuntevia, pääsivät nopeasti sisälle organisaatiomme toimintatapoihin ja kysyivät meiltä oikeita asioita. Projektissa syntyi heti hyvä tekemisen fiilis. Tärkeää oli, että he antoivat meidän itse oivaltaa, mitä kannattaisi tehdä. Ei siis sanelua vaan aitoa keskustelua”, Halmeenmäki kuvaa työskentelyä.

Kokonaiskuvasta yksittäisiin kehityskohteisiin

”Silmät avautuivat tuloksille jo projektin aikana, koska workshopeissa omilta ihmisiltämme tuli paljon sitä tietoa, jota haettiin: kaikki erilaiset prosessit ja myös ideoita hankinnan kehittämiseen. Kartoituksesta saimme kuitenkin selville eri kehitystoimenpiteiden konkreettiset hyödyt niin kokonaisuutena kuin yksityiskohtaisemmin”, Keskuspuiston talouspäällikkö Johanna Nirkkonen kertoo projektin kulusta.

Kartoituksen tulokset paljastivat sekä vahvuusalueita että kehityskohteita hankintatoimelle. ”Odotetusti meiltä löytyi manuaalista työtä ja sen myötä erilaisia toimintatapoja esimerkiksi hankinnan järjestelmien käytössä ja alihankkijoissa. Hankinnan keskitetty seuranta oli myös selkeä kehityskohde. Oli kuitenkin ilo huomata, että tietyt alueet olivat meillä hyvässä hallussa ja osaaminen kohdallaan”, Halmeenmäki kommentoi tuloksia.

Positiivinen paine kehitystyölle

”Saimme projektista positiivista painetta toteuttaa asioita. Kaikki kehitysideat sekä meiltä että Enfolta on nyt koottu yhteen ja tiedämme, mitä tapahtuu missäkin yksikössä. Nyt heränneellä aktiivisuudella läpi organisaation kehitysideoita saadaan vietyä käytäntöön”, Nirkkonen kuvaa projektin vaikutuksia ja jatkaa:

”Olemme nyt siirtyneet sähköiseen ostolaskujen kierrätykseen ja käyttöä laajennetaan koko organisaatioon. Ravintolapuolella käytössä olevan järjestelmän käyttöä aiotaan tehostaa. Lisäksi meillä on paljon muita kehityshankkeita tulossa.”

Hankinnan prosessien kartoitus oli projektina tehokas ja tuloksekas. ”Tämä oli yksi parhaista konsulttikokemuksista, jossa olen ollut mukana”, Halmeenmäki kiittää.

Keskuspuiston ammattiopisto on toisen asteen ammatillinen erityisoppilaitos ja erityisopetuksen kehittämiskeskus. Sen koulutukset on tarkoitettu ensisijaisesti alle 25-vuotiaille henkilöille, jotka tarvitsevat opinnoissaan ja työllistymisessään erityisopetusta, yksilöllistä tukea ja ohjausta. Henkilöstömäärä on noin 500 ja vuosittainen opiskelijamäärä 1200. Keskuspuiston ammattiopisto on osa ORTON-konsernia.

Pinterest

Muita julkaisuja Enfo Oyj:lta