Case Vaasan Sairaanhoitopiiri: Avointa viestintäkulttuuria intranetin avulla

Tagit: BI ja raportointi, Viestintä, Tuotekehitys ja suunnittelu, Käyttöliittymäsuunnittelu, Ohjelmistokehitys, Mobiilikehitys, Webkehitys, Julkishallinto, Terveys- ja sosiaalipalvelut, Toteutustyö, Intranet, Sisällöntuotanto, viestintäjärjestelmä, hakukone

post_image

Vaasan sairaanhoitopiiri halusi kehittää sisäistä viestintäänsä ja tarjota helppokäyttöisen ja toimivan viestintäkanavan kaikille työntekijöille. Toteutimme Vaasan sairaanhoitopiirille intranet-uudistuksen, joka mahdollistaa avoimen viestintäkulttuurin rakentamisen ja tehostaa päivittäistä työntekoa.


Viestintä kuuluu kaikille

Vaasan sairaanhoitopiiri järjestää erikoissairaanhoidon palvelut alueensa lähes 170 000 asukkaalle. Palveluita tuottaa yli 2000 ammattilaista. Vaasan sairaanhoitopiiri halusi kehittää viestintäänsä ja uudistaa myös intranetinsa paremmaksi viestintäkanavaksi kaikille työntekijöille.

Ennen uudistusta Vaasan sairaanhoitopiirin intranet oli dokumenttipohjainen sisäinen verkkopalvelu, joka oli perinteiseen julkisorganisaation tapaan IT-yksikön hallinnassa. Intranetin viestinnällinen osuus rajoittui etusivun uutissyötteeseen, jonka päivittäminen oli muutaman henkilön vastuulla.

”Kyse ei ollut ainoastaan teknologian uudistamisprojektista, vaan myös viestinnän kehitysprojektista.”

Uudistuksen tavoitteena oli luoda sisäisen viestinnän väline, joka tarjoaa toimivan viestintäkanavan organisaation kaikille jäsenille. Kyse ei ollut ainoastaan teknologian uudistamisprojektista, vaan myös viestinnän kehitysprojektista.

Uuden intranetin avulla haluttiin rakentaa uudenlaista viestintäkulttuuria, jossa viestintä kuuluu kaikille. Oleellista olikin löytää järjestelmä, jota henkilöstön on helppo käyttää.

Intranet tukee uutta viestintäkulttuuria

Toteutimme Vaasan sairaanhoitopiirille intranet-uudistuksen EPiServer-teknologialla, joka mahdollistaa helppokäyttöisen ja toimivan ympäristön viestintään sekä tiedonjakoon. Uudistuksen myötä jokainen yksikkö vastaa itse sisällöntuotannosta ja tiedon ajan tasalla pitämisestä. Lisäksi intranet siirrettiin IT-yksiköstä viestintäyksikön vastuulle vuorovaikutuksen ja tiedottamisen kehittämiseksi.

”Olemme olleet todella tyytyväisiä järjestelmävalintaan. Testivaiheessa EPiServer oli selkeästi toimivin ja helppokäyttöisin ratkaisu, joka sopii todella hyvin myös kokemattomille käyttäjille”, kertoo viestintäsuunnittelija
Heli Masa Vaasan sairaanhoitopiiristä.

Uuden intranetin käyttöönotto on ollut suuri viestintäkulttuurinen muutos, jonka läpivienti on ollut ajoittain haastavaa. Organisaatiossa oli totuttu tietynlaisiin toiminta- ja työskentelytapoihin, ja uudistukset vaativat totuttelua. Intranetin lanseerausvaiheessa panostettiin siksi käyttäjien ja sisällöntuottajien koulutuksiin ja tukeen. Järjestelmän käyttöönoton jälkeen palaute on ollut kuitenkin myönteistä ja etenkin uusi intranetin käytettävyyttä parantava hakukone on saanut paljon kiitosta.

”Lähtötilanne oli todella haastava, mutta Solitan ammattilaisten avulla saimme vietyä muutoksen läpi aikataulun mukaisesti. Olemme hyvin tyytyväisiä yhteistyöhön Solitan kanssa”, sanoo Heli Masa.

Lähtökohtana käyttäjän tarpeet

Uudistuksen myötä organisaation sisäinen viestintä on muuttunut avoimemmaksi ja tehokkaammaksi. Järjestelmän avulla henkilöstö voi jakaa dokumentteja ja kommunikoida keskenään ilman monimutkaisia toimintoja. Käyttäjät voivat muokata omaa intraansa ja hyödyntää oikopolkuja, linkkejä ja erilaisia työkaluja omien tarpeidensa mukaisesti.Käyttäjät voivat muokata omaa intraansa ja hyödyntää oikopolkuja, linkkejä ja erilaisia työkaluja omien tarpeidensa mukaisesti.

Uusi intranet mahdollistaa viestinnän kahteen suuntaan johdon ja henkilöstön välillä kaikilla olevien julkaisumahdollisuuksien ansiosta. Nyt jokainen työntekijä voi jättää viestejä esimerkiksi sähköiseen ilmoitustauluun, tapahtumakalenteriin ja uutispalstalle. Tämä on aktivoinut ihmisiä ja alentanut kynnystä osallistua keskusteluun.

”Käyttäjät voivat muokata omaa intraansa ja hyödyntää oikopolkuja, linkkejä ja erilaisia työkaluja omien tarpeidensa mukaisesti.”

Toimiva ympäristö sisäiseen viestintään

Uudistuksessa on lähdetty liikkeelle käyttäjälähtöisyydestä, mikä on helpottanut uusien työskentelytapojen omaksumista. Järjestelmää kehitetään jatkuvasti ja sen toimintoja on paranneltu saadun palautteen perusteella. Jokaiselle yksikölle on tehty intranetiin oma työtila, jonka lisäksi tiloja on luotu eri tarpeisiin johdolle, ylihoitajille, projekteille ja työryhmille. Työtiloja voidaan käyttää esimerkiksi tapaamisten suunnitteluun, muistioiden jakamiseen ja kommunikointiin.

Erityisen hyvää palautetta on saatu intranetissä löytyvästä hoito-ohjeita sisältävästä hoitopankista, josta voidaan hakea tietoa helposti yksikön tai hoitokategorian mukaan. Lisäksi järjestelmän käyttöön annetaan jatkuvaa lähitukea ja koulutusta tarpeiden mukaan.

”Projektin ansiosta olemme myös löytäneet uusia sisäisiä kehityskohteita. Yhteistyö Solitan kanssa perinteisessä organisaatiossa on antanut uusia ajatusmalleja viestinnän toteuttamiseen. Viestinnästä on tullut vähitellen koko organisaation yhteinen asia”, kertoo Heli Masa.

Tulokset: 
• Helppokäyttöinen ja tehokas viestintäjärjestelmä
• Avoimempi viestintäkulttuuri
• Selkeä hakukone, joka ohjaa oikean tiedon äärelle
• Helpompi sisällöntuotanto
• Muokattavat työtilat käyttäjien tarpeiden mukaan
• Hoito-ohjeita sisältävä hoitopankki

Teknologia:
• EpiServer

Solitan rooli:
• Toteutus
• Ylläpito

Suosittelija:

Lähtötilanne oli todella haastava, mutta Solitan ammattilaisten avulla saimme vietyä muutoksen läpi aikataulun mukaisesti.

Heli Masa - Viestintäsuunnittelija, Vaasan sairaanhoitopiiri

Pinterest

Muita julkaisuja Solita Oy:lta