Digitaalinen ostolaskujen käsittely Booking.comilla

Tilaaja: Booking.com

Ajankohta: 2010 -

Tagit: SAP, Taloushallinto, Ohjelmisto, Hotelli, matkailu ja ravitsemus, Ohjelmistoratkaisut

post_image

Matalin hinta, laajin valikoima, ei varausmaksuja ja helppokäyttöiset verkkosivut yli neljälläkymmenellä kielellä. Näiden myyntivalttien ansiosta Booking.com (1996) on maailman johtava majoitustilojen verkkovarauspalvelu, josta varataan noin 425 000 yöpymistä päivittäin liikeasioita ja lomailua varten. Nopeus on keskeistä tällä alalla. Se puolestaan alkaa hallinnoinnista ja tukipalveluista. Siksi Booking.com käsittelee saapuvat laskunsa digitaalisesti ReadSoft Process Director -ratkaisun avulla.

Maailmanluokan toimija

Booking.com toimii maailmanlaajuisesti: yhtiöllä on yli yhdeksänkymmentä konttoria noin viidessäkymmenessä maassa. Yli 4 750 henkilöä työskentelee eri puolilla maailmaa Booking.comin asiakkaille ja hotellikumppaneille.

Amsterdamin Rembrandtplein-aukiolla sijaitseva historiallinen rakennus toimii yhtiön pääkonttorina. Siellä työskentelee noin 800 henkilöä, jotka hoitavat taloutta (luotonvalvontaa ja kirjanpitoa), tietotekniikkaa (verkkopalvelujen kehitystä ja sisäistä tukea), markkinointia ja hotellitukea. Loputtomien työpöytä- ja näyttörivistöjen keskellä mieleen nousee seuraavia sanoja: nuori, ammattimainen, rento, monikielinen ja kunnianhimoinen.

Määritelmät ruumiillistuvat kehitysprojektin omistajassa Katia Tubis Ludovicossa. Hän aloitti Booking.com’issa luotonvalvojana ja siirtyi ryhmänjohtajaksi ostoreskontraryhmään. Hän on johtaja, jolla on tehtävä: saapuvien laskujen
laskutusprosessien virtaviivaistaminen.

Tähän projektiin Katia pystyy samaistumaan täysin, sillä: “Mitä ammattimaisemmin maksamme omat laskumme, sitä tehokkaammin pystymme palvelemaan asiakkaitamme.”

Automaatio avuksi kasvuhaasteisiin

Laskuja Booking.com’iin tulee esimerkiksi toimistotarvikkeista, tarjoiluista sekä sähkölaitosten ja Internet-palveluntarjoajien palveluista. Aivan kaikesta, jota lähes tuhannen työntekijän pääkonttori tarvitsee päivittäin työssään.

Projekti ostolaskujen käsittelyn automatisoimiseksi oli vastaus ostoreskontratiimin kohtaamiin vaikeuksiin, kun se yritti pysyä mukana yrityksen nopeassa kasvuvauhdissa. Koska kyseessä on rakenteellinen kasvu, laskuprosessia päätettiin tarkastella rakenteellisesti ja haluttiin valita uusi ratkaisu myös ohjelmiston osalta. Halutun ratkaisun piti täyttää selkeät vaatimukset: nopeampi käsittely, parempi näkyvyys valvontatietoihin sekä ketterä hyväksyntämenettely.

Vaadimme kumppanilta nopeutta

“Booking.comin kumppanien pitää pystyä sopeutumaan tämän nopealiikkeisen ja laajentumishakuisen yhtiön dynaamiseen ympäristöön. Kaikki IT-palvelut eivät pysty siihen”, selittää Ludovico. Huolellisen harkinnan jälkeen valittiin yhteistyöhön kolme toimittajaa: ReadSoft, Ricoh ja Ctac. Ensimmäinen tuotetoimittajaksi ja kaksi muuta toteutuskumppaneiksi Microsoft- ja SAP-ohjelmistoille.

“Valintaamme vaikutti ensinnäkin lupaus toimitettavasta tuotteesta: ReadSoft Process Director tarkoittaa lyhyempiä käsittelyaikoja, parempaa tietovirtojen valvontaa ja
pienempiä kustannuksia. Toiseksi nämä yritykset vaikuttavat nuorekkailta”, sanoo työryhmän johtaja.

Hän tietää mistä puhuu, koska hän oli mukana kaikissa neuvotteluissa, joita käytiin ratkaisusta ja siitä miten se täyttää Booking.comin vaatimukset ja toiveet. Kun on niin tiiviisti tekemisissä, oppii pian tuntemaan toimittajan.

Tyytyväisiä ilmeitä

Ostolaskujen käsittelyvauhti Booking.comilla on kasvanut valtavasti. Siitä on ollut muitakin etuja kuin käsittelyaikojen lyheneminen merkittävästi. Ostoreskontraryhmä pysyy nyt mukana yhtiön kasvuvauhdissa ilman lisäresursseja. Suoria säästöjä ei tullut, mutta uudistus vaikuttaa rajusti syntyviin kustannuksiin.

“Toinen etu on parempi käyttäjäystävällisyys, se on pitkä askel kohti paperitonta toimistoa. Tämä toi pian tyytyväisiä ilmeitä ryhmän jäsenten kasvoille. Eikä ole
sattumaa, että työntekijöiden tyytyväisyys oli yksi vaatimuksista”, uskoo Ludovico.

“Älykästä järjestelmää, joka tuottaa enemmän tietoa ja vaatii siten vähemmän käyttäjän toimenpiteitä, on paljon mukavampi käyttää. Säästetty aika voidaan käyttää asioihin, jotka saivat ennen liian vähän huomiota, mutta jotka ovat mielestämme erittäin tärkeitä. Kuten koulutus, suunnittelu tai erikoishankkeet. Kaikki nämä ovat kiinnostavampia kuin tietojen syöttäminen käsin.”

Myönteisiä kokemuksia

“Kokemukset ohjelman käytöstä ovat myönteisiä. ReadSoft Process Director kykeni ensin kuudenkymmenen prosentin tunnistusasteeseen. Asetusten säädön
jälkeen tämä luku hypähti melkein seitsemäänkymmeneen prosenttiin. Tunnistusaste nousee edelleenkin”, sanoo Ludovico, sillä “Booking.com uskoo jatkuvaan kehitykseen ja parannuksiin.”

Järjestelmä otettiin myös käyttöön lokakuussa 2012 Booking.com’in kirjanpidon keskuspaikassa New Yorkissa ja kuukautta myöhemmin myös São Paulossa. Singaporen vuoro tuli vuoden 2013 puolessa välissä. Booking.comin projektiryhmä yhdisti näissäkin projekteissa voimansa ReadSoftin kanssa.

Ludovico toteaa: “Meistä on muodostunut kiinteä projektityöryhmä. Ja millainen! Työskentelemme hyvin yhdessä ja tiedämme, miten saamme paljon aikaan
lyhyessä ajassa. Sillä on hemmetisti väliä toteutuksissa.”


Suosittelija:

“Kokemukset ohjelman käytöstä ovat myönteisiä. ReadSoft Process Director kykeni ensin kuudenkymmenen prosentin tunnistusasteeseen. Asetusten säädön jälkeen tämä luku hypähti melkein seitsemäänkymmeneen prosenttiin. Tunnistusaste nousee edelleenkin”, sanoo Ludovico, sillä “Booking.com uskoo jatkuvaan kehitykseen ja parannuksiin.”

Katia Tubis Ludovico

Pinterest

Muita julkaisuja ReadSoft Oy:lta